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檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計劃基建財務(wù)處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結(jié)，由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識，并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進(jìn)行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標(biāo)題簡明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫正確，編寫頁號無誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時間，將檔案編錄入庫。
（一）各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔，無非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計薄冊，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計表填報任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門報送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計表》。
第二十條 檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計劃基建財務(wù)處處長同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動時，應(yīng)對檔案做出妥善處理。
（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。
（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
（三）各種臨時工作機(jī)構(gòu)撤銷時，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎懲。
（一）對遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出，或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個人，給予表彰。
（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節(jié)給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進(jìn)集體；違反本辦法的個人不能評為先進(jìn)個人，年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行，原有辦法同時廢止。
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