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淺述外企文秘素質(zhì)
淺述外企文秘素質(zhì)隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善和對外貿(mào)易的快速發(fā)展，商務秘書隊伍迅速壯大，已經(jīng)成為我國經(jīng)濟建設中不可缺少的重要力量。商務秘書是在工商企業(yè)從事文字處理、行政事務，為管理者提供商務性質(zhì)輔助工作的人員，承擔著為領導和管理層決策服務的重要職責。全球一體化進程日益加快，要求商務秘書熟悉并運用經(jīng)濟規(guī)律和國際準則，能夠卓有成效地將其專業(yè)素質(zhì)、工作經(jīng)驗、綜合能力等整合運用在商業(yè)運作中。
一、文秘的概述及近年來外企的發(fā)展對文秘的影響
1.1文秘的概述
在現(xiàn)代語言中，對秘書的解釋是多種多樣的�！冬F(xiàn)代漢語詞典》對秘書的解釋是：掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。
國際職業(yè)秘書協(xié)會對秘書的定義是：秘書應是主管人員的一位特殊的助手，他掌握辦公室的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給與的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。
外企秘書又指涉外秘書，也有稱行政助理、行政秘書的。
在外商獨資企業(yè)中，涉外秘書常稱為“private secretary”,此處的“private”一詞，并非解釋為“私人”,而是解釋為“專業(yè)”、“專職”.在外商獨資企業(yè)中，受公司人事部門委派，去某一上司手下工作，接受該上司的直接指揮，而服務、服從于公司整體利益的秘書，其酬金由公司支付，即某一上司的專職秘書。
1.2外企的發(fā)展及形勢
當下的全球經(jīng)濟危機，我國很多企業(yè)都面臨著裁員和倒閉的危險�？上攵鳛閲H經(jīng)濟的樞紐，外企遭遇了金融危機的重創(chuàng)。所以作為外企現(xiàn)應解決的是積極采取應對措施，迎接金融風暴的挑戰(zhàn)。
盡管金融危機給外企帶來了巨大的影響，但是外企中員工所積累的應對挑戰(zhàn)的經(jīng)驗與工作能力是非常寶貴的。正所謂“經(jīng)濟危機，危中有機”,經(jīng)濟危機帶來的其實未嘗不是中國發(fā)展的新動力與新機遇。
1.3外企發(fā)展對文秘的要求及影響
面對經(jīng)濟危機對外企的影響，文秘作為外企的一份子，應具備的不只是有著高學歷，更應有著出色的工作能力和職業(yè)理念，同時應有著高抗風險能力和與國際接軌的素質(zhì)。
二、外企文秘應具備的素質(zhì)
2.1外企文秘要有很強的工作能力
2.1.1文化基礎知識
秘書部門處于各個社會管理組織的樞紐地位，工作頭緒多，接觸面廣，加之它的相當數(shù)量的工作是屬于輔助領導者實施領導工作的，大都帶有綜合性和全局性，這就要求秘書人員必須具有較為廣泛的知識，特別是要有與其所輔助的領導者的管理范圍相適應的知識。而作為一個外企的文秘勢必接觸不同國家的貿(mào)易人事，這時擁有一口流利的國際通用語——英語是十分重要的。同時作為一個出色的外企文秘應了解外國文化風情（即相對應國家的文化知識），例如其喜好和禁忌。
2.1.2信息處理
�。�1）電話處理
接打電話是秘書日常工作的一個重要內(nèi)容，秘書每天都要通過電話進行大量對內(nèi)、對外聯(lián)絡。在電話交流中，人們雖未謀面，看不到對方的表情和舉動，但能感受到對方的態(tài)度和聲音。所以接打電話是社會組織展示自己社會形象的一個重要窗口。
�。�2）文案處理
秘書的文案工作是指各種文案的制作，編輯、處理、整理。廣義上講，文案還包括從文案形成到辦理完畢，單位的領導人、秘書人員及其他有關的業(yè)務人員都共同參與的一系列工作。文案工作對于保證機關組織政務暢通，文件辦理準確、及時、安全具有重要作用。文案工作要求及時、準確、安全、精簡和統(tǒng)一。
2.1.3會議安排
會議是實行集體領導的基本方法之一，它是集思廣益、交流信息的重要方式，也是協(xié)調(diào)關系、解決矛盾的有效手段。所以作為一個合格的文秘在做好會議安排時應遵循細致周密、綜合協(xié)調(diào)、靈活機動和熱情禮貌的原則。
2.2外企文秘要鍛煉較強的交際能力
2.2.1展會服務
作為一家外企，參加展會是十分必要并常見的。展會是通過實物、文字、圖表來展現(xiàn)成果、風貌、特征的一種推介形式，是一種既有市場性也有展示性的經(jīng)濟交換形式，是綜合運用多種傳播手段的公關專題活動。它是吸引投資者和合作者目光的有效方式。秘書要提供最佳服務，積極配合領導運用科學決策、規(guī)劃、組織、溝通和控制手段，以最佳的時間，最低的成本和最高的效率，合理配置展會資源，實現(xiàn)展會活動目標。
2.2.2外商接待
外企時常要接待來自不通國家和地區(qū)的商人，在接待工作中，秘書要平等對待每一位外商，并且要有禮貌、熱情周到、精簡務實、確保安全和講求時效。要給每一位外商留下美好的印象，充分展現(xiàn)一個有素質(zhì)、高文化的現(xiàn)代頂尖秘書。
2.2.3商務交際
�。�1）秘書的一般社交禮儀
秘書社交禮儀可以展示秘書人員良好的素質(zhì)，它有助于增強秘書人員的溝通與協(xié)調(diào)能力，也可以幫助秘書人員改善組織形象。所以秘書在社交中應表現(xiàn)的彬彬有禮，學會接受對方、重視對方和贊美對方。并要求秘書人員的儀容禮儀的規(guī)范——身體部位無異物、無異味，要勤修理、勤修飾。在化妝時要遵守淡妝、莊重、協(xié)調(diào)和美化的原則。
�。�2）秘書在社交中應具備的知識
①在相互交談時，應當注意中外習慣上的差異。例如外國人見面打招呼常用“您好！”“早上好！”“晚上好！”等等。而我們卻常用的“上哪兒去啦？”“干什么去？”等，外國人一般不用。
�、谟械娜嗽诮徽剷r，一心只講自己感興趣的事情，而不問別人是否感興趣。這容易引起別人的反感，最好是相互交談。在交談時，應面向?qū)Ψ剑⒁鈨A聽對方所談；不要輕易打斷別人的發(fā)言，也不要左顧右盼，目視別處。
�、蹌e人正在交談，不要湊前旁聽；如果你有意參與他人談話，則應視情況相機加入，不可勉強。談話現(xiàn)場超過三人時，應適當照顧所有在場人員，不要只同其中一二人攀談，而冷落其他人。
2.3外企文秘應具備與領導相處的能力
作為領導身邊的人，秘書有更多的溝通和展示自我的機會，也和領導有更多的非工作性質(zhì)的社交活動機會，因此他們比普通職員和老板的關系更融洽。但是，凡事有兩面，秘書工作的點滴失誤也發(fā)生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并沒有時間順序，而秘書要分清輕重緩急，慶典安排、展覽會、記者見面會、座談會、客戶會見等，哪個在先哪個在后，如何為上司安排，全看秘書的眼力見兒了。一個成功的秘書必須與老板形成默契，學會有效的溝通，贏得老板的信任并與之愉快相處，這是秘書必須具備的基本職業(yè)素養(yǎng)。秘書在做好領導左右手的助理工作中，更多的是發(fā)揮順風耳而不是長舌婦的作用。
另外，領導性格各異，有的喜歡獨自思考問題，有的喜歡同別人一起商量，秘書在參與老板管理決策的過程中，一定要注意適可而止，因人而異，不可越位。
三、結(jié)語
本文通過對外企文秘素質(zhì)的分析，充分展示了作為一個現(xiàn)代化的商務秘書應具備的各種條件和素養(yǎng)。同時隨著中國外貿(mào)的快速發(fā)展，作為一個文秘我們必須不斷充實自己的知識面，并加強自身的修養(yǎng)，以便能適應外企的不斷進步和對外經(jīng)濟的迅猛發(fā)展。
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