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加強(qiáng)高校組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理工作的實(shí)踐與思考
加強(qiáng)高校組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理工作的實(shí)踐與思考口馮勁濤 葉碩
組織機(jī)構(gòu)代碼是國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化的重要基礎(chǔ)，在推進(jìn)社會(huì)信用體系建設(shè)和電子政務(wù)、電子商務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著重要作用。近年來(lái)，隨著組織機(jī)構(gòu)代碼應(yīng)用的愈加廣泛，高校在與外單位辦理業(yè)務(wù)時(shí)，被要求出示組織機(jī)構(gòu)代碼證書或提供組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件的情形越來(lái)越多。組織機(jī)構(gòu)代碼證書作為高校的“身份證”，在日常管理工作中，如何做到既維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，又很好地服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、育人工作，是學(xué)校辦公室需要認(rèn)真思考的工作問(wèn)題和主動(dòng)實(shí)踐的工作內(nèi)容。
一、組織機(jī)構(gòu)代碼的含義與功能
準(zhǔn)確理解組織機(jī)構(gòu)代碼的含義是規(guī)范組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理的重要前提。組織機(jī)構(gòu)代碼是指國(guó)家主管機(jī)關(guān)根據(jù)代碼編制規(guī)則編制，在全國(guó)范圍內(nèi)賦予每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)（依法設(shè)立的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位，社會(huì)團(tuán)體以及其他組織機(jī)構(gòu)）唯一的、始終不變的識(shí)別標(biāo)識(shí)碼，由8位數(shù)字（或大寫拉丁字母）本體代碼和l位數(shù)字（或大寫拉丁字母）校驗(yàn)碼組成。組織機(jī)構(gòu)代碼證書是組織機(jī)構(gòu)代碼識(shí)別標(biāo)識(shí)的載體和法定憑證，分為正本（紙質(zhì)證書）和副本（紙質(zhì)證書和電子證書）。
1996年，國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局、國(guó)家稅務(wù)總局聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于在換發(fā)稅務(wù)登記證工作中使用（全國(guó)組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一代碼證書）的通知》(技監(jiān)局綜發(fā)[1996]114號(hào)），首次強(qiáng)制性要求包括高校在內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)納稅人提供（儉國(guó)組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一代碼證書》，否則稅務(wù)機(jī)關(guān)一律不予換發(fā)和辦理稅務(wù)登記證件。隨后，全國(guó)人事管理信息系統(tǒng)、銀行賬戶管理系統(tǒng)、外匯管理系統(tǒng)、公安車輛管理系統(tǒng)、海關(guān)通關(guān)系統(tǒng)、社會(huì)保障系統(tǒng)和住房公積金管理、出國(guó)境管理、網(wǎng)絡(luò)域名備案等諸多與高校人、財(cái)、物管理及日常運(yùn)行息息相關(guān)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域先后將查驗(yàn)組織機(jī)構(gòu)代碼證書、采集相關(guān)數(shù)據(jù)作為辦理業(yè)務(wù)的必要前提�？梢哉f(shuō)，組織機(jī)構(gòu)代碼證書已成為高校教育教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)不可或缺的基本證件。
二、清華大學(xué)規(guī)范組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理的做法
組織機(jī)構(gòu)代碼證書的重要性日益凸顯，對(duì)高校辦公室管理工作的規(guī)范性提出了更高要求。多年來(lái)，清華大學(xué)學(xué)校辦公室在著力打造一支高素質(zhì)工作隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持以規(guī)范管理服務(wù)學(xué)校事業(yè)健康發(fā)展，不斷加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)代碼證書規(guī)范化管理，逐步摸索出了一套行之有效的做法。
（一）制定規(guī)章制度，規(guī)范組織機(jī)構(gòu)代碼證書申領(lǐng)流程
清華大學(xué)現(xiàn)有15個(gè)學(xué)院、56個(gè)系及幾十個(gè)校機(jī)關(guān)職能部處，均存在借用組織機(jī)構(gòu)代碼證書或申領(lǐng)證書復(fù)印件的情形，且經(jīng)辦人員變動(dòng)較為頻繁。隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，每年借用組織機(jī)構(gòu)代碼證書或申領(lǐng)復(fù)印件的申請(qǐng)數(shù)都在1000次以上。為避免因辦事程序隨意導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤，推動(dòng)辦公室工作科學(xué)化、規(guī)范化管理，以規(guī)章制度的形式明確學(xué)校組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理流程非常必要。
清華大學(xué)根據(jù)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局頒布的《組織機(jī)構(gòu)代碼管理辦法》及《北京市組織機(jī)構(gòu)代碼管理辦法》有關(guān)規(guī)定，不斷摸索分析組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理工作規(guī)律，并將其制度化為“院系申請(qǐng)一部門審查——校辦核準(zhǔn)”三項(xiàng)基本環(huán)節(jié)。首先，經(jīng)辦人根據(jù)所辦業(yè)務(wù)要求，填寫借用組織機(jī)構(gòu)代碼證書（或其復(fù)印件）申請(qǐng)表，內(nèi)容包括申請(qǐng)證件類型、事由、擬歸還時(shí)間、經(jīng)辦人姓名及其聯(lián)系方式等，報(bào)所在單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章。然后，由相關(guān)校級(jí)職能部處對(duì)申辦事項(xiàng)的合法性（如購(gòu)買易制毒化學(xué)品等）、出示組織機(jī)構(gòu)代碼證書或提供證書復(fù)印件的合規(guī)性進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查并出具審查意見(jiàn)。最后，學(xué)校辦公室對(duì)所填寫的申請(qǐng)表格及職能部處審查意見(jiàn)進(jìn)行審查后，核準(zhǔn)是否出借組織機(jī)構(gòu)代碼證書或提供證書復(fù)印件。同時(shí)，學(xué)校辦公室對(duì)提供的每一份組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件編號(hào)登記，并要求借用人在復(fù)印件上現(xiàn)場(chǎng)填寫具體用途和有效期，以確保組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件規(guī)范使用。
（二）創(chuàng)新管理工作機(jī)制，不斷提高工作效率與服務(wù)質(zhì)量
工作方式方法與程序的創(chuàng)新可有效提高組織機(jī)構(gòu)代碼證書的管理水平。清華大學(xué)行政辦公地點(diǎn)分散各處，有的職能部門因主管業(yè)務(wù)眾多又下設(shè)若干辦公室分管具體事務(wù)，有時(shí)院系為一件事情往往要往返于校內(nèi)多個(gè)地點(diǎn)或者同一部門的不同辦公室之間，需耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。針對(duì)這一情況，學(xué)校辦公室以服務(wù)學(xué)校中心工作、提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)歷年申領(lǐng)組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過(guò)整理發(fā)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)有兩個(gè)主要特點(diǎn)：(1)類型相對(duì)集中。因開(kāi)展國(guó)際合作與交流、科研、財(cái)務(wù)、物業(yè)管理（辦理固定電話）等業(yè)務(wù)而申請(qǐng)的比重很大。(2)流程較為規(guī)范。相關(guān)職能部門因經(jīng)常辦理此類業(yè)務(wù)，且對(duì)上級(jí)主管部門業(yè)務(wù)規(guī)定較為熟悉，早已形成一套相對(duì)固定有效的操作流程。由此，學(xué)校辦公室研究決定，對(duì)申領(lǐng)業(yè)務(wù)相對(duì)集中的若干部處如科研院、國(guó)際處等進(jìn)行校內(nèi)授權(quán)，學(xué)校辦公室向其批量提供組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件，受權(quán)部處負(fù)責(zé)對(duì)其核準(zhǔn)院系使用組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件情況嚴(yán)格登記備案，每年定期向?qū)W校辦公室反饋申領(lǐng)明細(xì)。這樣，院系經(jīng)業(yè)務(wù)部處審查后即可領(lǐng)取復(fù)印件，極大地提高了辦事效率。
學(xué)校辦公室還定期組織工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)組織機(jī)構(gòu)代碼相關(guān)知識(shí)及規(guī)范性文件，鼓勵(lì)結(jié)合工作實(shí)際開(kāi)展調(diào)研和深入探討，力爭(zhēng)每個(gè)人都成為組織機(jī)構(gòu)代碼管理工作的行家里手；同時(shí)采取多種方式不定期地與各部處、院系辦公室人員及經(jīng)常辦理借用事宜的工作人員等進(jìn)行工作交流，組織相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，最大限度地減少了工作過(guò)程中的摩擦，提高了整個(gè)隊(duì)伍的協(xié)同工作能力。
當(dāng)前，學(xué)校辦公室正在現(xiàn)有公文管理與查詢系統(tǒng)基礎(chǔ)上研發(fā)一套更加符合高校管理工作實(shí)際需求的協(xié)同辦公系統(tǒng)，并考慮將組織機(jī)構(gòu)代碼證書申領(lǐng)實(shí)行網(wǎng)上審批管理，以進(jìn)一步提高辦公室工作的信息化水平。
多年實(shí)踐證明，制定規(guī)章制度、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、創(chuàng)新工作機(jī)制，顯著提高了學(xué)校組織機(jī)構(gòu)代碼證書的借用效率，有力加強(qiáng)了基層部門工作的規(guī)范性，大大減少了工作失誤，進(jìn)一步提高了管理工作的綜合水平。可以預(yù)見(jiàn)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)代碼涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)?huì)越來(lái)越多。如何區(qū)分情況做好組織機(jī)構(gòu)代碼證書管理工作，還需要我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦胁粩嗵剿�、思考與完善。
（作者單位：清華大學(xué)黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室）
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