公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定

一、      文書處理程序：
目    的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）

附    件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》

（一）      收文：

1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料，應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時督促催收。

2、綜合辦收到文件后，應按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導批辦后，按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導。綜合辦做好督辦事項的登記。

4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字，并及時送還綜合辦。

5、涉及幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。

6、嚴格保密制度，按照文件的密級加強管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應立即逐級上報，嚴肅處理。

（二）      發(fā)文：

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應人員簽字。

3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領(lǐng)導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件，由主管部室會同相關(guān)部室會簽，會簽后再報公司領(lǐng)導簽發(fā)。

4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。

6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。

（三）      歸檔：

1、  公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。

2、  歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。

（1）  收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。

（2）  整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設(shè)計類、人事檔案類。

（3）  檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。

（4）  排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。

（5）  裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6）  編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。

（7）  編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。

3、  歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。

4、  由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領(lǐng)導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。

5、  重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

6、  公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

7、  當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。

8、  工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。

9、  設(shè)備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、       人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。

11、       凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設(shè)計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。

12、       涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。

（四）            利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。

（五）            統(tǒng)計：詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。

（六）            保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七）            銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、      印信管理程序：
1、  分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。

2、  綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。

3、  印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。

4、  分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。

5、  需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、  介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。

7、  介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事故。

8、  須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。

9、  各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等），應由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。

10、    如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報公司主管領(lǐng)導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、    印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。

12、    公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責任。

三、      公函郵寄程序：
1、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函（對時間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時，經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應及時處理，保證當日遞送，不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、      辦公設(shè)備及用品使用程序：
范    圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計算機及其外設(shè)、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目    的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號）

1、  辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后統(tǒng)一購置。

2、  辦公設(shè)備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。

3、  辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應的維修臺帳。

4、  辦公設(shè)備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。

5、  辦公設(shè)備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。

6、  辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、  辦公用品要根據(jù)實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、  特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導批準后統(tǒng)一購置。

9、  綜合辦根據(jù)領(lǐng)導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。

五、      圖書購置、借閱程序：
1、  圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃，報公司主管領(lǐng)導批準，由各部室自行購置。

2、  購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。

3、  圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。

4、  綜合辦應按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、  借閱人員應愛護圖書，因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。

六、      信息傳遞程序：
1、  公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。

2、  對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報呈公司領(lǐng)導后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、  各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時傳達到有關(guān)部門和人員，并及時處理有關(guān)事項。

4、  各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。

5、  公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導匯報工作，提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理，做到件件有落實，事事有回音。

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