如何提高秘書的辦事辦文辦會能力

　　如何提高秘書的辦事辦文辦會能力

　　秘書是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù)，即辦文辦事辦會、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查、信息督查等重大責(zé)任。要想提高秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)，就必須加強(qiáng)對秘書人員的道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和心理素養(yǎng)的培養(yǎng)。因此，秘書人員必須具備很高的職業(yè)素養(yǎng)，以便更好的勝任本職工作。下面就如何加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)談一下自己的看法。

　　一、     加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)道德素養(yǎng)

　　秘書人員要搞好本職工作，一定有具有高尚的職業(yè)道德。所謂職業(yè)道德，就是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的符合職業(yè)特點所要求的道德準(zhǔn)則、道德情操與道德品質(zhì)的總和。一個秘書人員，如果不能把"德"放在首位，即使有"滿腹經(jīng)綸"、"張良之才",也不能算是一個合格的秘書。提高秘書人員自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，應(yīng)該注意以下幾點：

　　1、要忠于職守顧全大局，堅持團(tuán)結(jié)。做秘書，最根本的一條就是實事求是、盡心盡責(zé)的工作。秘書的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計報酬待遇的精神。決不在領(lǐng)導(dǎo)人之間說不利于團(tuán)結(jié)的話，不在上下級之間辦無原則的事，堅持正派公允，不感情用事，不撥弄是非。

　　2、講求工作效率。工作效率，是指在一個單位時間內(nèi)的工作速度。對于經(jīng)營家、企業(yè)家來說，時間就是效益，時間就是生命，應(yīng)當(dāng)把時間看得無比重要。要把時間看的無比重要。作的處理上，能早一天，就要早一天，能早一分鐘就要早一分鐘。"雷厲風(fēng)行"這個成語，就是指的我們秘書的工作原則和應(yīng)有的作風(fēng)。

　　3、要嚴(yán)守秘密。保守秘密關(guān)系到黨和國家的根本利益，關(guān)系到國家的安全和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。保守秘密具有普遍性，是每個公民義不容辭的責(zé)任，而處于樞紐地位的秘書和秘書部門則顯得尤其必要和重要，它不僅是秘書和秘書部門的重要職能，而且還是秘書工作的重要原則和重要紀(jì)律之一。作為一名稱職的秘書，必須強(qiáng)化保密意識，明確新時期保密工作的方針和特點，遵守保密紀(jì)律，執(zhí)行保密制度，切實作好保密工作。

　　4、要注意協(xié)調(diào)關(guān)系。我們生活的社會是一個充滿矛盾的社會，有矛盾就需要協(xié)調(diào)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀，協(xié)調(diào)關(guān)系是他的基本職責(zé)之一。秘書協(xié)調(diào)，在領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作中占有重要的地位，發(fā)揮著重要的作用。（1）協(xié)調(diào)是秘書工作的一項基本職能；（2）它有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常進(jìn)行；（3）它有利于提高機(jī)關(guān)、單位工作的效能

　　5、要實事求是，恪盡職守。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。如果秘書人員在工作中不負(fù)責(zé)任，辦事拖拉，得過且過，勢必會給工作帶來損失，給單位帶來影響，同時也是缺乏道德素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。

　　二、   加強(qiáng)秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

　　秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)集中體現(xiàn)在工作能力和工作方法上，一個秘書人員只有在平時工作中勤于學(xué)習(xí)、勤于鉆研、勤于調(diào)查、善于總結(jié)，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養(yǎng)，認(rèn)識問題的能力，對現(xiàn)行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎(chǔ)知識、文字能力等等。這是秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)的土壤和肥料，也是業(yè)務(wù)素養(yǎng)的構(gòu)成部分。那么，秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢？下面就5點加以探討：

　　1、終生學(xué)習(xí)---厚功底

　　在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場與科技知識，以拓寬知識面；同時，還要在實踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿充實生動；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達(dá)到高度和諧；向同事學(xué)習(xí)，取人之長，補(bǔ)己之短，努力做一個多專、多能的合格秘書。

　　2、不斷鍛煉辦事能力

　　秘書要提高自己的辦事能力，要求坐到：能正確理解和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖、指示，熟悉職權(quán)范圍，知曉辦事渠道，遵循辦事程序，了解有關(guān)業(yè)務(wù)，掌握工作規(guī)律，區(qū)分輕重緩急，抓住工作要害，并具有較強(qiáng)的交際能力、應(yīng)變能力，能審時度勢，因勢利導(dǎo)，駕馭局勢，將繁雜的機(jī)關(guān)、單位的事物處理的井井有條。盡可能地安排秘書人員深入調(diào)查研究，吃透"下情",廣泛獲取第一手資料�，F(xiàn)今的時代，秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動性和能動性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應(yīng)有思考的獨立性。作為一名秘書人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會其意圖。當(dāng)然，秘書人員在強(qiáng)化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統(tǒng)一。

　　3、加強(qiáng)規(guī)范遵紀(jì)守法

　　嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實事求是的精神，忠實地體現(xiàn)組織意志；準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書撰擬公文最基本的要求，是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰擬公文時必須遵循的準(zhǔn)繩。

　　4、辦理業(yè)務(wù)能力

　　作為一名成功的文秘人員，我自認(rèn)為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對問題的理解，分析和處理能力，應(yīng)變能力，社交能力，在實際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。由此可見，秘書人員應(yīng)該具備一定的"謀略",應(yīng)是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素養(yǎng)，倘能謀劃得當(dāng)，受到領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎，定能在文秘路上綻放異彩。

　　5、積累經(jīng)驗靈活辦事

　　秘書的辦事才干有許多方面，如領(lǐng)會能力、語言表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力等。秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事，經(jīng)常接受任務(wù)，匯報工作。領(lǐng)導(dǎo)人說話各自有不同的特點：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時，他說了，就認(rèn)為秘書懂了。而事實上，秘書聽到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠秘書領(lǐng)會了。只有把意圖領(lǐng)會了，把握準(zhǔn)確了，才能很好地執(zhí)行。秘書的表達(dá)能力在發(fā)揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中，對上對下，都不能說話過快過慢、羅索、冗長，詞不達(dá)意。而應(yīng)簡練明白，富于感染力，忠于事實。只有這樣，在上傳下達(dá)過程中才能協(xié)調(diào)好、組織好。而協(xié)調(diào)、組織的能力要在平時的工作中不斷的學(xué)習(xí)、積累和總結(jié)。

　　三 、加強(qiáng)秘書人員的心理素養(yǎng)

　　心理素養(yǎng)是秘書人員基本素養(yǎng)的基礎(chǔ)。而秘書的心理素養(yǎng)，是指秘書在心理過程和個性心理特征方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定的、經(jīng)常性的、本質(zhì)的心理特點的總和。一個秘書如果沒有良好的心理素養(yǎng)，是難以勝任這項工作的。要想成為一個成功的文秘人員，必須學(xué)會調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達(dá)的性格。

　　1、 平衡心理控制情緒

　　情緒，指人的情感較強(qiáng)烈、帶沖動性的外部表現(xiàn)。是一種高度擴(kuò)散的興奮或抑制狀態(tài)。沖動性、情景性、短暫性和不穩(wěn)定性是情緒的突出特征。秘書的情緒，是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。它是秘書實踐活動主觀方面的前提條件，受到自然環(huán)境、自身健康狀況和社會環(huán)境等因素的影響和制約。要求秘書本身盡可能的冷靜地對待社會環(huán)境、輿論評價等的影響，能駕馭和控制自己的情緒，經(jīng)常保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的情緒。

　　2、 堅韌的意志

　　秘書工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取決于秘書意志的強(qiáng)弱。具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是"紅花"而甘為"綠葉"者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達(dá)目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時也肯努力奮斗。可是，在別人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對于一個既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的信心和意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。

　　3、 完善自身性格

　　性格，指人對顯示態(tài)度及相應(yīng)的習(xí)慣行為方式中比較穩(wěn)定的、獨特的心理特征的總和。秘書的性格，是秘書在個性生活過程中所形成的、對顯示穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相對應(yīng)的習(xí)慣化的行為方式，是表現(xiàn)在態(tài)度和行為上比較穩(wěn)定的心理特征。秘書的工作性質(zhì)，要求秘書具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短，既要敏捷，又要沉著；既要活潑，又要嚴(yán)肅；既要善于交際，又要保守秘密。秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求是自信開朗、意志堅強(qiáng)、敏捷穩(wěn)健、堅毅謙虛、幽默風(fēng)趣和友愛合作。

　　所以說秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須在情感的基礎(chǔ)上，上升為意志，才能激勵秘書在到達(dá)目標(biāo)的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動的心理，而以積極的進(jìn)取心來迎接一切。在建設(shè)有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異，"聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻",其秘書心理素養(yǎng)不能不增強(qiáng)，不能不控制。有良好的心理素養(yǎng)，秘書功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書職能才會高效運轉(zhuǎn)。因此，秘書人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強(qiáng)秘書的心理素養(yǎng)。

　　總之，職業(yè)素養(yǎng)的三個方面之間是相輔相成，缺一不可的。時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業(yè)從事秘書工作的人員只有不斷的加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和心理素養(yǎng)，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績。

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