辦公室文件管理制度

　　辦公室文件管理制度（一）

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　　一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準(zhǔn)確，促進(jìn)學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級(jí)部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級(jí)主管部門下達(dá)的各類公文，以及各部門上報(bào)的各類文件資料。

　　三、文件收發(fā)要做到仔細(xì)、認(rèn)真、及時(shí)、完整。

　�。ǘ�）收文制度：

　　1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細(xì)、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認(rèn)。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯(lián)絡(luò)員在校團(tuán)委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團(tuán)委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時(shí)將文件送達(dá)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)歸還辦公室。

　　4、分團(tuán)委各部門每月月初和月末應(yīng)按時(shí)上交當(dāng)月的工作計(jì)劃及總結(jié)。如要舉辦活動(dòng)，應(yīng)上交相應(yīng)的計(jì)劃和總結(jié)，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

　　5、各部門上交的計(jì)劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的打印搞應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真、如實(shí)的做好各項(xiàng)登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。

　　7、分團(tuán)委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內(nèi)容，查閱時(shí)應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準(zhǔn)。

　�。ㄈ�）、發(fā)文制度：

　　1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級(jí)部門請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

　　2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

　　3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

　　5、對(duì)每一號(hào)文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號(hào)順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　注：本管理制度由土建學(xué)院分團(tuán)委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動(dòng)，以分團(tuán)委辦公室最新制度為準(zhǔn)。

　　土木工程與建筑學(xué)院分團(tuán)委辦公室

　　辦公室文件管理制度（二）

　　一、目的

　　為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規(guī)定。

　　二、適用范圍

　　本企業(yè)個(gè)部門文件柜、資料柜、墻柜等。

　　三、細(xì)則

　　1、各部門辦公室必須按規(guī)定的流程申請(qǐng)、購買文件柜。

　　2、各部門辦公室必須充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場(chǎng)不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強(qiáng)制收回。

　　3、文件柜必須定置擺放，文件柜內(nèi)的物品也必須分類并定置擺放。

　　4、做好文件柜的標(biāo)識(shí)，具體做到以下兩點(diǎn)。

　�。�1）文件柜表面貼上標(biāo)簽，且一律貼在門的右上角。

　�。�2）文件柜內(nèi)貼有“物品清單”，(www.htc668.com)且一律貼在右門的左上角。

　　5、文件柜物品必須按“物品清單”擺放整齊。

　　6、文件柜內(nèi)資料必須編號(hào)，分類擺放。

　　7、文件必須裝在文件夾內(nèi)，文件夾必須有文件目錄及編號(hào)。

　　8、文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。

　　9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報(bào)維修，不得擅自撬文件柜。故意損壞者，照價(jià)賠償。

　　10、各部門辦公室必須建立文件柜管理臺(tái)賬。

　　11、各部門辦公室必須于每月月底自查文件柜，將自查結(jié)果報(bào)有關(guān)部門。

　　12、本規(guī)定由7S活動(dòng)推行委員會(huì)辦公室起草。

　　13、本規(guī)定接受權(quán)屬于“7S檢查小組”

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