秘書隨從事務的工作程序

　　秘書隨從事務的工作程序隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪。以下是小編整理的秘書隨從事務的工作程序，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

　　1、準備階段

　　當領導確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。

　�。�1）思想準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

　　（2）組織準備。秘書要做到：根據(jù)領導指示擬制出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

　　（3）資料準備。秘書要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發(fā)表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規(guī)性文件；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；出訪地區(qū)有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。

　�。�4）物質準備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

　　2、出訪階段

　�。�1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現(xiàn)場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

　　秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。

　�。�2）主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應主動向領導提出如何處理的建議。

　　（3）及時同企業(yè)聯(lián)系。在領導出訪期間，秘書要同原企業(yè)及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領導者掌握外出領導的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重要指示，以及原企業(yè)的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

　　（4）處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

　　3、結束階段

　　隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

　　（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。

　�。�2）整理調查資料�；仄髽I(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

　　（3）抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業(yè)后秘書要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

　�。�4）報銷差旅費。隨從秘書要協(xié)助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。

　�。�5）回顧總結。隨從秘書工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結，主動征求領導的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。

　　秘書在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執(zhí)行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領導、也為秘書自身樹立良好的形象。

　　擴展資料：

　　怎么做好秘書隨從

　　隨從工作是秘書部門的一項經常性工作，是秘書為領導活動服務的重要體現(xiàn)。做好隨從工作，對于促進領導作風的轉變，抓好各項工作的檢查落實，提高領導工作效率，樹立領導機關的威信，鍛煉和提高秘書人員的素質，具有十分重要的意義。

　　一要進行充分準備

　　當領導決定外出視察后，在出發(fā)前，秘書應當抓緊時間進行充分的準備�！氨�馬未動，糧草先行。”準備工作的好壞，對視察工作的成敗有著十分重要的影響。

　　一是做好思想準備。在視察前，秘書一定要摸清、摸透領導視察的意圖，明確自己的任務。主要包括：視察的指導思想和目的，視察的內容和重點，視察的對象（單位），視察時大致的日程安排，參加視察的有關人員，要求被視察單位做哪些準備工作,視察前需要召開什么預備會議等。思想準備還包括認真學習領會上級的有關指示精神，本級黨委、領導的意圖、決定和工作安排，熟悉、掌握基層特別是視察對象的有關情況，以便在視察中當好領導的參謀和助手，做好咨詢服務工作。

　　二是做好組織準備。秘書是隨從工作的組織者，應重點做好四項工作。

　　①根據(jù)領導指示擬制視察工作方案，如果是調查研究,要擬制調查提綱、調查問卷、調查表等；

　�、谕ㄖ�有關部門確定參加視察的人員名單，并進行編組和分工，指定各組負責人、記錄人；

　�、弁ㄖ�有關人員參加預備會，聽取領導關于視察工作的指示，學習有關文件，布置任務；

　�、苡“l(fā)視察方案和視察日程安排表。

　　三是做好資料準備。資料準備十分重要，有了資料，一方面可以做好領導的咨詢服務工作，防止一問三不知；另一方面可以更全面地研究問題，提高調查研究的效率和撰寫材料的速度。一般來說，秘書應當攜帶這樣一些資料：

　　①被視察單位的歷史沿革、領導班子配備及人員簡況、當前工作情況及與其相關的評價資料；

　�、谂c視察中心內容相關的上級指示；

　�、叟c視察中心內容有關的理論材料、經驗材料及各種信息資料；

　�、芤暡斓貐^(qū)的有關地理、氣候、交通以及歷史、人文情況的資料。

　　四是做好后勤物資準備。除了準備好領導的辦公用具、生活用具、必備藥物外，還要預支足夠的差旅費，提前訂購車票、船票或飛機票。

　　二要深入實際搞好調查研究

　　視察階段是深入實際、調查研究的階段，是秘書工作最繁忙的階段，也是全面發(fā)揮秘書才能的階段。一般來說，應抓好以下幾個主要環(huán)節(jié)。

　　一是深入調查，了解情況。視察就是調查研究。領導了解情況的辦法不外乎三種：一個是到各個現(xiàn)場看一看，叫現(xiàn)場觀察；再一個是召開有關會議（干部匯報會、群眾座談會）聽一聽，叫聽取匯報；還有一個是分別我不同層次的干部、群眾談一談，叫個別談話。這一階段秘書的主要職責是做好安排和記錄工作。這里要做好以下幾點：①現(xiàn)場觀察要仔細。要善于從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的事物，提供給領導作參考。②會議記錄要認真。在聽取基層單位領導同志匯報工作時，秘書除了應事先將有關資料送領導熟悉外，還應按照領導意圖事先向有關同志通知會議的議題，讓有關同志做好準備。對領導在會議上的講話、各類人員的匯報、發(fā)言應詳細記錄，如發(fā)現(xiàn)有出入和矛盾的地方，要核實清楚。③走訪談話要深入。深入群眾，進行個別走訪談話，往往能了解到許多匯報會上聽不到的真實情況。在個別走訪談話時，秘書和領導有時是分頭進行的。秘書要學會接近群眾，與群眾交朋友，取得群眾的信任，以便深入地了解情況，認真聽取各方面群眾對當?shù)毓ぷ魈岢龅囊庖姡�收集群眾的各種要求和反映，并及時向領導匯報。④反映情況要準確。秘書對基層群眾反映的情況,事先要調查了解清楚，然后再向領導報告。報告情況一定要實事求是，準確無誤，切忌用“大概”、“可能”之類的詞語。要客觀地反映基層單位的實際情況，切忌主觀臆斷，摻雜個人成見。領導為了掌握工作進度，一般情況下每天都要召開工作組碰頭會,收集有關情況，布置翌日工作。秘書要負責通知，并做好記錄、收集、整理有關材料的工作。每一項工作或每一階段工作結束后，都要及時進行總結。當視察工作進入尾聲時，領導的主要活動集中在總結講評、講話作指示上。這一階段的秘書工作進入緊張的腦力勞動階段，突出地表現(xiàn)在寫材料上。為了寫好有關材料，應注意三點：一要隨時注意領會領導意圖。秘書要在整個視察過程中，隨時留心并記下領導對某一問題的看法、評價、指示。秘書要把領導在不同時間、不同地點講出來的零散的觀點集中起來、連貫起來，加以分析，找出共同點，就能把握領導意圖，寫作時就能做到符合領導意圖。二要及時整理所得材料。視察工作一開始，秘書就應著手收集和整理調查材料，為最后寫總結講評材料、調查報告做好準備。三要加強請示報告。無論是寫情況反映、專題報告，還是寫總結講評材料，秘書都應當首先列出提綱，向領導請示，然后根據(jù)領導意圖動筆起草。這樣可以避免返工現(xiàn)象，提高文章的成功率。

　　二是提出建議，解決問題。視察就是要解決問題。領導和秘書要牢固樹立為基層服務的思想，不要一味責備基層，要體諒基層的實際困難，力爭為基層多辦幾件實事，扎扎實實地幫助基層解決一些實際問題。對基層提出的問題，秘書人員要摸清情況,提出處理意見，供領導參考。當時能解決的，建議領導及時給予解決；不能解決的，要向基層解釋清楚；屬于有關部門職權范圍的，要轉告有關部門，并將辦理情況及時報告領導或通知有關單位。對于來訪人員，秘書要熱情接待，協(xié)助領導處理好來訪人員反映的問題。對于無正當理由、胡攪蠻纏的人，要加以勸阻，不讓他們干擾領導工作。

　　三是加強聯(lián)系，溝通信息。領導雖然離開機關下到基層，但仍然需要掌握全局情況，并經常發(fā)出指示指導全局工作。這就需要秘書在下基層期間仍要加強同機關的聯(lián)系，溝通信息。①領導每到一地，秘書都應將領導活動情況及時用電話告知機關，使機關掌握領導動態(tài)，以便遇到緊急事情及時請示報告。②秘書要及時向領導轉呈機關、基層單位的請示、報告，傳達領導對機關、基層工作的指示，并注意檢查落實情況，及時報告領導。③每到一個單位，秘書都應及時同所在單位機要、保密、收發(fā)部門取得聯(lián)系，以便領導能及時看到上級下發(fā)的電報和重要文件，能讀到報紙、刊物，保證領導信息靈通，耳聰目明，能夠實施不間斷的指揮。

　　四是處理事務，力爭主動。跟隨領導視察工作，有大量的日常事務性工作需要處理。秘書人員要積極主動、周到細致地做好這些工作，否則一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紋漏，就會影響整個工作。①細心安排領導的工作、生活和休息，保證視察工作有秩序地進行，保證領導身體健康、心情舒暢、精力充沛地投入工作。②每視察完一個單位，要提前與下一個視察單位取得聯(lián)系，以便對方做好接待準備工作。③聯(lián)系安排好交通工具（汽車、火車、飛機或輪船等），預訂車、船票，定準出發(fā)時間、地點，及時通知領導和有關人員，并聯(lián)系安排好途中食宿、警衛(wèi)等事項，確保領導的安全。

　　三要抓緊做好解決問題等工作

　　視察工作的結束并不意味著該次視察的秘書工作也隨之結束,秘書尚有許多工作要做。概括起來，主要應抓好以下幾項工作。

　　一是提出解決問題的方案。雖然我們強調在視察過程中要幫助基層解決問題，但是實際上只能解決一些具體問題，大部分問題需要帶回機關，提交常委會或有關部門統(tǒng)一研究解決。秘書回機關后，要把調查中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，并提出改進工作、解決問題的建議，供領導斟酌采用。形成決議后，有些問題還要擬成文件下發(fā)。

　　二是抓緊有關問題的落實。領導在視察時答應給基層辦的事,回來后，秘書要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言必信,行必果，有頭有尾，善始善終，件件有著落，事事有回音。如果在辦理過程中遇到困難，秘書無力解決，應及時報告領導裁決,千萬不能拖延、積壓，不了了之。

　　三是整理調查資料。秘書應將視察中獲得的材料進行分門別類的整理和處理。根據(jù)領導意圖進一步修改、完善調查報告，并打印上報；領導在視察期間的重要講話，對全局有指導意義的重要發(fā)言，經領導同意后，可整理下發(fā)；對視察中收集的一些有重要價值的信息，可編寫成《情況反映》呈報上級和在機關的領導參考；對全局有指導意義的典型材料也可轉發(fā)所屬單位借鑒；對其他有保存價值的調查講評材料要及時歸檔，留作以后參考。

　　四是做好隨從工作總結。一般來說，工作組回機關后，還要召開一次會議，由領導對該次視察工作情況進行總結。秘書要注意收集這方面的情況，列出講話提綱，供領導總結時參考使用。同時，秘書還應當對自己在跟隨領導視察期間的工作進行認真的回顧和總結，也可懇求領導的批評幫助。這種自我總結對秘書自身素質的提高是十分必要的，對做好今后的隨從工作大有裨益。

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