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司法局關(guān)于全市公證質(zhì)量檢查工作的報(bào)告
甘肅省司法廳:
為了切實(shí)提高和保障公證質(zhì)量，規(guī)范公證業(yè)務(wù)，根據(jù)《甘肅省司法廳關(guān)于開展全省公證質(zhì)量檢查工作的通知》精神，市司法局于11月1日起組織對金昌市公證處和永昌縣公證處2002年以來的公證質(zhì)量進(jìn)行了一次全面檢查。本次檢查依據(jù)《公證程序規(guī)則》及相關(guān)法律法規(guī)，對照中國公證員協(xié)會的公證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，緊緊圍繞真實(shí)性、合法性、程序化、規(guī)范化四個(gè)主要方面展開，重點(diǎn)集中在證據(jù)保全、不動產(chǎn)事務(wù)、遺囑繼承贈與等民事、強(qiáng)制執(zhí)行、涉外涉港澳臺等五類公證事項(xiàng)。檢查分兩個(gè)階段進(jìn)行，11月1日到15日是各公證處自查階段，采取承辦公證員自查、各公證員交替互查、全處集中評查等方式，在此基礎(chǔ)上公證處得出綜合檢查結(jié)論并上報(bào)市司法局公證律師管理科；11月16、17日是各地區(qū)檢查階段，由主管副局長帶隊(duì)，在市、縣公證處之間組織兩次互查。
一、基本情況
金昌市公證處2002年以來共辦理各類公證6349件，其中證據(jù)保全、不動產(chǎn)事務(wù)、遺囑繼承贈與等民事、強(qiáng)制執(zhí)行、涉外涉港澳臺等五類公證1561件。在本次公證質(zhì)量檢查中，重點(diǎn)檢查民事經(jīng)濟(jì)類公證共526件，其中民事公證425件，經(jīng)濟(jì)公證101件，經(jīng)統(tǒng)計(jì)：合格證為521件，占總數(shù)的95.3％；基本合格證25件，占總數(shù)的4.7％；未發(fā)現(xiàn)不合格證。重點(diǎn)檢查涉外涉港澳臺公證共262件，合格證257件，占總數(shù)的98.1％；基本合格證5件，占總數(shù)的1.9％；未發(fā)現(xiàn)不合格證。另外，該處還在全處集中評查中通過民主評議評出優(yōu)秀卷4件，對承辦公證員給予了獎勵(lì)。
永昌縣公證處2002年以來共辦理各類公證373件，其中民事類117件，經(jīng)濟(jì)類256件。本次公證質(zhì)量檢查全面檢查了所有辦結(jié)案卷。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，合格證為373件，占總數(shù)的100％；未發(fā)現(xiàn)不合格證。
在檢查中，市司法局和兩級公證處采取承辦公證員匯報(bào)自查結(jié)果、填寫“質(zhì)量檢查閱卷筆錄”、座談檢查體會等多種方式，找出實(shí)踐工作中存在的問題，大家?guī)椭岢龈倪M(jìn)意見。公證員們還利用這次檢查提供的交流機(jī)會，研究和探討了一些公證理論熱點(diǎn)和實(shí)踐難點(diǎn)，如能否提供刑事訴訟證據(jù)保全公證、遺囑公證如何達(dá)到保密要求等等，從而提高了自身的業(yè)務(wù)水平。
綜上，本次公證質(zhì)量檢查通過全面自查和地區(qū)互查，重點(diǎn)檢查了市、縣兩級公證處各類公證事項(xiàng)辦結(jié)案卷1161件，合格與基本合格率達(dá)到100％。我市公證人員確能堅(jiān)持真實(shí)、合法、程序、規(guī)范的公證原則，辦理公證時(shí)嚴(yán)格審查、認(rèn)真把關(guān)，保證了公證質(zhì)量。
二、存在的問題
1．存在輕視實(shí)體與程序其中一方的工作誤區(qū)。一些公證員在辦證時(shí)，或因事項(xiàng)簡單而不仔細(xì)詢問、理順法律關(guān)系，或一味追求事實(shí)準(zhǔn)確無誤而忽視公證程序要求。
2．談話筆錄制作水平有待進(jìn)一步提高。如談話不能緊扣主題、切準(zhǔn)要害，談話內(nèi)容缺乏“告知義務(wù)”內(nèi)容，談話針對性不強(qiáng)，談話文字書寫不規(guī)范等。
3．個(gè)別公證卷宗制作有瑕疵，如缺乏次要證據(jù)、《受理通知書》，公證書無頁碼，公證書出證日期與審批日期不一致等。
4．具體辦證中把關(guān)不嚴(yán)的問題時(shí)有出現(xiàn)，特別是現(xiàn)場監(jiān)督類公證，由于申請單位的原因，往往導(dǎo)致先公證后補(bǔ)相關(guān)材料。
5．檔案管理方面存在安全隱患，沒有專用保險(xiǎn)柜，遺囑等保密卷宗存放不安全，安全措施不完備。
6．限于實(shí)踐操作困難，大部分案卷無法做到收費(fèi)憑證入卷，公證處一般采用變通辦法，僅將發(fā)票號碼抄錄在案卷中。
三、改進(jìn)措施
針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，我們爭取能糾正的，及時(shí)糾正；對目前無法補(bǔ)救的，如大量案卷缺少受理通知書等，將之納入公證處內(nèi)部制度建設(shè)解決，在今后工作中注意改進(jìn)。同時(shí)，還提出一些具體的改進(jìn)措施：
1．進(jìn)一步加強(qiáng)政治理論和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識公證工作的重要作用，提高公證人員的素質(zhì)。
2．堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，嚴(yán)格執(zhí)行公證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，力爭今后公證質(zhì)量實(shí)現(xiàn)新的突破。
3．完善工作制度、健全工作程序，要抓緊制訂檔案管理等業(yè)務(wù)制度。
4．改善辦公條件，增加防盜、防火等安全設(shè)施和保密設(shè)施。
5．樹立市場意識，宣傳公證業(yè)務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。
二〇〇四年十一月十八日
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