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對(duì)秘書在大型會(huì)議中做好媒體接待工作的幾點(diǎn)思考
對(duì)秘書在大型會(huì)議中做好媒體接待工作的幾點(diǎn)思考作者/唐志攀 劉偉咸
秘書在工作過程中，時(shí)常會(huì)遇到單位舉辦大型會(huì)議或論壇的情況，為了收到更好的宣傳效果，就難免要與媒體記者打交道。那么，秘書該如何處理與媒體記者的關(guān)系，順利完成宣傳任務(wù)？筆者結(jié)合自己參與海洋生態(tài)文明國(guó)際論壇會(huì)務(wù)的經(jīng)歷，談一點(diǎn)淺陋的看法。
大體來講，處理與媒體的關(guān)系，應(yīng)堅(jiān)持主動(dòng)、細(xì)心、熱情、耐心、嚴(yán)格五個(gè)原則，這樣方能事半功倍，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
一是要主動(dòng)。為了擴(kuò)大論壇或會(huì)議的影響，一定要在會(huì)前積極主動(dòng)地聯(lián)系媒體，提供其所需資料。在2011海洋生態(tài)文明國(guó)際論壇前期，論壇組委會(huì)確定由筆者負(fù)責(zé)媒體的全程接待工作。通過國(guó)家海洋局與浙江省海洋與漁業(yè)局，筆者拿到了國(guó)家級(jí)和省級(jí)媒體聯(lián)系人的名單（他們分別由一名領(lǐng)隊(duì)帶隊(duì)前來），通過與兩個(gè)領(lǐng)隊(duì)聯(lián)絡(luò)，拿到了各家媒體記者的聯(lián)系方式。接下來的事情就是逐個(gè)給媒體打電話，詢問他們需要哪方面的文字材料，并馬上通過郵箱發(fā)給他們。在聯(lián)系的過程中，一定要注意留下他們的郵箱，以便發(fā)送文字材料及后期聯(lián)系。同時(shí)，要注意說話語氣，不要打官腔，以免讓對(duì)方聽了不舒服。正是因?yàn)闀?huì)前與媒體進(jìn)行了充分溝通，引起了媒體的高度重視，部分媒體對(duì)論壇的召開進(jìn)行了預(yù)告，為論壇烘托了氛圍，渲染了氣氛，產(chǎn)生了積極的效果。
二是要細(xì)心。我們常說“小心駛得萬年船”，這句話用在媒體接待過程中同樣合適。拿到各方面媒體聯(lián)系方式后，應(yīng)立刻建立一個(gè)通訊錄，一般應(yīng)包括姓名、性別、單位、電話和郵箱等內(nèi)容，然后打印2份，一份呈送領(lǐng)導(dǎo)，以備領(lǐng)導(dǎo)查閱；一份自備，將來帶到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄媒體的其他信息。這里特別需要注意的是，“性別”一定要問清楚，以方便安排住宿。有一個(gè)單位就曾為此鬧過笑話：接待人員拿到來訪賓客名單后，未經(jīng)仔細(xì)確認(rèn)，就想當(dāng)然地按照名字來安排住宿，結(jié)果把其中一位來賓性別搞錯(cuò)了，給接待工作造成了一定的負(fù)面影響�？梢哉f，接待工作無小事，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要注意到。
三是要熱情。在接待過程中，一定要真誠(chéng)、熱心，從記者的需要考慮，盡量為他們提供方便。在論壇報(bào)到當(dāng)天，筆者與媒體的領(lǐng)隊(duì)聯(lián)系，確認(rèn)了他們到達(dá)的時(shí)間，提前替他們領(lǐng)取了房卡和餐券，他們到達(dá)后只需要提供身份證即可入住，減少了不少麻煩。這里有一個(gè)細(xì)節(jié)問題，由于記者駐扎會(huì)場(chǎng)時(shí)間不同，所以他們報(bào)到時(shí)一定要發(fā)放相應(yīng)的餐券，避免出現(xiàn)漏餐現(xiàn)象。同時(shí)，要確認(rèn)媒體記者的離開時(shí)間，提前為他們安排返程事宜。對(duì)于媒體記者，秘書不僅要提供文字材料，還要從他們的角度出發(fā)，想他們所想，急他們所急，在生活上盡量照顧周到。據(jù)筆者觀察，所來記者大部分是年輕人，很容易相處。一般情況下，他們也能體諒主辦方的難處，盡量不給我們添麻煩；但作為主辦方，一定要熱情細(xì)心，提供周到的服務(wù)。
四是要耐心。與媒體打交道一定要有耐心，滿足每個(gè)人不同的需要。舉辦論壇期間，大概有40家媒體，由于性質(zhì)不同，需求也不盡一樣，比如有家媒體要做專訪，就需要提供論壇方方面面的資料。由于任務(wù)繁重，筆者有些煩躁，對(duì)有些媒體言談之中流露出不耐煩情緒，幸好組長(zhǎng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)了這個(gè)問題，與筆者交流談心，闡述其中的利害關(guān)系，才讓筆者恍然大悟。另外，在論壇期間，有些媒體會(huì)對(duì)有些單位或個(gè)人作專訪，為配合媒體工作，應(yīng)盡量幫他們安排好采訪事宜，但如果媒體的專訪對(duì)象不在論壇邀請(qǐng)之列，則可以婉言拒絕。
五是要嚴(yán)格。即嚴(yán)格要求自己做到善始善終，催促媒體寄回有關(guān)會(huì)議報(bào)道的紙質(zhì)材料或電視錄像等視頻資料。 (范文網(wǎng) www.htc668.com) 論壇召開后，組長(zhǎng)要求拿到媒體的報(bào)道材料，于是筆者與媒體逐一聯(lián)系，表明意圖。一般情況下，媒體都會(huì)答應(yīng)主辦方的要求，把相關(guān)報(bào)道寄送過來。當(dāng)然，有些記者比較忙，可能忘記了這件事，這時(shí)，就要有耐心，多催促幾次，直到拿到論壇相關(guān)報(bào)道為止。在此，有個(gè)小問題需要注意一下，在跟記者告別的時(shí)候就應(yīng)要求其及時(shí)提供相關(guān)的報(bào)道材料，而筆者直到論壇結(jié)束后才聯(lián)系媒體，這讓有些記者感到為難，因?yàn)閳?bào)紙?jiān)谇皫滋煲呀?jīng)出版，過期的報(bào)紙不太好找。另外，筆者還有一個(gè)小建議，對(duì)于媒體寄回的報(bào)紙，可以把它們掃描下來，做成電子文檔加以保存，以備不時(shí)之需。
總之，媒體對(duì)于大型會(huì)議或論壇的宣傳起著重要作用，在與記者聯(lián)系的過程中，應(yīng)本著“主動(dòng)、細(xì)心、熱情、耐心、嚴(yán)格”的原則，處理好與媒體的關(guān)系，為會(huì)議或論壇的宣傳和后續(xù)工作打下良好基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
楊素華，秘書實(shí)務(wù)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2008.
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