加快公文流轉(zhuǎn)提高辦事效率

　　加快公文流轉(zhuǎn)提高辦事效率
　　
　　口楚傳榮
　　近日因公務(wù)去合肥市政務(wù)區(qū)，偶遇辦公廳機(jī)要室秘書(shū)正在文件上加蓋“一日內(nèi)辦”、“三日內(nèi)辦”等字樣的印章，原來(lái)這是政府機(jī)關(guān)為加快辦文速度，推進(jìn)部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)，努力提高工作效能而采取的舉措。
　　公司的辦公室同樣存在著提高辦文速度和加快公文流轉(zhuǎn)的問(wèn)題。提高辦文效率，加快公文流轉(zhuǎn)，推動(dòng)工作進(jìn)程，無(wú)疑是公司業(yè)務(wù)健康發(fā)展的重要保證。因?yàn)槭袌?chǎng)如戰(zhàn)場(chǎng)，時(shí)間就是商機(jī)、就是效益，容不得半點(diǎn)懈怠。
　　辦理公文流轉(zhuǎn)是辦公室的主要業(yè)務(wù)之一。在實(shí)際工作中，大部分辦公室雖然已采用了自動(dòng)化辦公流程，但仍存在著辦文效率低下的問(wèn)題：如有的公文三天還沒(méi)走完流程，一追問(wèn)才知道分管領(lǐng)導(dǎo)出差沒(méi)有審閱文件，或是因公務(wù)忙忘記了審批；有時(shí)，許多請(qǐng)示類(lèi)文件相互交叉，涉及兩位領(lǐng)導(dǎo)或多個(gè)部門(mén)，或需要有部門(mén)牽頭協(xié)調(diào)；有時(shí)收到的來(lái)文需要盡快辦理，涉及市場(chǎng)業(yè)務(wù)的推進(jìn)等等。因此，筆者以為要提高辦文效率，辦公室秘書(shū)就應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面素質(zhì)的培養(yǎng)：
　　一要加強(qiáng)催辦、督辦力度，不怕麻煩、不怕人嫌。
　　比如在發(fā)文后，要及時(shí)告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)盡快辦理。辦公室秘書(shū)在例行檢查公文流轉(zhuǎn)記錄時(shí)，要有不怕麻煩、不怕人嫌的婆婆嘴。能當(dāng)天閱批完畢的絕不拖到第二天。如審批的領(lǐng)導(dǎo)赴外地出差，征得授權(quán)后辦公室秘書(shū)可在網(wǎng)上辦理簽批手續(xù)。當(dāng)然，催辦要注意方式方法，做到語(yǔ)言親切、態(tài)度誠(chéng)懇，比如可多使用祈使句“請(qǐng)您辦理”等等。
　　二要加強(qiáng)溝通聯(lián)絡(luò)，快速、及時(shí)傳遞文件。
　　多與相關(guān)部門(mén)溝通，增加親和力，可產(chǎn)生意想不到的效果。因?yàn)槟愕闹鲃?dòng)聯(lián)系、主動(dòng)服務(wù)（包括虛心請(qǐng)教），會(huì)取得他人的理解和幫助，有助于促進(jìn)公文的及時(shí)傳遞與流轉(zhuǎn)。如我們辦公室一次接到廣東下屬公司關(guān)于周六和周日客戶來(lái)訪的傳真，為做好服務(wù)，辦公室多次主動(dòng)與對(duì)方聯(lián)系和溝通，并請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，同時(shí)安排專(zhuān)人接機(jī)和服務(wù)，圓滿完成了接待任務(wù)。
　　三要懂得基本業(yè)務(wù)知識(shí)，增強(qiáng)政策的敏感性。
　　在實(shí)際工作中，辦公室秘書(shū)要努力成為“通才”，即在具備較好專(zhuān)業(yè)知識(shí)的情況下，努力學(xué)習(xí)其他專(zhuān)業(yè)的基本知識(shí)和有關(guān)政策法規(guī)，做到準(zhǔn)確掌握擬辦用語(yǔ)，安全、快速傳遞公文。如在公司的BOT、TOT和BOO投資類(lèi)項(xiàng)目中，報(bào)請(qǐng)類(lèi)來(lái)文比較多，且往往需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同會(huì)簽，秘書(shū)在提出擬辦意見(jiàn)時(shí)就不能出現(xiàn)外行話和官樣文字。
　　國(guó)務(wù)院前秘書(shū)長(zhǎng)、中國(guó)企業(yè)家聯(lián)合會(huì)會(huì)長(zhǎng)王忠禹先生說(shuō)過(guò)，辦公廳（室）一定要把好公文的運(yùn)轉(zhuǎn)流程關(guān)，確保政令暢通。因此，文秘人員一定要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)，盡可能減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)．縮短文件滯留時(shí)間；同時(shí)，要健全公文流轉(zhuǎn)責(zé)任制，遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，做好公文處理工作。
　　

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