高校學(xué)校辦公室?guī)追N常見會(huì)議紀(jì)要的撰寫和效力

　　高校學(xué)校辦公室?guī)追N常見會(huì)議紀(jì)要的撰寫和效力
　　
　　作者/ 顧遠(yuǎn)飛 顧凌云
　　
　　在高校學(xué)校辦公室的日常工作中，會(huì)議紀(jì)要是一種常見文體，它是指在會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)會(huì)議主要內(nèi)容，對(duì)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和議定事項(xiàng)，用精練、概括的語(yǔ)言綜合歸納整理所形成的在一定范圍內(nèi)具有效力的公文。
　　
　　一、學(xué)校辦公室參加的幾種常見會(huì)議
　　
　　根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，學(xué)校辦公室在日常工作中主要參加以下幾種會(huì)議：
　　
　　1.黨委常委會(huì)會(huì)議。黨的委員會(huì)常務(wù)委員會(huì)（簡(jiǎn)稱常委會(huì)）是高校黨的委員會(huì)（簡(jiǎn)稱黨委會(huì)）的工作機(jī)構(gòu)，在黨委會(huì)全體會(huì)議閉會(huì)期間，行使黨委會(huì)職權(quán)，執(zhí)行上級(jí)黨組織的指示和全委會(huì)的決議，主持經(jīng)常工作。常委會(huì)是高校重要的決策機(jī)構(gòu)，會(huì)議一般根據(jù)議事規(guī)則定期召開，議題一般為貫徹落實(shí)黨的路線方針政策，研究決定學(xué)校改革發(fā)展中的重大事項(xiàng)和干部議題等，參會(huì)人員是校黨委常委和因工作需要列席會(huì)議的人員。
　　
　　2.校長(zhǎng)辦公會(huì)。校長(zhǎng)辦公會(huì)是研究和決定重要行政事項(xiàng)、組織實(shí)施校黨委有關(guān)決定的機(jī)構(gòu)。校長(zhǎng)辦公會(huì)是高校重要的決策機(jī)構(gòu)，會(huì)議一般根據(jù)議事規(guī)則定期召開，議題一般是討論決定學(xué)校行政工作中的重大事項(xiàng)和研究制定工作執(zhí)行方案等，參會(huì)人員一般為校領(lǐng)導(dǎo)、校長(zhǎng)助理、工會(huì)主席、監(jiān)察處長(zhǎng)和因工作需要列席會(huì)議的人員。
　　
　　3.校領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議。校領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議是校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)分工和授權(quán)，研究協(xié)調(diào)和處理學(xué)校工作中專門問(wèn)題的會(huì)議。該類會(huì)議一般由分管校領(lǐng)導(dǎo)召集和主持，根據(jù)工作需要不定期召開。會(huì)議議題和出席人員由召集人確定。
　　
　　4.各類學(xué)術(shù)（專門）委員會(huì)會(huì)議。高校與企業(yè)、政府等的不同之處，就在于它是一個(gè)基于學(xué)術(shù)的組織。高校內(nèi)部除了黨委系統(tǒng)、行政系統(tǒng)外，還存在著學(xué)術(shù)系統(tǒng)，如學(xué)術(shù)委員會(huì)、學(xué)位委員會(huì)、教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)等。該類委員會(huì)根據(jù)有關(guān)章程或規(guī)則，定期召開會(huì)議，審議或決定其專門領(lǐng)域的工作事務(wù)。參會(huì)人員為有關(guān)委員和邀請(qǐng)參加的代表。
　　
　　二、幾種會(huì)議紀(jì)要的撰寫
　　
　　會(huì)議紀(jì)要撰寫的基本要求是：首先，做好會(huì)議記錄，忠于會(huì)議精神；其次，緊扣會(huì)議主旨，整理會(huì)議記錄，去粗留精，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，內(nèi)容詳略得當(dāng)；最后，按照會(huì)議紀(jì)要的文體要求，寫好概況部分和正文部分，概況主要寫主持人或單位、會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人及中心議題等，正文主要寫會(huì)議的基本精神、形成的決定、決議等。
　　
　　除以上基本要求外，撰寫會(huì)議紀(jì)要還要特別注意以下方面。
　　
　　1.常委會(huì)會(huì)議紀(jì)要的撰寫。常委會(huì)紀(jì)要是對(duì)常委會(huì)會(huì)議內(nèi)容的記錄整理，它是推進(jìn)工作落實(shí)和指導(dǎo)工作開展的重要依據(jù)。常委會(huì)會(huì)議往往涉及學(xué)校重大問(wèn)題、重要干部、重大項(xiàng)目和大額資金等議題決策，因此在會(huì)議召開前，記錄人要充分熟悉掌握議題背景材料和內(nèi)容，以便在記錄時(shí)準(zhǔn)確理解、完整記錄。在會(huì)議召開時(shí)，記錄人除認(rèn)真記錄外，還要注意記錄對(duì)同一問(wèn)題的不同意見，最大限度地用文字體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)況。在大家充分討論時(shí)，尤其要注意記錄黨委書記、校長(zhǎng)等主要領(lǐng)導(dǎo)的意見。常委會(huì)貫徹民主集中制原則，會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人（通常是黨委書記）一般要對(duì)會(huì)議決議作歸納總結(jié)，記錄人要仔細(xì)聆聽，完整記錄，進(jìn)一步整理完善，形成會(huì)議主要精神和決議。
　　
　　2.校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要的撰寫。校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要是對(duì)校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議內(nèi)容的記錄整理，它是推進(jìn)工作落實(shí)和指導(dǎo)工作開展的重要依據(jù)。校長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議的議事程序一般為與會(huì)成員就議題充分發(fā)表意見，主持人在征求與會(huì)成員意見后歸納集中作出決定或決議。議題內(nèi)容一般為落實(shí)黨委全委會(huì)（常委會(huì)）關(guān)于學(xué)校發(fā)展改革等重要決議，對(duì)學(xué)校行政工作中的重大問(wèn)題進(jìn)行決策和部署安排等。會(huì)議召開前，記錄人要熟悉了解議題背景和內(nèi)容，做好準(zhǔn)備工作。會(huì)議召開時(shí)，記錄人要認(rèn)真記錄與會(huì)人員的發(fā)言和意見，尤其是會(huì)議主持人（通常是校長(zhǎng)）的最后歸納意見和決定，對(duì)歸納意見和決定作進(jìn)一步整理完善，即形成會(huì)議主要精神和決議。
　　
　　3.校領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議紀(jì)要的撰寫。校領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議紀(jì)要是對(duì)專題會(huì)議內(nèi)容的記錄整理，它是協(xié)調(diào)有關(guān)工作和推進(jìn)工作落實(shí)的文件依據(jù)。會(huì)議召開前，記錄人要對(duì)會(huì)議討論的專項(xiàng)工作背景和內(nèi)容作深入了解，做好準(zhǔn)備工作。會(huì)議召開時(shí)，記錄人要細(xì)致記錄會(huì)議內(nèi)容和與會(huì)人員意見，尤其是分管校領(lǐng)導(dǎo)的結(jié)論性意見。由于校領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議重在推進(jìn)具體工作，所以在撰寫紀(jì)要時(shí)，一般在開頭部分要對(duì)會(huì)議召開背景和目的作詳細(xì)說(shuō)明，正文部分對(duì)會(huì)議討論或達(dá)成的意見作逐條歸納闡述，以利于會(huì)議精神的通報(bào)和落實(shí)。
　　
　　4.各類學(xué)術(shù)（專門）委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要的撰寫。各類學(xué)術(shù)（專門）委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議內(nèi)容的記錄整理，它是推進(jìn)工作落實(shí)和指導(dǎo)工作開展的重要文件依據(jù)。該類會(huì)議專業(yè)性強(qiáng)，記錄人在會(huì)議召開前要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，了解相關(guān)背景，做好必要準(zhǔn)備工作。會(huì)議召開時(shí)，記錄人要仔細(xì)記錄會(huì)議討論和發(fā)言情況，尤其是關(guān)于學(xué)位授予、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科評(píng)審等重要議題的發(fā)言，要盡可能忠于會(huì)議召開實(shí)況。在撰寫紀(jì)要時(shí)，一般在開頭部分介紹會(huì)議召開背景和目的，正文部分對(duì)會(huì)議議定的結(jié)論性意見作歸納闡述，以利于會(huì)議精神的傳達(dá)和落實(shí)。
　　
　　三、幾種會(huì)議紀(jì)要的效力和落實(shí)
　　
　　上述四種會(huì)議紀(jì)要均為高校指導(dǎo)和開展內(nèi)部工作的重要文件依據(jù)，具有較強(qiáng)的約束力，需校內(nèi)有關(guān)單位貫徹執(zhí)行和落實(shí)。會(huì)議紀(jì)要印發(fā)后，辦公室要根據(jù)議題內(nèi)容，及時(shí)制發(fā)督辦通知單，要求有關(guān)單位在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)落實(shí)和反饋，并定期將會(huì)議決議、決定落實(shí)情況分別向黨委書記、校長(zhǎng)、分管校領(lǐng)導(dǎo)和委員會(huì)主任匯報(bào)。
　　
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