高校公文處理工作常見問題芻議

　　高校公文處理工作常見問題芻議
　　
　　劉星
　　
　　公文作為高校內(nèi)部管理的重要工具，對高校發(fā)展具有重要意義。在高校公文處理的實踐中，卻存在著不少問題，在一定程度上阻礙了公文作用的發(fā)揮，制約了公文處理工作的規(guī)范化和科學化發(fā)展。在長期的公文審核工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，高校公文處理常見問題主要集中在兩個方面：一是公文寫作不夠規(guī)范，影響了公文質(zhì)量的提升；二是公文處理程序不夠規(guī)范，影響了公文效力的發(fā)揮。
　　
　　一、公文質(zhì)量方面存在的問題
　　
　　公文處理是一項嚴肅的工作。為了保證日常工作的順利開展和促進學校各項工作的有序進行，大多高校都制定了公文處理的制度。但是，隨著高校的快速發(fā)展，公文數(shù)量日益增多，對公文處理工作的要求越來越高，尤其在高等教育內(nèi)涵發(fā)展的新階段，公文質(zhì)量的提升具有更為重要的意義。當前，高校公文除了格式不規(guī)范、表述不恰當?shù)瘸Ｒ妴栴}之外，還存在一些特殊問題，給高校辦公室公文審核工作提出了新的課題。
　　
　　1.公文種類使用單一
　　
　　《黨政機關公文處理工作條例》 （以下簡稱絳例》）規(guī)定了15種常見的公文。從使用范圍和規(guī)格來說，除“命令（令）”“公報”“議案”外，其他種類皆可用于高校公文。但目前高校的發(fā)文，尤其是下行文，使用最多的文種是“通知”，且大有用“通知”取代其他文種的趨勢。筆者以為，應根據(jù)文件具體內(nèi)容選擇合適的文種，不能無限量放大一個文種的使用范圍。如高校常有關于表彰優(yōu)秀教師和學生的公文，這類公文主要是為了表揚先進，激勵師生創(chuàng)先爭優(yōu)，一般沒有具體的執(zhí)行要求，屬于知照性公文，用“通報”更為合適。又如“意見”這個文種，1996年印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》首次把“意見”確定為公文文種，2012年發(fā)布的《黨政機關公文處理工作條例》也明確“意見”是常用的15種公文之一，適用于對重要問題提出見解，但時至今日還常常見到《關于印發(fā)（×××意見）的通知》，忽視了“意見”本身就是一個文種，這是很不規(guī)范的。
　　
　　2.公文內(nèi)容照搬上級文件
　　
　　傳達貫徹黨和國家的路線方針政策，或落實上級文件精神，是公文行文的緣由之一。高校這一類公文存在著明顯的問題，就是來文單位在起草公文時機械理解照搬照抄教育部或者省市教工委的文件，以為原封不動才能和上級精神保持一致。這樣的文件往往指導原則多，具體內(nèi)容少，與學校自身實際脫節(jié)，缺乏操作性與針對性，讓人摸不著頭腦。這類文件以規(guī)章制度、實施意見和工作方案類居多，比普通的事務類公文更為復雜，辦文人員在審核的時候，如果不能全面把握學校全局和透徹理解各方面工作，是很難將之修改為一篇合格的公文的。因此，解決問題的根本在于來文單位要結合學校實際，有的放矢地起草文件，辦文人員也要與起草單位充分溝通并加以引導。
　　
　　3.公文語言論文化
　　
　　公文語言要求準確、莊重、精練、嚴謹，這樣才便于理解和執(zhí)行。近幾年來，高校行政工作人員多為碩士及以上學歷者，他們大多經(jīng)過嚴格的專業(yè)訓練，具有一定的研究能力，這有利于培養(yǎng)一支專家型的管理隊伍。在公文處理的實際工作中，筆者卻發(fā)現(xiàn)，一些來文單位起草的公文常使用專業(yè)術語，且通篇用論述的表達方式，讀起來晦澀難懂。誠然，在闡明某項工作指導思想的實施意見類公文中，運用論述的方式是必需的，但一定要適可而止�！督逃�部貫徹落實中央改進工作作風、密切聯(lián)系群眾（八項規(guī)定）和（實施細則）的實施辦法》明確規(guī)定，文件要“減少重要性、必要性等一般性論述”，文件的核心在于“觀點鮮明、言之有物”，尤其在具體工作安排和工作要求等發(fā)文中，要語言清晰明白、一目了然。
　　
　　二、公文辦理程序方面的問題
　　
　　《條例》對公文辦理程序作了統(tǒng)一規(guī)定，高校公文處理工作也有一整套完備的程序，但是，有一些環(huán)節(jié)運行起來總是不太順暢，在一定程度上影響了公文辦理的規(guī)范性和時效性。究其原因，主要有以下幾個方面：
　　
　　1.發(fā)文權限不明造成校級發(fā)文過多
　　
　　當前，從發(fā)文數(shù)量來看，高校發(fā)文呈逐年上升趨勢，這既與高等教育快速發(fā)展、所涉事項日益增多有關，也與學校內(nèi)部發(fā)文權限不確定、職能部門大量升格發(fā)文有關。屬職能部門權限范圍內(nèi)的事項，尤其是事務性工作，本應由職能部門自行發(fā)文，但在實際工作中，職能部門往往愿意以“校發(fā)文”的方式行文，以為這樣既能以“學校”的名義安排事項，又能提高辦文部門對此項工作的重視程度。其實，這樣不僅導致學校發(fā)文數(shù)量不斷增多，給發(fā)文工作帶來壓力，也不利于學校公文的規(guī)范化處理。
　　
　　2.發(fā)文前溝通不暢造成會簽、審核時間過長
　　
　　學校內(nèi)部涉及多個部門聯(lián)合發(fā)文的，需要在發(fā)文前由相關部門會簽。如果擬文單位在擬稿前沒有和相關部門有效溝通，還存在一定的有分歧，則文件的審核周期就不可控了。 《條例》明確提出“涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文”。文件中有關事項的協(xié)商應在起草環(huán)節(jié)進行，向后推到審核環(huán)節(jié)，只會進一步加大公文處理的難度，延長公文處理的時間，降低公文處理的效率。
　　
　　3.辦理時限太緊造成急件頻發(fā)
　　
　　在實際工作中，有一種情況比較常見，即發(fā)文單位對文件辦理要求比較急，剛提交文件就希望馬上印發(fā)。公文處理有初審、審核、簽發(fā)等程序，需要一定的時間，且辦公室往往會同時接收到好幾個部門提交的文件，只能根據(jù)輕重緩急作出安排。雖然辦文人員應堅持特事特辦、急件急辦，但是“特事”和“急件”太多，就會打亂正常的工作頻率和節(jié)奏，忙中出錯。仔細分析這些“急件”，除了有少部分確實屬于“急件”外，更多的則是普通件。
　　
　　三、進一步做好高校公文處理工作的對策
　　
　　上述問題的出現(xiàn)，折射出高校的公文處理工作還存在著諸多不盡如人意之處，也在一定程度上凸現(xiàn)了高校內(nèi)部管理方面的問題。黨中央在“八項規(guī)定”中提出要“精簡文件簡報，切實改進文風”，為我們解決上述問題指明了方向。我們應從制度、培訓、協(xié)調(diào)等方面人手，對癥下藥，理順公文處理中各個環(huán)節(jié)的關系，提高公文質(zhì)量和高校內(nèi)部管理水平。
　　
　　1.以完善的制度作為保障
　　
　　要按照《條例》規(guī)定，修訂學校的公文處理辦法，并緊密聯(lián)系中央“八項規(guī)定”，貫徹落實“精簡文件、改進文風”的精神。以辦法為綱，結合學校實際，對公文的辦理程序、發(fā)文要求、辦理原則、公文寫作和公文格式等作出詳細規(guī)定，著力解決存在的突出問題。提倡“短、實、新”文風，要求文件做到觀點鮮明、條理清晰、言之有物；詳細規(guī)定適合高校使用的常用文種，框定每個文種的適用范圍；明確校院兩級發(fā)文權限，規(guī)范發(fā)文規(guī)格，避免升級發(fā)文；理順行文關系，規(guī)范發(fā)文流程，嚴格發(fā)文要求，盡量減少急件、錯件；嚴把發(fā)文質(zhì)量關，建立發(fā)文退回機制，將有質(zhì)量問題的文件第一時間退回來文單位，修改后再予以提交。
　　
　　2.以人員的培訓作為抓手
　　
　　公文處理工作要規(guī)范、科學，有一支高素質(zhì)的工作人員隊伍是關鍵。要加大對學校辦公室辦文人員的培訓力度，著力增強三個方面的能力：一是對政策的理解和把握能力，二是對學校全局和中心工作的研究能力，三是公文審核、寫作等方面的業(yè)務能力，讓辦文人員爭取成為公文審校和寫作方面的“專家”。要在學校各二級單位明確專職或兼職的文秘人員，學校辦公室負責對他們開展業(yè)務培訓，結合常見問題，重點就公文基礎知識、公文寫作方法、公文文種使用、公文送轉程序等開展培訓，確保公文質(zhì)量的提升。
　　
　　3.以高效的協(xié)調(diào)作為基礎
　　
　　協(xié)調(diào)是公文處理工作中的重要環(huán)節(jié)，尤其在公文審核過程中，與來文單位充分溝通，對于及時解決問題，保證公文正常運轉至關重要。協(xié)調(diào)中要將原則性和靈活性相結合。要嚴格按照制度要求辦文，對于不按照公文辦理流程辦文的，要向來文單位說明情況，爭取來文單位的理解和支持；對送審文件中內(nèi)容不清楚、難以理解的地方，要及時向來文單位請教；對不合規(guī)范的文件，應堅持原則，退回來文單位，讓其修改后再次報送。同時，協(xié)調(diào)要講究藝術性，堅持靈活性，多站在來文單位的立場上思考，尊重他人的意見和想法。核稿人員修改后，應與來文單位再次確認，并將修改稿發(fā)給他們，提請他們注意文稿中出現(xiàn)的問題，避免再次出現(xiàn)類似問題。
　　
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