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文檔管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)
文檔管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)
林丹萍
通過(guò)兩周的文檔管理實(shí)訓(xùn)，不僅僅是為了鞏固了課堂的理論知識(shí)，而且提高了我們的文書(shū)文書(shū)處理，檔案整理等檔案工作的日常工作實(shí)操能力；更重要的是通過(guò)實(shí)訓(xùn)培養(yǎng)自身嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和良好的溝通合作能力。為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)將本次實(shí)訓(xùn)報(bào)告如下：
一、 實(shí)訓(xùn)任務(wù)
�、佟∧苷_判斷歸檔與不歸檔材料
② 能熟練地裝訂檔案材料
�、邸‰娮游臋n工作介紹及檔案信息系統(tǒng)操作
④ 整理學(xué)生檔案
�、荨≌韺�(zhuān)門(mén)的檔案及匯報(bào)
�、蕖≌韺W(xué)生檔案
⑦ 參觀學(xué)院檔案室及廣東省檔案館并且撰寫(xiě)參觀體會(huì)
�、唷∑髽I(yè)文檔工作調(diào)查并匯報(bào)
�、� 撰寫(xiě)實(shí)訓(xùn)總結(jié)及交流
二、經(jīng)驗(yàn)
（一）做分類(lèi)，讓文件井然有序
沒(méi)有工作閱歷、理論與實(shí)際存在差別等各種因素給我們實(shí)訓(xùn)期間的檔案整理工作有一定的難度，但是通過(guò)指導(dǎo)老師所給指導(dǎo)意見(jiàn)和各組間的交流、所給的材料進(jìn)行訓(xùn)練及糾正，更好地判斷歸檔與不歸檔的材料、掌握較好的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)方法以及熟悉一些材料的組合案卷的工作程序。即使是在這段過(guò)程當(dāng)中，會(huì)有文件涉及范圍廣和所給時(shí)間很短的情況下，無(wú)法精確分類(lèi)歸檔；任務(wù)多，時(shí)間安排不合理；理論知識(shí)不扎實(shí)；焦頭爛額，因在某些問(wèn)題上存在著一定程度的偏見(jiàn)而吵架的時(shí)候，但是慶幸我們小組每一個(gè)成員能夠進(jìn)行很好的溝通和討論，最后展現(xiàn)我們小組的勞動(dòng)成果。即使結(jié)果可能不圓滿(mǎn)，但是在這個(gè)過(guò)程中大家都能相互溝通，尋找最佳方案這就足夠。
�。ǘ┳稣�、做調(diào)查，讓理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際中
這次任務(wù)中，我們有電子文檔、專(zhuān)門(mén)檔案整理的項(xiàng)目。在電子文檔的實(shí)訓(xùn)中，掌握了一定的電子文檔工作的操作方法，如文件的錄入、文件的處理、文件的分發(fā)、打扮打扮的利用、檔案的提供利用等等一系列的操作。這其中必定少不了嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度和高度的集中力，切記文件錄入的錯(cuò)誤等等，如果有錯(cuò)，必將重新來(lái)過(guò)，最嚴(yán)重的是會(huì)給以后的工作造成一定的影響。
接下來(lái)，我們對(duì)學(xué)院學(xué)生檔案進(jìn)行整理進(jìn)行了為期半天的實(shí)訓(xùn)。我們?cè)诶蠋煹闹笇?dǎo)下，明白了具體的工作程序，從打開(kāi)捆綁繩子的第一步到按照檔案目錄一項(xiàng)一項(xiàng)地清點(diǎn)，都要求我們必須要有謹(jǐn)慎的、一絲不茍和保密的工作作風(fēng)。
同時(shí)，在謝彩英老師的指導(dǎo)下我們進(jìn)行了文書(shū)檔案和視頻資料整理的專(zhuān)門(mén)檔案實(shí)訓(xùn)。通過(guò)對(duì)100個(gè)文件和教學(xué)課程視頻等等資料的收集、篩選、整理、分類(lèi)等等一系列環(huán)節(jié)后完成了為新就任的就業(yè)辦主任的資料的整理。該實(shí)訓(xùn)任務(wù)是為了方便和提高新就任的就業(yè)辦主任的工作，發(fā)揮這些檔案的最大的用處。雖然在面對(duì)如此巨大的工作量、U盤(pán)有限的容量、"中午不睡，下午崩潰"的危險(xiǎn)、組員之間意見(jiàn)的分歧、組員電腦的死機(jī)等各種各樣的情況，但是我們還是成功的完成了此項(xiàng)任務(wù)，最重要的是我們小組養(yǎng)成了很好的默契。
最后，我們接受企業(yè)文檔工作調(diào)查的任務(wù)，這次的任務(wù)讓我感受到了如何獲得調(diào)查渠道也是看我們?nèi)穗H交往范圍的時(shí)候。我們小組的成員主要通過(guò)QQ聯(lián)系自己工作了的朋友和師姐。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)調(diào)查的企業(yè)文檔，與課本理論知識(shí)有著一定的差別。每個(gè)公司都會(huì)有一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、分類(lèi)類(lèi)目、歸檔的范圍。因?yàn)槲覀冋{(diào)查各個(gè)成員調(diào)查的企業(yè)類(lèi)型不同所以其歸檔范圍和類(lèi)目有著較大差異。而且我們也注意到了，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)電子檔案的利用越來(lái)越重視，很多公司會(huì)將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描整理成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化。
三、體會(huì)
�。ㄒ唬┡c其一人奮戰(zhàn)，不如團(tuán)結(jié)一致
實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，不僅在挑戰(zhàn)我們每個(gè)人的能力，更是在挑戰(zhàn)HR班各組組員的團(tuán)結(jié)，實(shí)訓(xùn)過(guò)程中必然涉及到觀點(diǎn)的不同，可能會(huì)發(fā)生矛盾，然而我們都是為了活動(dòng)更加完美的結(jié)束，讓我必須進(jìn)行溝通，如何分工，合作才能是成功的第一步，從我們實(shí)訓(xùn)的各個(gè)匯報(bào)、調(diào)查、成果可以看出我們小組的合作，分工的合理性，用一句話(huà)概括，與其一人奮戰(zhàn)，不如團(tuán)結(jié)一致。
�。ǘ﹨R報(bào)交流之"取其長(zhǎng)，補(bǔ)我短"
在每個(gè)小組實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目后，小組的成員都會(huì)進(jìn)行討論、總結(jié)匯報(bào)環(huán)節(jié)、小組匯報(bào)、老師點(diǎn)評(píng)等環(huán)節(jié)。小組之間的匯報(bào)交流，我們可以看到自己的優(yōu)缺點(diǎn)。例如在專(zhuān)門(mén)檔案的整理過(guò)程中第二小組的煽情攻略讓大家感動(dòng)不已，這將她們整理的班級(jí)檔案的意義展露無(wú)遺。讓我學(xué)到了工作上要有其符合的基調(diào)，才能使工作成果更好地呈現(xiàn)。但是第三小組在進(jìn)行企業(yè)文檔調(diào)查匯報(bào)過(guò)程中，沒(méi)有使她們的成果完整地展現(xiàn)出來(lái)，在這個(gè)過(guò)程中，她們遇到了PPT打不開(kāi)，因?yàn)榕c課室OFFICE軟件版本不符；視頻沒(méi)辦法播放完整，因?yàn)樾〗M規(guī)定匯報(bào)時(shí)間過(guò)了，我認(rèn)為他們沒(méi)有與秘書(shū)的工作聯(lián)系在一起，不難知道這也是未來(lái)秘書(shū)人員所具備的職業(yè)素養(yǎng)。
在匯報(bào)過(guò)程中，我們可以通過(guò)小組代表交流來(lái)了解到其他小組的解決問(wèn)題的不同方法、不同思路，是我們學(xué)到了其他組的優(yōu)點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到了自己缺點(diǎn)。
做過(guò)的事情不總結(jié)，那只能是經(jīng)過(guò)，而不是經(jīng)歷。我想此次的文檔管理實(shí)訓(xùn)，在一定的程度上提高了我對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，明白了我們不單單要在專(zhuān)業(yè)方面上提高認(rèn)識(shí)，也要在這過(guò)程中提高自己的職業(yè)素養(yǎng)、個(gè)體在不同場(chǎng)合扮演的角色、以及時(shí)間觀念和細(xì)節(jié)等等。自己要求自己達(dá)到更好的層次，找出不足，不滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，不斷學(xué)習(xí)被人的長(zhǎng)處摒棄自己的短處，不斷完善自己。善于學(xué)習(xí)，努力提高分析和思考問(wèn)題的能力，加強(qiáng)自己各方面的能力，例如如何營(yíng)造團(tuán)結(jié)和諧的良好工作氛圍，工作時(shí)主動(dòng)付出，相互信任，相互支持，時(shí)刻牢記團(tuán)隊(duì)的力量。以大局為重，共事多溝通，牢記有問(wèn)題來(lái)溝通，來(lái)溝通沒(méi)問(wèn)題！
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