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秘書收集資料的意義、路徑與要求
秘書收集資料的意義、路徑與要求
口米廣弘
資料是秘書寫作的寶貴財富和堅硬基石，是所有精神產(chǎn)品必不可少的原材料。資料對于秘書工作者而言意義非凡，秘書的思想從資料中提煉，道理從資料中闡發(fā)，經(jīng)驗從資料中總結(jié)。在當今信息化時代，收集和累積資料顯得尤為重要，每一位秘書都應(yīng)將這項工作做細做好，保證資料收集有條不紊，從而撰寫出有精義張力、材料翔實、內(nèi)容豐富的好文稿。
一、資料收集的含義
資料是過去和當前在實踐過程中形成的具有各類保存價值的文字、圖像、聲音等各種介質(zhì)不同形式的歷史紀錄。資料記載了真實的歷程、研究的成果，是廣大文字工作者智慧的結(jié)晶，具有珍貴的史料價值，它能為秘書寫作提供科學(xué)的依據(jù)和借鑒。收集是獲取資料的前提和條件，從無到有、聚沙成塔日漸累積起來；保存是資料形成的基礎(chǔ)，保存的目的是為了更好地查閱資料。資料豐富，秘書寫文章時就能信手拈來；相反如果資料匱乏，則捉襟見肘、閉門造車。因此資料的收集和積累對于秘書寫作具有舉足輕重的作用。
二、秘書收集資料的重要意義
資料是重要的信息資源，是秘書寫作用之不竭的源泉，領(lǐng)導(dǎo)決策有力的佐證，因此秘書收集資料有著重要意義。
首先，秘書收集資料可為文件寫作提供有力依據(jù)。秘書研究資料是提高寫作質(zhì)量的有力舉措，是提高文件科學(xué)化水平的迫切需要，是文字發(fā)展規(guī)律的體現(xiàn)和秘書事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著秘書工作的改革和深入，資料的研究已經(jīng)成為秘書寫作能力的一部分，為領(lǐng)導(dǎo)寫講話、出思想、提建議離不開對資料的研究，從資料中發(fā)現(xiàn)亮點，為文件的寫作提供有力保障。
其次，收集資料是調(diào)研不可或缺的環(huán)節(jié)。調(diào)查研究是機關(guān)深入實際、聯(lián)系群眾、了解反映社情民意、了解黨和國家方針政策貫徹落實情況的重要途徑。調(diào)研工作使命重大，調(diào)研在多角度論證中完善，在反復(fù)推敲中思索，在精心撰寫中提純，其成果的撰寫需要上乘和完備的一手資料，即所謂“七分研究資料，三分潛心寫作”。秘書只有通過實地調(diào)研，發(fā)揮智力優(yōu)勢，才能提高寫作質(zhì)量，把調(diào)研成果轉(zhuǎn)化為行為實效，為黨政科學(xué)決策提供參考。
再次，收集的資料是制定工作計劃的參考。秘書制定工作計劃，需要研究工作要點，選準角度，確立范圍，科學(xué)制定。在制定計劃過程中，秘書能深刻地了解自身工作的優(yōu)勢與不足，引領(lǐng)工作開展的方向，對秘書工作進行宏觀調(diào)控。通過收集相關(guān)資料，整合梳理，對材料綜合分析，有利于秘書工作計劃的順利進行，形成內(nèi)外結(jié)合、上下聯(lián)動、協(xié)同攻關(guān)的強大合力。
最后，收集資料可為辦會提供豐富的借鑒經(jīng)驗。辦文、辦事、辦會是秘書必備的三種技能。各種會議文件都是各機關(guān)團體秘書處和研究室集體字字推敲的精華稿件，領(lǐng)導(dǎo)的講話和致辭也都是為會議量身打造的，有許多獨到的觀點和值得領(lǐng)會的精神，把這些有實用價值的材料保存起來，不僅能為今后舉辦大型會議提供豐富的信息服務(wù)，也可極大地豐富會議的內(nèi)涵。
三、秘書收集資料的路徑
資料的收集是一項既繁冗又細致的工作，眼下各類信息泥沙俱下，要想收集到全面、有價值的素材，秘書必須靈活運用多種方法，多渠道、多角度、多形式吸收梳理，建立自己的“素材庫”。只有這樣，才能提高文字駕馭能力，使參謀輔政、政務(wù)服務(wù)職能得以發(fā)揮，進而確保機關(guān)政令暢通。筆者認為收集資料的路徑有以下幾種：
�。ㄒ唬┎┯[群書，細微收集。閱讀大量有益的書籍能夠夯實文字基礎(chǔ)，加強內(nèi)在底蘊�！俺？葱刂杏斜�，常寫筆下生花”，寫作能力的提高并非一日之功，也無捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，收集素材，不斷地積累寫作經(jīng)驗，探索寫作技巧，只有這樣才能集腋成裘、厚積薄發(fā)。荀子在《勸學(xué)》中說：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。平時閱讀大量的書籍名著，在起草文稿時就可以引經(jīng)據(jù)典、妙筆生花。
�。ǘ┘糍N報刊，細化內(nèi)容。報刊上的文章時效性強，政策水平較高，觀點理論前沿，能夠及時地反映新成就和新動向。為此，秘書應(yīng)培養(yǎng)細心閱讀的習(xí)慣，制作剪貼本，從專題角度對從報刊上收集的文章分類存放，匯編成集，細化內(nèi)容，注明出處，便于查閱研究。雖然收集資料是件苦差事，但是真正做學(xué)問的人，都離不開從報刊中摘抄，這是經(jīng)驗之談。秘書應(yīng)善于從報刊中汲取精華，見微知著，日久天長在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)中就能“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處。
�。ㄈ┏酝肝募�，細致歸納。掌握黨和國家的路線、方針、政策，密切留意中央有關(guān)重要文件，同時關(guān)注下級的請示、報告，了解平級機關(guān)的往來文書以及各種內(nèi)參、簡報、專報等，將其中有用的部分歸納理解并消化吸收，記于心中以備參考，從而總結(jié)提煉出對全局工作有指導(dǎo)意義的觀點和看法。
�。ㄋ模╇S時筆記，細心整理。在平時的工作實踐中，秘書人員要時時觀察，處處留意，把自己所看所想所感所悟隨時記錄下來。明代著名旅行家徐霞客，遍訪名山大川，浪跡天涯海角，為了獲得準確的第一手資料，大都徒步旅行，披星戴月，風(fēng)餐露宿，無論環(huán)境多么惡劣，身體多么疲憊，條件多么差勁，每次考察都堅持記日記，置入囊中，久而久之，心得頗多，細心整理，便成游記，給后人留下了寶貴財富。寫筆記是觀察現(xiàn)實和積累創(chuàng)作素材的重要手段，不僅鍛煉筆頭功夫還能加深對資料的記憶。秘書必須具備角色意識和對事物的敏感性，耳聰目明，手快腿勤，利用各種機會、各種場合，隨時隨地地做筆記。
除上述路徑外，還有其他收集的渠道：檔案是歷史的記錄，大量史料可供實際工作參考；大事記是最原始、最準確的一手資料，對于所轄所屬地方事件的始末都有詳細記載；將互聯(lián)網(wǎng)上有價值的信息下載保存到資料夾可備不時之需；另外報刊的索引，新出版的某一方面論文集錦，年終的圖文目錄等資料也極具參考價值，值得收集。
四、秘書收集資料的要求
收集資料是一項艱苦卓絕的文字工程，要具備一定的素養(yǎng)，采取有效的措施，進而保證資料的完整性和系統(tǒng)性。一般而言，收集時應(yīng)遵循以下要求：
（一）忠于事實，客觀準確。秘書在收集資料時，要慎之又慎，注重實際情況，確保資料真實可靠、完整全面�！皩幾昀浒宓�，不寫文章一句空”，對浩如煙海的資料要作去偽存真、去粗取精的取舍。只有資料出處權(quán)威，才能深刻挖掘歷史和如實闡釋背景，因此對資料的每一個細節(jié)、每一個數(shù)字、人名和時間都要核準，不摻雜個人看法，忠于事實，客觀準確。
�。ǘ┟鞔_目標，勇于創(chuàng)新，，秘書人員收集資料要做到“眼勤、耳勤、手勤”：眼勤表現(xiàn)為閱讀涉獵廣泛，海量閱讀，累積資料；耳勤指注重留心平日新聞報道、各種形式的講話，捕捉有用的信息和資料；手勤即為勤抄勤記，摘錄精華及時筆記。秘書要在話語體系上有所創(chuàng)新，寫作內(nèi)容上有所更新，創(chuàng)作方法上有所革新，充分體現(xiàn)新成果，優(yōu)化資料資源配置，做到優(yōu)勢互補，實現(xiàn)價值再造。
�。ㄈ毓手拢訌婌柟�。常言說：“記而不看一陣風(fēng)，記而不用一場空�！毖巯赂黝愔R更新極快，秘書要緊跟時代，把握風(fēng)向，快人一拍，堅持不懈，贏得主動，對資料常收�？�，常翻常閱，加強鞏固，切忌束之高閣，最終徒勞無益。毛澤東的秘書田家英雖然學(xué)歷不高，但長期善于收集，勤于寫作，溫故知新，一以貫之，終成大家。
�。ㄋ模┓珠T別類，明晰直白。秘書在廣泛占有資料的基礎(chǔ)上還應(yīng)做到：一是條分縷析，了然于胸。將相同的內(nèi)容和關(guān)聯(lián)程度深的資料編排到一起，使之系統(tǒng)化和條理化，以便駕輕就熟地調(diào)用資料。二是標注明朗，查找便捷。按照時間順序建立索引條目，便于日后查詢和判斷。三是提煉標題，裝訂精巧。對每一版塊文字材料概括提煉出標題，使之意思完整、眉目清楚、井然有序，增強實際操作性；此外還要注意裝訂精巧，方便攜帶，確保持久耐用。
�。ㄗ髡邌挝唬褐醒虢y(tǒng)戰(zhàn)部研究室）
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