公司檔案管理制度實用[15篇]
在日新月異的現(xiàn)代社會中，很多地方都會使用到制度，制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家整理的公司檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
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公司檔案管理制度1
為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。
5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。
5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄。
6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。
6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。
6.1.1.4與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。
6.1.1.5上級有關安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。
6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結。
6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。
6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內(nèi)容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料；
6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內(nèi)容；
6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；
6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件；
6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業(yè)技術人員（或?qū)＜遥⿲χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據(jù)復印件等。
6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。
6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的'其他記錄資料等。
6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續(xù)完備；
6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發(fā)放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。
6.6.2對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。
6.7.2記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規(guī)定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。
公司檔案管理制度2
為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
1、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。
3、公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。
4、各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。
5、各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。
6、各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
7、安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領導小組人員名單及變動記錄。
8、安全生產(chǎn)組織機構、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。
9、安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔）等文件。
10、與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。
11、上級有關安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。
12、安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關資格證書）。
13、年度安全生產(chǎn)工作總結和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結。
14、安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。
15、安全生產(chǎn)教育培訓臺賬包括以下方面內(nèi)容：
16、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業(yè)人員教育）、學習、活動資料；
17、危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
18、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
19、重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；
20、針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內(nèi)容；
21、重大危險源監(jiān)督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；
22、職業(yè)健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓證明（復印件）；
23、職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件；
24、年度職業(yè)健康計劃和實施方案，個人防護用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；
25、用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）
26、相關方單位資質(zhì)及簽訂的`安全協(xié)議（合同）、安全告知等；
27、相關方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復印件）；
28、外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
29、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
30、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
33、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業(yè)技術人員（或?qū)＜遥⿲χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報告；
34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：
36、按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
37、安全工作費用投入過程中相關票據(jù)復印件等。
38、《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。
39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。
40、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認手續(xù)完備；
41、各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
42、各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；
43、檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
44、各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
45、記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應說明理由，并將該項用雙斜杠劃去；
46、各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
47、記錄填寫應與運行活動同步進行，不得后補或編造。
48、各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
49、記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后，方可使用或復制，并由各部相關部門記錄管理人負責登記發(fā)放。
50、各部門的記錄需借閱或復制者要經(jīng)相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負責人審核，經(jīng)安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。
52、對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
53、各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標識，便于查閱并可追溯相關活動。
54、記錄應存放于通風、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
55、文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規(guī)定或《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
56、公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監(jiān)督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
57、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。
公司檔案管理制度3
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統(tǒng)：土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的`重要依據(jù)，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。
公司檔案管理制度4
為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責
�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統(tǒng)。
�。ǘ┴攧詹孔孕凶龊萌粘n案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
�。ㄈ┢渌块T由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；
�。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
（一）上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；
（二）本公司的請示與上級機關的批復；
（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書；
�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒拥膱蟾�、總結；
�。ㄎ澹┍竟局朴喌挠媱潯⒎桨�、統(tǒng)計、財務、工作總結；
�。┚C治工作材料；
�。ㄆ撸┍竟九c有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；
（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；
�。ň牛┍竟韭毠趧�、工資、福利方面的.文件材料；
�。ㄊ┚哂斜４鎯r值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
�。ㄊ唬⿻嫅{證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務活動的重要史料和證據(jù)。
六、檔案的收集與歸檔
�。ㄒ唬┏修k部門或主辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻�、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。
�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。
（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。
七、檔案的保管
�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。
（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
（三）檔案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復制。
（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。
�。ㄎ澹┟磕陮n案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
�。ㄒ唬n案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；
（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
（四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；
（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。
�。w還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。
九、檔案室保密制度
�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。
�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴格遵守有關保密規(guī)定。
�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。
�。ㄋ模┩鈫挝徊殚啞⒔栝喢芗墮n案，須經(jīng)綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可提供。
�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
�。n案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷毀
鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規(guī)定并結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：
�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；
（二）反映公司一般經(jīng)營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；
（三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。
（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。
（五）經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。
�。┙�(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。
公司檔案管理制度5
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的.人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度6
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的`文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內(nèi),嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
公司檔案管理制度7
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務或即將發(fā)生業(yè)務的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責
公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負責；各部門經(jīng)理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。
第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法
一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項資料：
1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶特征。服務區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點等。
3、業(yè)務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關系、與本公司的'業(yè)務聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次�？蛻魴n案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負責管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批準；部門級客戶檔案由部門經(jīng)理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經(jīng)理批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對數(shù)據(jù)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度8
一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術干部、管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告?zhèn)�人有關事項的材料。
(3)各種鑒定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執(zhí)紀執(zhí)法部門形成的'涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規(guī)定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：
(1)檔案要通過機要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
七、凡歸檔的材料，均應經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關";需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(2)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(3)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高業(yè)務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
公司檔案管理制度9
第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的.剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度10
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。
三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關文書部門或業(yè)務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關檔案室，并辦理移交手續(xù)。
國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的`歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業(yè)材料。
3、 整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設機構按先后順序排好，然后將各內(nèi)設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管jU長批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關人員泄漏,違者按有關規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。
公司檔案管理制度11
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的`公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業(yè)務工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
公司檔案管理制度12
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案相關規(guī)定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準后借閱的.人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度13
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術文件：專業(yè)技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的`電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術資料的管理
1、專業(yè)技術資料除另有規(guī)定外，公司指定技術部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
公司檔案管理制度14
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的.利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案管理制度15
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的.檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
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