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一次與企業(yè)合作接待的難忘經(jīng)歷——辦公宦工作失誤案例
一次與企業(yè)合作接待的難忘經(jīng)歷——辦公宦工作失誤案例姜秀彬
2010年4月6日，我市引進(jìn)的一個大項目舉行奠基儀式，企業(yè)方邀請了市、省及中央等領(lǐng)導(dǎo)40余人。儀式結(jié)束后，企業(yè)在中午及晚上宴請部分領(lǐng)導(dǎo)。整個活動由企業(yè)方負(fù)責(zé)總體安排，市委辦公室協(xié)助承擔(dān)相關(guān)的行政接待工作。由于較少接到類似的與企業(yè)合作的任務(wù)，有些事情考慮不周全，在整個活動中暴露出許多不足之處。
一、銜接不細(xì)致
在接到任務(wù)后，我們把精力主要放在協(xié)助企業(yè)方安排食宿方面。但是，對于辦公室其他科室承擔(dān)的工作不了解，導(dǎo)致職責(zé)不清、分工不明，出現(xiàn)了比較忙亂的現(xiàn)象，這也是后面工作出現(xiàn)失誤的主要原因之一。例一：在安排接待工作時，企業(yè)方說他們負(fù)責(zé)接待手冊的制作，但他們在印制接待手冊的時候，我們沒有主動要求添加上食宿安排表，結(jié)果有些領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)酒店后，沒能在第一時間清楚食宿的具體安排情況，導(dǎo)致服務(wù)滯后、工作忙亂。例二：因為銜接上的不明確，導(dǎo)致中午車輛調(diào)度時場面比較混亂。有部分領(lǐng)導(dǎo)午餐后要離開，督查室工作人員當(dāng)時已經(jīng)在酒店外面調(diào)整大部隊車輛及警車，我們出去以后按照順序又把市、省領(lǐng)導(dǎo)的車輛作了調(diào)整，此時所有領(lǐng)導(dǎo)的車輛及駕駛員都在院子里等候出發(fā)，但是我們想當(dāng)然地以為我市去送行的領(lǐng)導(dǎo)車輛也由督查室人員協(xié)調(diào)安排，所以就沒有再去對接落實，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)從酒店出來后，我們才知道沒有安排送行車輛，而此時送行車輛已無法進(jìn)入現(xiàn)場了，最后用了十多分鐘的時間才將車輛調(diào)整好，延誤了市、省領(lǐng)導(dǎo)出發(fā)。
二、請示匯報不及時
在人員的落實及安排上存在比較大的不足。比如：有一位上級領(lǐng)導(dǎo)飛機(jī)晚點了，市里領(lǐng)導(dǎo)建議單獨安排一桌，但是企業(yè)方堅持安排在主桌預(yù)留位置。我們當(dāng)時則采取了兩種方法：一方面在主桌給上級領(lǐng)導(dǎo)留下位置，一方面單獨給安排了另一個房間，但是安排之后沒有再向領(lǐng)導(dǎo)匯報，上級領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后，接待領(lǐng)導(dǎo)因為不清楚房間安排情況，致使現(xiàn)場比較忙亂。
三、工作不細(xì)致
本次活動范圍比較廣，參與人員比較多，且很多人互相不認(rèn)識。因為企業(yè)方負(fù)責(zé)房卡發(fā)放，領(lǐng)導(dǎo)秘書及司機(jī)的房間及聯(lián)系方式我們都是后來向企業(yè)方索取的，我們這邊沒有積極主動去落實，導(dǎo)致失誤發(fā)生。比如：在安排省領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)的晚餐時，一開始企業(yè)方將用餐地點放在大廳，后來又臨時變更了部分領(lǐng)導(dǎo)工作人員的就餐地點。我們向企業(yè)方索取了有關(guān)省、市領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)的電話，但因為掌握的電話號碼不全且司機(jī)基本上互相不認(rèn)識，此時恰巧有一位省領(lǐng)導(dǎo)的司機(jī)我們以前接觸過，當(dāng)時就讓他幫忙找找，但是最后還是把一位省領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)給落下了，而我們也沒有進(jìn)一步仔細(xì)核實人數(shù)，只是口頭上問了問人都齊了沒有，他們說齊了，我們就讓起菜了，結(jié)果等這位司機(jī)來了后沒有位置了，飯菜也基本上吃完了，我們只好把他安排到另外一桌。
通過這件事情，我們深刻認(rèn)識到了細(xì)節(jié)決定成敗的重要性，我們也明白了與企業(yè)合作時應(yīng)該重點注意的內(nèi)容。因為企業(yè)與機(jī)關(guān)的性質(zhì)不同，所以工作標(biāo)準(zhǔn)、出發(fā)點也就不同。在以后類似的活動中，一定要注意及時與企業(yè)搞好全面對接，不能放手不管，要全盤掌握企業(yè)的工作安排部署及落實情況，全方位地去掌控、核實、協(xié)助、把關(guān)。
（作者單位：山東省萊西市委辦公室）
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