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試談電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的“兩套制”
試談電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的“兩套制”口蔡和平
根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定，“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件�！彪娮游募袃蓚�(gè)基本特征：其一，電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此又稱為“數(shù)字文件”。其二，電子文件是文件的一種類型，具有文件的各種屬性，同樣有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別。從邏輯上講，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，即它既是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
隨著辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，工作中產(chǎn)生了兩類需要?dú)w檔的文件：電子文件和紙質(zhì)文件。電子文件在存儲(chǔ)、輸出、處理等方面具有紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)越性，并日益為人們所矚目；紙質(zhì)文件作為檔案的傳統(tǒng)載體，發(fā)揮著電子文件不可替代的法律憑證作用�，F(xiàn)筆者就電子文件和紙質(zhì)文件歸檔的“兩套制”談幾點(diǎn)粗淺的看法。
一、定稿應(yīng)當(dāng)歸檔
凡是發(fā)文，不論是手寫稿還是打印稿，各類文稿從起草、修改、審核直至簽發(fā)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都貫穿、滲透著責(zé)任人的具體意見，特別是作為簽發(fā)人的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志，在文稿上修改、簽發(fā)意見，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任，也是定稿得以成型的唯一依據(jù)，具有很高的存檔價(jià)值。因此，從存檔的角度來看，定稿應(yīng)當(dāng)存檔。
二、定稿和部分存本不能只存電子件
在實(shí)際工作中，許多單位常常將計(jì)算機(jī)輸出的稿件作為定稿并存檔。以往文稿的底稿大多為碳素墨水書寫，字跡耐久，利于保存；而圓珠筆、藍(lán)色鋼筆、鉛筆等書寫的文稿則不能歸檔。隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子文稿最終將徹底取代手寫稿。那么電子文稿的定稿如何存檔呢？這就要求有關(guān)主管部門針對(duì)電子文稿的特性制定相關(guān)規(guī)定，以適應(yīng)時(shí)代對(duì)文書處理和歸檔工作的要求，使有關(guān)人員在具體操作上有所遵循。在實(shí)踐中，可以把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中起來制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至可靠的載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用；必要時(shí)，可復(fù)制第三套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后進(jìn)行上述操作。
三、電子文件與紙質(zhì)文件應(yīng)一并歸檔
鑒于目前紙質(zhì)文件和電子文件并存，相關(guān)技術(shù)環(huán)節(jié)、管理方法和手段尚不成熟的實(shí)際情況，今后一段時(shí)間內(nèi)，電子文件不可能完全取代紙質(zhì)文件。電子文件存在著自身無法克服的局限性：
1．依賴性與不可識(shí)別性。電子文件是伴隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，相對(duì)于紙質(zhì)文件而言，有信息與載體相分離、不能直觀閱讀等特點(diǎn)，必須依賴于軟件和硬件才能識(shí)別和利用。
2．存儲(chǔ)內(nèi)容不穩(wěn)定。相對(duì)于紙質(zhì)文件而言，電子文件對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等特殊條件要求很高，稍不注意就會(huì)被損壞。比如，存貯在磁盤、磁帶或光盤等載體上的電子文件，在保管時(shí)一旦受到外界強(qiáng)磁的干擾，或因存貯環(huán)境溫濕度不宜，就會(huì)導(dǎo)致文件內(nèi)容的損壞。另外，電子文件在利用中若受到計(jì)算機(jī)病毒的侵襲或因設(shè)備故障等原因受到電磁脈沖的干擾，也可能導(dǎo)致存貯的內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。
3．原始性與合法性不易確認(rèn)。眾所周知，電子文件容易被修改、復(fù)制、拷貝，而且修改以后幾乎不留痕跡，人們難以區(qū)分新舊文件。而在紙質(zhì)文件上進(jìn)行任何修正或篡改都會(huì)留下蛛絲馬跡，因而也就容易被察覺。紙質(zhì)文件因其原始性、合法性與憑證性和完整性，在法律上的效力無可質(zhì)疑，得到國內(nèi)人士和法律界認(rèn)可。
4．保密性強(qiáng)。電子文件的共享性，使電子文件在保密方面存在缺陷，即容易泄密。一些機(jī)密文件，尤其是關(guān)系到國家、社會(huì)安全的重要文件如若泄密，將會(huì)帶來不可估量的損失。
5．對(duì)操作人員要求高。加工處理電子文件需要一定的操作技術(shù)，這也成為一些“機(jī)盲”管理利用電子文件的障礙。目前，有的單位計(jì)算機(jī)設(shè)備沒有完全普及，懂計(jì)算機(jī)、會(huì)操作的人較少，即使會(huì)操作也是半路出家，技術(shù)環(huán)境一旦發(fā)生變化，就難以適應(yīng)和掌握。
綜上所述，不能因?yàn)橛辛穗娮游募蛼仐壖堎|(zhì)文件，更不能將紙質(zhì)文件輸入計(jì)算機(jī)后銷毀紙質(zhì)文件。
四、發(fā)揮電子文件和紙質(zhì)文件優(yōu)勢(shì)，實(shí)行“兩套制”歸檔
就目前情況來看，在相當(dāng)長的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件一并歸檔的現(xiàn)象將長期存在。在工作條件還不十分完善的情況下，實(shí)行“兩套制”歸檔不失為一種比較保險(xiǎn)的辦法�，F(xiàn)在大部分機(jī)關(guān)和部門的文件是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下形成的，在這種情況下，可以將電子文件拷貝和紙質(zhì)文件雙重歸檔。這樣做的好處有二：一是利用紙質(zhì)文件將電子文件的內(nèi)容固定下來，可解決電子文件易變動(dòng)、易被修改的問題，確保其法律效力。二是發(fā)揮電子文件在檢索、傳輸、存儲(chǔ)方面的優(yōu)勢(shì)，可高效、方便地滿足社會(huì)對(duì)電子文件的利用需求。比如，2006年第1號(hào)強(qiáng)臺(tái)風(fēng)“珍珠”5月18日2時(shí)15分在廣東登陸，我縣普降大暴雨，縣城花山溪最高洪水位達(dá)33.93米，超警戒水位1.93米，超保證水位0.13米，給我縣工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)造成極大損失。在抗洪救災(zāi)過程中，縣防汛指揮部共發(fā)出了內(nèi)部明電12份、文件8份、汛情快報(bào)10期，刻錄制作了反映全縣人民抗洪救災(zāi)全過程的《平和縣防御2006年第1號(hào)強(qiáng)臺(tái)風(fēng)“珍珠”專題》影像光盤1盤，這些資料都實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件“兩套制”歸檔，現(xiàn)在查閱起來很方便，可極大地滿足人們了解當(dāng)時(shí)情況的需求。
（作者單位：福建省平和縣防訊辦）
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