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新時(shí)期高職院校行政秘書工作狀況初探
新時(shí)期高職院校行政秘書工作狀況初探一、新時(shí)期高職院校行政秘書崗位職責(zé)分析
作為一名高職院校的行政秘書，首先要明確自己應(yīng)該做什么，才能對(duì)所做的工作進(jìn)行把握并做好。高職院校的行政秘書的工作職責(zé)主要有，一是文字工作。學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的文稿的擬定，包括年度的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、申請(qǐng)報(bào)告以及通知文件等。并對(duì)其進(jìn)行審校、打印與發(fā)布，會(huì)議內(nèi)容的記錄與整理等。二是檔案管理工作，主要是對(duì)各類信息、資料以及外來的文函進(jìn)行歸檔保管等，對(duì)員工的檔案進(jìn)行登記、審核以及保管。三是工作的溝通與協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)行政管理層與師生員工的聯(lián)系，學(xué)校各職能部門的聯(lián)系，院系內(nèi)各部門間合作的協(xié)調(diào)，并承擔(dān)院系的接待、公關(guān)以及外聯(lián)等事務(wù)。四是人力資源工作的管理，包括考勤考核、評(píng)定職稱以及福利事務(wù)等，根據(jù)院系行政管理層的相關(guān)要求，協(xié)助院系行政組織編制組織架構(gòu)，以怨報(bào)德人才招聘以及員工的培訓(xùn)等。五是日常行政工作的管理，協(xié)助并督促各項(xiàng)工作計(jì)劃的完成，制度的實(shí)施落地，辦公用品的采買與保管，固定資產(chǎn)的管理以及辦公設(shè)備的維修與維護(hù)等，除此之外，還有會(huì)議安排與籌備，得到院系行政管理層的授權(quán)后，對(duì)有關(guān)文件資料進(jìn)行審核并簽署意見等。六是臨時(shí)性工作以及突發(fā)性工作的處理，處理后及時(shí)向院系行政領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
二、當(dāng)前高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀分析
根據(jù)行政秘書在工作中具有的特點(diǎn)，并結(jié)合地方高職行政秘書的實(shí)際情況，對(duì)二級(jí)學(xué)院的秘書工作中易出現(xiàn)的問題匯總?cè)缦氯齻�(gè)方面：首先，工作任務(wù)較多并且繁瑣。二級(jí)學(xué)院的行政秘書在工作中具有較多的頭緒，工作的范圍涉及面也較廣，每天都有很多工作需要做，不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成，各種會(huì)議的通知及各種來電來訪需要接待與處理，另外，還要做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性的工作。與此同時(shí)，需要與不同的老師和學(xué)生接觸，對(duì)他們提出的問題要及時(shí)的處理。在實(shí)際的工作中有很多工作內(nèi)容都不在行政秘書的崗位職責(zé)范圍內(nèi)。所以，行政秘書每天都在忙，每個(gè)月都在忙，但是，到年終總結(jié)的時(shí)候還是忙的沒有頭緒，沒有成績。其次，工作得不到足夠的重視。二級(jí)學(xué)院的行政秘書的工作是非常繁忙的，給人的感覺就像在打仗，一件事連著一件事，經(jīng)常是幾件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在領(lǐng)導(dǎo)的眼里都是理所當(dāng)然的，而且，在年終的績效考核的時(shí)候，行政秘書很少有人是優(yōu)秀者。不管是學(xué)生還是老師，都要服務(wù)于他們，若服務(wù)做不好，就會(huì)有人投訴，所以，行政秘書不但不被重視，而且還沒有什么回報(bào)。付出與回報(bào)無法形成正比，使得有些行政秘書心生抱怨。覺得不管干成什么樣，都是一樣的，心理容易產(chǎn)生消極，心情郁悶，工作起來沒有積極性。最后，沒有太多的晉升的機(jī)會(huì)。二級(jí)學(xué)院的行政秘書中有很多人并不是學(xué)秘書專業(yè)，有很多是引進(jìn)的人才的子弟或是家屬，從事行政事務(wù)通常不會(huì)得到高級(jí)的職稱，評(píng)到中級(jí)職稱就算是到頭了。在實(shí)際工作中，高職二級(jí)學(xué)院的行政秘書得不到重視與關(guān)愛，不具備專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與交流，也沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，對(duì)未來也很渺茫。因此，就會(huì)使得行政秘書思想方面不穩(wěn)定，沒有積極的態(tài)度，對(duì)工作缺乏激情，對(duì)于相關(guān)的知識(shí)不能深入的研究學(xué)習(xí)。
三、新時(shí)期高職院校行政秘書工作完善性策略分析
首先，把角色定位明確下來，把秘書的崗位價(jià)值體現(xiàn)出來。角色的合理定位是把院系行政秘書的工作做好的關(guān)鍵，行政秘書必須做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，開展起工作才會(huì)更加積極與主觀。行政秘書對(duì)于職責(zé)的分工要有充分的了解，在院系的行政管理層中，行政秘書是主要的參謀與助手，并且，還是院系行政管理層與師生關(guān)系的紐帶，起著非常重要的作用。所以，院系行政秘書在做辦公室的工作的時(shí)候，不管是收發(fā)文件，會(huì)議籌備，協(xié)調(diào)辦事，還是出謀劃策，都要有服務(wù)意識(shí)，否則，不但會(huì)給工作的效率帶來很大的影響，還會(huì)影響到老師與學(xué)生的心理，起不到良好的窗口表現(xiàn)的作用。其次，把特點(diǎn)認(rèn)清，把服務(wù)的質(zhì)量水平提高上來。行政秘書的工作具有非常顯著的特點(diǎn)，那就是繁瑣性、服務(wù)性與重復(fù)性。服務(wù)性也就是說秘書工作具有服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的性質(zhì)。繁瑣性就是工作具有非常多的頭緒，涉及的面也較廣，辛苦且非常零碎，不但費(fèi)時(shí)間還費(fèi)事。重復(fù)性就是指秘書的工作每天都會(huì)重復(fù)同樣的工作，反復(fù)辦理的事較多。所以，不但要注重特點(diǎn)，還要使工作的質(zhì)量水平得到不斷的提高。最后，把工作的意識(shí)強(qiáng)化起來，把工作的執(zhí)行能力提高起來。一是把政治意識(shí)強(qiáng)化起來，在院系的辦公室中行政秘書是一個(gè)較為特殊的崗位，在平日的工作中，行政秘書會(huì)代領(lǐng)導(dǎo)辦事，對(duì)文件的上傳下達(dá)，對(duì)內(nèi)部事務(wù)的處理，以及各方面關(guān)系的協(xié)調(diào)，這就要求行政履書必須具有正常強(qiáng)的政治意識(shí)。因此，行政秘書一定要把自身的政治素養(yǎng)與理論水平提升起來，二是把服務(wù)意識(shí)強(qiáng)化起來。人才培養(yǎng)是高校中最為核心的職能，所以，行政秘書要把院系以及學(xué)校的整體利益放在中心，把服務(wù)育人的思想牢固的樹立起來，全心全意做好行政管理工作。
四、結(jié)語
總而言之，我們國家的高職院校在不斷的深化改革，對(duì)高職二級(jí)學(xué)院的行政秘書也提出越來越高的要求。所以，行政秘書必須從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，把角色定位明確下來，樹立起服務(wù)的意識(shí)，對(duì)自己的綜合素質(zhì)以及能力不斷的加強(qiáng)培養(yǎng)，平時(shí)多讀書，多積累知識(shí)，虛心的學(xué)習(xí)，工作中要用心，從多角度、多方面來強(qiáng)化自己，不斷培養(yǎng)自己工作的意識(shí)，提升自己工作的能力。與此同時(shí)，還要保持樂觀開朗、積極向上的心理，保持刻苦的學(xué)習(xí)，銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度，在工作中要踏踏實(shí)實(shí)，同時(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)，為學(xué)校的健康發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，為學(xué)校的快速發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧。
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