物業(yè)客戶管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，越來越多地方需要用到制度，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編精心整理的物業(yè)客戶管理制度，希望能夠幫助到大家。
物業(yè)客戶管理制度1
一、安全職責(zé)
1、嚴(yán)格執(zhí)行公司的各項(xiàng)管理制度;
2、負(fù)責(zé)制定各項(xiàng)安全護(hù)衛(wèi)職責(zé)制度，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，對(duì)公司管理區(qū)域?qū)嵤┌踩O(jiān)督;
3、負(fù)責(zé)小區(qū)消防設(shè)施的監(jiān)護(hù)和公共服務(wù)場(chǎng)所安全防范的督察;
4、做好公司管理區(qū)域內(nèi)的管理工作，涉及違法案件的藥及時(shí)移交派出所，業(yè)務(wù)上自覺接受派出所指導(dǎo);
5、查處公司管理區(qū)域內(nèi)因員工玩忽職守而發(fā)生的治安、刑事案件和火災(zāi)事故;
6、建立健全和管理好系統(tǒng)檔案資料;
7、抓好護(hù)衛(wèi)隊(duì)思想政治教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn);
8、做好新接物業(yè)護(hù)衛(wèi)工作人員的'崗位設(shè)置和物品配備的統(tǒng)籌策劃工作;
9、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
二、護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)
1、護(hù)衛(wèi)員上崗必須穿著統(tǒng)一制服，佩戴統(tǒng)一的工號(hào)，儀容嚴(yán)整;
2、糾正違章時(shí)必須先敬禮，做到文明服務(wù)，禮貌待人;
3、上崗時(shí)要認(rèn)真檢查設(shè)備、設(shè)施，認(rèn)真做好安全防范工作，發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)立即查明情況，排除險(xiǎn)情，并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，確保小區(qū)的安全;
4、堅(jiān)守崗位，提高警惕，發(fā)現(xiàn)違法犯罪分子要勇于與之斗爭(zhēng)并設(shè)法將其抓獲;
5、熟悉本崗位任務(wù)和工作程序，預(yù)防案件、事故發(fā)生，力爭(zhēng)做到萬無一失;
6、愛護(hù)設(shè)施設(shè)備、公共財(cái)物，對(duì)小區(qū)的一切設(shè)施、財(cái)物不得隨便移動(dòng)及亂用;
7、熟悉小區(qū)的消防系統(tǒng)及消防器材的安裝位置，掌握各種滅火器材的使用方法，遇到突發(fā)事件能正確進(jìn)行處理;
8、值班時(shí)間，對(duì)崗位內(nèi)發(fā)生的各種情況要及時(shí)認(rèn)真處理，并作好記錄;
9、熟悉小區(qū)內(nèi)公共設(shè)施情況，巡查、登記公共設(shè)施完好及損壞情況;
10、嚴(yán)格執(zhí)行交接班制度，認(rèn)真做好交接記錄;
11、對(duì)進(jìn)入小區(qū)內(nèi)的可疑人員、可疑車輛要進(jìn)行盤問和檢查;
12、對(duì)進(jìn)入小區(qū)內(nèi)的陌生車輛要進(jìn)行登記;
13、對(duì)發(fā)生在護(hù)衛(wèi)區(qū)的刑事案件或治安案件，有保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、保護(hù)證據(jù)、維護(hù)秩序及提供請(qǐng)客的職責(zé);
14、熟悉本管理區(qū)域內(nèi)公共設(shè)備、設(shè)施及業(yè)主的基本情況;
15、認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
三、門崗、巡邏崗位職責(zé)
1、24小時(shí)嚴(yán)密監(jiān)視護(hù)衛(wèi)對(duì)象的各種情況，發(fā)現(xiàn)可疑或不安全跡象及時(shí)處置，必要時(shí)相領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，且隨時(shí)匯報(bào)變動(dòng)情況直到問題處理完畢;
2、掌握業(yè)主的來客動(dòng)態(tài)，維護(hù)小區(qū)秩序;
3、嚴(yán)格執(zhí)行來客登記制度，對(duì)身份不明無任何證件、形跡可疑者，應(yīng)禁止其入內(nèi);
4、熟悉小區(qū)內(nèi)住戶的基本情況;
5、做好執(zhí)勤記錄，接班人員未上崗，不準(zhǔn)下崗，嚴(yán)格執(zhí)行交接班制度，做到交接清楚，職責(zé)明確;
6、嚴(yán)格執(zhí)行24小時(shí)巡邏制度;
7、對(duì)于進(jìn)入小區(qū)的各類人員，必須認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)證登記方可放行;
8、對(duì)于進(jìn)入小區(qū)內(nèi)的陌生車輛認(rèn)真登記方可進(jìn)入。
物業(yè)客戶管理制度2
物業(yè)客戶投訴管理制度旨在建立一套有序、高效且公正的處理機(jī)制，確�？蛻舻臋�(quán)益得到保障，同時(shí)也為物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的`持續(xù)改進(jìn)提供參考依據(jù)。該制度涵蓋了以下幾個(gè)核心部分：
1、投訴接收與記錄
2、投訴分類與評(píng)估
3、投訴處理流程
4、責(zé)任人分配與跟進(jìn)
5、解決方案制定與執(zhí)行
6、客戶反饋與滿意度調(diào)查
7、數(shù)據(jù)分析與服務(wù)改進(jìn)
8、員工培訓(xùn)與教育
內(nèi)容概述：
1、客戶投訴渠道的設(shè)立，包括電話、電子郵件、現(xiàn)場(chǎng)接待等多種方式。
2、投訴信息的詳細(xì)記錄，包括投訴人的基本信息、投訴內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等。
3、對(duì)投訴進(jìn)行分類，如環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施維護(hù)、安全問題、服務(wù)態(tài)度等。
4、設(shè)立投訴處理時(shí)限，確�？焖夙憫�(yīng)客戶需求。
5、確定責(zé)任人，明確處理流程，包括初步調(diào)查、問題定位、責(zé)任歸屬、解決方案制定等步驟。
6、制定并實(shí)施解決方案，確保客戶滿意，必要時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。
7、定期收集客戶滿意度反饋，了解投訴處理效果。
8、通過對(duì)投訴數(shù)據(jù)的分析，識(shí)別服務(wù)短板，提出改進(jìn)措施，提升物業(yè)管理水平。
物業(yè)客戶管理制度3
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶檔案管理制度
一。制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的.良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三。適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；
4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5. 接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)客戶管理制度4
一、 客戶檔案屬絕密文件，任何人均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度;
二、 客戶檔案由專人管理，任何人未經(jīng)客戶書面授權(quán)無權(quán)向他人提供客戶任何檔案資料及其他相關(guān)資料;
三、 如因工作需要查閱客戶相關(guān)資料時(shí)，必須征得客服主管批準(zhǔn)方可查閱;
四、 經(jīng)客服主管批準(zhǔn)查閱資料的人員，在查閱相關(guān)信息時(shí)，應(yīng)由客服部檔案管理負(fù)責(zé)人在驗(yàn)證領(lǐng)導(dǎo)批示后，方可進(jìn)行查閱并將相關(guān)信息告訴查閱人。嚴(yán)禁查閱人自行領(lǐng)出、復(fù)印或翻查客戶資料;
五、 客戶資料均應(yīng)整齊碼放在文件柜內(nèi)，并粘貼醒目標(biāo)識(shí)以便于查閱，每戶一檔，資料齊全。并及時(shí)更新相關(guān)資料;
六、 資料檔案柜的鑰匙，由指定客服部檔案管理負(fù)責(zé)人保存，隨身攜帶，認(rèn)真交接、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。嚴(yán)禁將檔案柜鑰匙隨意亂放及借于他人。
七、 客戶檔案的內(nèi)容
(一) 經(jīng)客戶簽署后的《業(yè)主公約》。
(二) 經(jīng)客戶簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(三) 《客戶家庭情況登記表》。
(四) 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(五) 《客戶入住驗(yàn)房表》。
(六) 客戶驗(yàn)房整改銷項(xiàng)記錄
(七) 裝修檔案：裝修施工單位資料、《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙、裝修現(xiàn)場(chǎng)巡視記錄等裝修相關(guān)文件。
(八) 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(九)客戶的'有關(guān)證件復(fù)印件。
(十)客戶產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件)。
(十一) 客戶違規(guī)事項(xiàng)與繳費(fèi)記錄
(十二) 客戶維修記錄
(十三) 客戶與管理處往來文件
(十四) 其他應(yīng)保存的資料。
(十五) 放行條
(十六) 委托書
物業(yè)客戶管理制度5
1、問候語:您好、早、早上好、下午好、路上辛苦了、您來了;
2、歡迎語:歡迎您來我們住宅小區(qū)、歡迎您入住小區(qū)、歡迎光臨;
3、祝福語:恭喜、祝您節(jié)日愉快、祝您圣誕快樂、祝您新年快樂、祝您生日快樂、祝您新婚快樂、祝您新春快樂、恭喜發(fā)財(cái);
4、告別語:再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎您下次再來;
5、道歉語:對(duì)不起、請(qǐng)?jiān)彙⒋驍_您了、失禮了;
6、道謝語:謝謝、非常感謝;
7、應(yīng)答語:是的、好的`、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做了;
8、征詢語:請(qǐng)問您有什么事我能為您做什么嗎需要我?guī)湍鍪裁磫崮袆e的事嗎
9、請(qǐng)求語:請(qǐng)你協(xié)助我們……、請(qǐng)您……好嗎
10、商量語:……您看這樣好不好
11、解釋語:很抱歉,這種情況,公司的規(guī)定是這樣的;
12、基本禮貌用語10字:您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見
物業(yè)客戶管理制度6
為樹立物公司的良好形象，體現(xiàn)“關(guān)愛無處不在”的公司宗旨，現(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂以下管理制度：
1、前臺(tái)接待工作：
A必須做到面帶微笑、熱情接待、禮貌服務(wù)、用語文明；
B對(duì)接待服務(wù)作好記錄，對(duì)需要解決的問題及時(shí)通知相關(guān)部門處理，并作好回訪及其相關(guān)記錄；
C負(fù)責(zé)投訴、報(bào)修的受理和跟蹤，報(bào)修單內(nèi)容填寫詳實(shí)，并將處理結(jié)果上報(bào)部門主管；
D負(fù)責(zé)電話回訪的記錄，及相關(guān)工作，且記錄內(nèi)容要詳實(shí)清楚，E負(fù)責(zé)辦理業(yè)主房屋裝修的相關(guān)手續(xù)；
2、日常巡查工作：客戶接待對(duì)轄區(qū)樓宇的設(shè)施設(shè)備完好率、綠化、保潔、協(xié)管隊(duì)保衛(wèi)工作等的巡查必須在每日9：30前完成，并做好巡查記錄。發(fā)現(xiàn)的問題均以工作聯(lián)系單的形式交部門主管，并根據(jù)工作安排作好跟蹤檢查。對(duì)問題的'處理結(jié)果報(bào)部門主管；
3、對(duì)裝修的監(jiān)管、巡查工作：對(duì)轄區(qū)裝修情況必須詳細(xì)了解：1）進(jìn)度情況；2）施工情況；3）進(jìn)場(chǎng)工人證件，并作好巡查登記；
4、空置房管理工作：每月定時(shí)對(duì)空置房進(jìn)行檢查，使其保持設(shè)施完好、衛(wèi)生清潔。對(duì)存在問題及時(shí)填寫工作聯(lián)系單交部門主管。根據(jù)工作安排作好跟蹤檢查，對(duì)處理結(jié)果報(bào)部門主管，并作好巡查記錄；
5、業(yè)主回訪工作：為加強(qiáng)物業(yè)公司與業(yè)主之間的溝通與交流，使物業(yè)公司的工作得以順利的開展，得到業(yè)主的理解與支持，特實(shí)行業(yè)主回訪制。即客戶接待對(duì)自己所轄區(qū)域進(jìn)行回訪，每月不少于10戶，并填寫回訪情況記錄。及時(shí)將相關(guān)信息反饋至部門主管，并對(duì)業(yè)主投訴的問題作出及時(shí)有效處理，同時(shí)作好跟蹤檢查。
物業(yè)客戶管理制度7
為充分保證客戶檔案保密，并保證售后服務(wù)工作的順利進(jìn)行，特制訂以下規(guī)則供遵守執(zhí)行：
一、營(yíng)銷部為客戶檔案的主要收集整理者，應(yīng)每天由售樓部負(fù)責(zé)將來訪客戶、成交客戶等資料上報(bào)給銷售經(jīng)理，營(yíng)銷經(jīng)理每周分類整理一次后歸檔，同時(shí)復(fù)印一份交總經(jīng)理，并由總經(jīng)理指派相關(guān)部門專門保管。
二、售樓員不可以私自保存客戶檔案，違者視為嚴(yán)重違反公司紀(jì)律。
三、售樓員要查閱客戶檔案，應(yīng)征得營(yíng)銷經(jīng)理同意并同時(shí)知會(huì)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理方可。
四、銷售經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)定期跟蹤回訪客戶，并及時(shí)將客戶情況的變化進(jìn)行檔案的`更改。
物業(yè)客戶管理制度8
一：弄清投訴定義
眾所周知，物業(yè)管理是寓服務(wù)、管理、經(jīng)營(yíng)為一體的服務(wù)性行業(yè)，而作為服務(wù)性行業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)要想杜絕業(yè)主住戶投訴是完全不可能的。你做得很出色，業(yè)主住戶不一定會(huì)贊揚(yáng)你，而一旦你做得不夠好，業(yè)主住戶就一定會(huì)投訴你。
為何投訴呢？它是指業(yè)主住戶（即物業(yè)所有人和使用人）在使用物業(yè)或享受服務(wù)的過程中，由于對(duì)房屋質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、毗鄰關(guān)系以及服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等產(chǎn)生不滿情緒或抱怨，而提請(qǐng)物業(yè)管理企業(yè)解決處理，或者直接向有關(guān)主管部門反映的行為。處理投訴，是物業(yè)管理企業(yè)日常管理與服務(wù)工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是與業(yè)主住戶直接交流與溝通的最佳方式。
二：剖析投訴成因
俗話說：“金無赤足，人無完人”，盡管物業(yè)管理公司盡心盡力、盡職盡責(zé)，但也不可能把工作做到十全十美，無懈可擊。因此，投訴也就在所難免。產(chǎn)生投訴的原因，可以歸納為以下幾點(diǎn)：
1.房屋質(zhì)量方面：如房屋滲水、內(nèi)外墻體開裂、管道裂縫或堵塞、下水道不暢通等等。
2.物業(yè)配套方面：如水電、煤氣或有線電視、防盜系統(tǒng)等未到位，垃圾房布置不合理，沒有足夠的車輛停放場(chǎng)所，沒有休閑與娛樂場(chǎng)所或活動(dòng)室。
3.設(shè)備設(shè)施方面：如電梯經(jīng)常出故障，防盜門禁電子系統(tǒng)無法正常使用等。
4.服務(wù)技巧方面：如服務(wù)態(tài)度：如物業(yè)管理人員禮儀禮節(jié)欠佳，出言不遜，態(tài)度生硬，橫眉冷眼等。 服務(wù)時(shí)效：如工作效率低、處理問題速度慢，維修不及時(shí)，辦事拖拉等。務(wù)質(zhì)量：如人身、財(cái)產(chǎn)的安全得不到保障，環(huán)境衛(wèi)生臟、亂、差，綠化區(qū)域內(nèi)雜草叢生，維修返修率高等。服務(wù)項(xiàng)目：主要是指物業(yè)管理企業(yè)所提供的物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目單一，不能滿足各類不同層次業(yè)主的需求。
5.管理費(fèi)用方面：主要是對(duì)物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、各種分?jǐn)傎M(fèi)用等感到不滿：如認(rèn)為物業(yè)管理費(fèi)太高，各類公共能耗等費(fèi)用的分?jǐn)偛痪虿缓侠淼取?/p>
6.突發(fā)事件方面：如突然停電，被困于電梯，室內(nèi)被盜、家室浸水，遭受意外的火災(zāi)、車輛的丟失、私人物件被損等。
7.相鄰關(guān)系方面：主要是由于業(yè)戶與相鄰業(yè)戶之間產(chǎn)生的矛盾協(xié)調(diào)不成而轉(zhuǎn)至物業(yè)管理企業(yè)的各類投訴：如漏水、噪音等等。
三：洞察投訴動(dòng)機(jī)，充分了解物業(yè)管理投訴者及其心態(tài)是物業(yè)管理從業(yè)人員處理物業(yè)管理投訴的'關(guān)鍵所在，知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆。
1、投訴者的類別：
A.職業(yè)投訴者。這些人不間斷地以不同的理由進(jìn)行投訴，希望通過這樣的途徑能直接或間接的獲得經(jīng)濟(jì)上的更多的收益或補(bǔ)償，以及為其提供超高的服務(wù)水準(zhǔn)。投訴的內(nèi)容往往是小問題，但投訴者總是試圖以之夸大。
B.問題投訴者。在物業(yè)管理投訴項(xiàng)目中，絕大多數(shù)都屬于這一類，他們對(duì)所出現(xiàn)的問題感到不滿，但不想小題大做只想將問題或不滿通過各種有效途徑進(jìn)行反映，以求得到妥善處理。
C.潛在投訴者。這類投訴者有其合理的投訴事由，但出于某種原因的考慮并不想進(jìn)行投訴，盡管有時(shí)也會(huì)向自己的親朋好友“訴苦”或不間斷地發(fā)牢騷、埋怨。此類投訴者只有在被“逼上梁山”才會(huì)轉(zhuǎn)為問題投訴者。
2、投訴者的心態(tài)
A.心態(tài)之一：求尊重。這主要是指那些有身份地位、有財(cái)富及其他類型（如自我感覺良好等）的業(yè)主，他們往往口氣大，來勢(shì)猛，有時(shí)甚至還大吵大鬧，盛氣凌人。他們力圖通過這一系列行為向物業(yè)管理企業(yè)提示：你要關(guān)注我、尊重我、要不折不扣的為我辦事等。
B.心態(tài)之二：求發(fā)泄。這種心態(tài)類型的業(yè)主，由于他在工作上、家庭生活中受到不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通過對(duì)某一件小事甚至想盡辦法尋找投訴點(diǎn)，發(fā)泄心中的郁悶或不快，以此來滿足心理上的安慰。
C.心態(tài)之三：求補(bǔ)償。“表里不一”是這種類型業(yè)戶最好的心態(tài)表述。這種人來勢(shì)往往不兇猛，來了以后并不是單刀直入，而是甜言蜜語、夸這贊那，弄的物業(yè)管理人員暈頭轉(zhuǎn)向，在未來得及還神時(shí)，突然直截了當(dāng)?shù)胤崔D(zhuǎn)話鋒，正式切入主題，目的是要獲得經(jīng)濟(jì)上的補(bǔ)償。
D.心態(tài)之四：求解決。業(yè)戶確實(shí)遇到問題，希望通過物業(yè)管理企業(yè)幫助或協(xié)調(diào)解決。
物業(yè)客戶管理制度9
1.客戶投訴須堅(jiān)持"五清楚，一報(bào)告"的處理原則：
�。�1）聽清楚：在接待客戶投訴時(shí)，應(yīng)耐心聽客戶講完，聽清客戶投訴的內(nèi)容，不得打斷客戶說話，更不能急于表態(tài)。
�。�2）問清楚：待客戶講完后，要進(jìn)一步問清有關(guān)情況，切忌與客戶正面辯駁，應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)客戶敘述清楚實(shí)際情況。
�。�3）跟清楚：受理客戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復(fù)客戶為止。對(duì)不能解決的投訴，應(yīng)婉轉(zhuǎn)地向客戶講清楚，并確定下次回復(fù)的`時(shí)間。
�。�4）復(fù)清楚：對(duì)客戶的投訴在充分了解情況后，應(yīng)及時(shí)把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)客戶，以表明客戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的解決。
�。�5）記清楚：處理客戶投訴后，應(yīng)把投訴的事項(xiàng)、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于客戶意見處理表內(nèi)，由客戶確認(rèn)后收回存檔。
�。�6）報(bào)告：重大投訴，必須馬上報(bào)告部門經(jīng)理和物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)。
2.客戶投訴處理程序：
�。�4）一般性投訴：當(dāng)接到一般性投訴時(shí)，將投訴情況記錄在《客戶投訴記錄表》上，及時(shí)向職能部門進(jìn)行信息傳遞并立即將情況回復(fù)客戶。
（5）通過物業(yè)管理中心處理的一般性投訴有：大廈內(nèi)裝修噪音滋擾他人辦公；衛(wèi)生間等公共設(shè)施使用出現(xiàn)故障和問題；客戶室內(nèi)設(shè)施需要維修；客戶郵件、報(bào)紙遺失或欠收；大廈公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生及綠化花木問題；大廈鼠蟲害防治問題；涉及物業(yè)管理中心所提供的各類服務(wù)問題。
�。�6）重大投訴：遇到重大投訴，須將投訴事項(xiàng)及時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理和中心領(lǐng)導(dǎo)并向投訴客戶解釋原因，確定回復(fù)時(shí)間；重大或突發(fā)事件包括：火災(zāi)、電梯困人、爆炸、突發(fā)性停電、水浸、盜竊等破壞性行為、刑事案件、客戶集體投訴（三家以上）、中央空調(diào)主機(jī)、發(fā)電機(jī)、高低壓電柜、通訊設(shè)備等主要設(shè)備設(shè)施故障、大廈主題結(jié)構(gòu)遭受破壞等。
（7）書面投訴：對(duì)客戶的書面投訴，確認(rèn)投訴性質(zhì)以書面形式回復(fù)客戶。
�。�8）投訴匯總：每月對(duì)投訴進(jìn)行一次匯總，記錄在《客戶月投訴統(tǒng)計(jì)表》上，并根據(jù)客戶投訴情況，進(jìn)行客戶回訪。
物業(yè)客戶管理制度10
小區(qū)物業(yè)客戶管理之管理費(fèi)
管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及收繳規(guī)定
為保障住戶在本物業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益,以達(dá)到投資保值和升值的效果,因此各業(yè)主/住戶亦需要承擔(dān)本物業(yè)之保養(yǎng)、維修及日常管理開支等費(fèi)用,按時(shí)交納管理費(fèi)。
1 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的核定:
1.1 根據(jù)政府物業(yè)管理服務(wù)收費(fèi)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)及配套設(shè)施的檔次、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理服務(wù)收費(fèi)行情,進(jìn)行合理收費(fèi)。
2 費(fèi)用使用:
2.1 管理費(fèi)主要用以支付下列各項(xiàng)之費(fèi)用:
1)管理服務(wù)人員的工資、社會(huì)保險(xiǎn)和按規(guī)定提取的福利費(fèi)等;
2)物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的日常運(yùn)行、維護(hù)費(fèi)用;
3)物業(yè)管理區(qū)域清潔衛(wèi)生費(fèi)用;
4)物業(yè)管理區(qū)域綠化養(yǎng)護(hù)費(fèi)用;
5)物業(yè)管理區(qū)域秩序維護(hù)費(fèi)用;
6)辦公費(fèi)用;
7)物業(yè)管理企業(yè)固定資產(chǎn)折舊;
8)物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備及公眾責(zé)任保險(xiǎn)費(fèi)用;
9)經(jīng)業(yè)主同意的其它費(fèi)用。
3 現(xiàn)行之管理費(fèi)金額可隨日后實(shí)際開支而調(diào)整,調(diào)整前會(huì)先通告各住戶,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)批準(zhǔn)或物價(jià)部門批準(zhǔn)。
4 交費(fèi)辦法:
4.1 住戶入伙前必須到物業(yè)管理公司指定的銀行開辦存折,日后一切費(fèi)用均由銀行代收,除入伙期間到物業(yè)公司交費(fèi)外。
4.2 住戶入伙后,應(yīng)每月按規(guī)定繳交管理費(fèi)和水、電及其他有關(guān)費(fèi)用,財(cái)務(wù)部每月月底將住戶本月發(fā)生的費(fèi)用通知單輸出并由客服部安排送達(dá)住戶,住戶須在次月十日前將費(fèi)用存入指定的銀行繳清費(fèi)用。
4.3 如在交款期內(nèi)未收到住戶的'付款,物業(yè)管理公司將采取有效的措施來催促住戶繳款,并從逾期之日起按所欠費(fèi)用每天千分之三計(jì)收違約金。
4.4 住戶如對(duì)交款通知單所列金額有異議,可在交款期的前五天與物業(yè)管理公司聯(lián)系,但不可借故拖延付款。如屬技術(shù)問題,短時(shí)間無法解決,應(yīng)經(jīng)物業(yè)管理公司確認(rèn)同意,可以延期。
4.5 各項(xiàng)繳交費(fèi)用以銀行回單到達(dá)物業(yè)管理公司為準(zhǔn),到達(dá)后住戶可向物業(yè)管理公司索取財(cái)務(wù)票據(jù)。
物業(yè)客戶管理制度11
目的
1、樹立良好企業(yè)形象，共同維護(hù)公司利益和良好聲譽(yù)。
2、提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，提高客戶信心，確�？蛻魸M意。
適用范圍
xx物業(yè)管理服務(wù)有限公司屬下各項(xiàng)目及公司內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門。
具體內(nèi)容
1、凡屬xx公司之員工，當(dāng)接到顧客投訴時(shí)，必須聆聽，同時(shí)將顧客投訴的時(shí)間、姓名、住址、聯(lián)系電話號(hào)碼及投訴主題詳細(xì)記錄，并將相關(guān)信息及時(shí)反饋客戶中心前臺(tái)（一般情況下在24小時(shí)內(nèi)反饋）。
2、客戶中心前臺(tái)接到投訴信息后，必須做好匯總、核實(shí)、分析，根據(jù)各種投訴性質(zhì)和程度及時(shí)作出相應(yīng)的處理辦法，并于12小時(shí)內(nèi)向相關(guān)部門傳遞，要求限期處理和回復(fù)。
3、屬非合理投訴事項(xiàng)的，客戶中心須向顧客耐心解釋，力求給予顧客諒解和寬容，對(duì)于難以說服的顧客，則由部門負(fù)責(zé)人須出面協(xié)調(diào)解決。
4、屬日常投訴合理事項(xiàng)的，相關(guān)責(zé)任部門接到客戶中心傳遞信息或調(diào)度后，須及時(shí)核實(shí)，并組織落實(shí)相應(yīng)工作，若遇特殊情況或客觀等原因不能按規(guī)定時(shí)間完成工作的，須在接到調(diào)度后的`2個(gè)小時(shí)內(nèi)向客戶中心前臺(tái)作出回應(yīng)，以便向顧客回復(fù)。
5、相關(guān)部門將問題處理妥善后，須于2小時(shí)內(nèi)反饋客戶中心，以便跟進(jìn)驗(yàn)證和回訪顧客（回訪時(shí)效在2個(gè)工作日內(nèi)執(zhí)行）。
6、屬緊急搶險(xiǎn)搶修、重要重大或需要開發(fā)商解決等事項(xiàng)，接報(bào)人或前臺(tái)人員須于3分鐘內(nèi)知會(huì)相關(guān)部門作應(yīng)急處理；各管理處負(fù)責(zé)人遇不能解決之重要重大事項(xiàng)，須于接報(bào)后的5分鐘內(nèi)上報(bào)物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)，并于24小時(shí)內(nèi)提交相關(guān)書面報(bào)告。
7、物業(yè)公司主管領(lǐng)導(dǎo)遇不能協(xié)調(diào)解決的重要重大事項(xiàng)，須于接報(bào)后的10分鐘內(nèi)電話上報(bào)董事領(lǐng)導(dǎo)決策處理（并在48小時(shí)內(nèi)提交書面報(bào)告）；處理完畢后，由發(fā)展商客戶服務(wù)部會(huì)同物業(yè)公司于8小時(shí)內(nèi)跟進(jìn)驗(yàn)證，并于完成后的2個(gè)工作日內(nèi)回訪客戶。
8、首問人（即第一時(shí)間與客戶接觸和接報(bào)投訴的人），必須負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶中心處理進(jìn)度情況，客戶中心協(xié)調(diào)處理完畢，須于2小時(shí)內(nèi)反饋首問責(zé)任人。
9、每周每月由客戶中心作統(tǒng)計(jì)評(píng)估分析報(bào)告，并反饋董事辦、總經(jīng)辦和開發(fā)商客戶服務(wù)部。
10、不按本規(guī)定及相關(guān)工作流程配合工作，而影響整體運(yùn)作或引起客戶矛盾激化或有損公司利益和聲謄的，視其責(zé)任輕重程度，根據(jù)公司制度，分別給予書面警告、記過、記大過、降級(jí)或開除處理；對(duì)工作表現(xiàn)出色或?qū)居凶吭截暙I(xiàn)的，經(jīng)相關(guān)部門和公司董事領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，分別給予嘉獎(jiǎng)、記小功、記大功或頒發(fā)獎(jiǎng)金等鼓勵(lì)。
以上規(guī)定，于20xx年8月15日正式試行。
物業(yè)客戶管理制度12
為了明確工作單使用規(guī)范,加強(qiáng)投訴處理過程控制,確保工作件件有著落、事事有回音,特制定本制度。
第一章 總則
第一條 本制度適用于物業(yè)公司內(nèi)的所有員工。
第二條 工作單一式兩聯(lián),一聯(lián)作調(diào)度中心存底,一聯(lián)給執(zhí)行人作執(zhí)行憑證;
第三條 工作單由檔案管理員統(tǒng)一管理,根據(jù)需要定期安排采購(gòu),并按領(lǐng)用發(fā)放規(guī)定分發(fā)使用;
第四條 工作單的主體使用部門為調(diào)度中心,調(diào)度員、調(diào)度主管或部門領(lǐng)導(dǎo)均可派單,主要對(duì)象為各部門負(fù)責(zé)人、主管級(jí)員工、物業(yè)助理、工程師、維修工、維修監(jiān)理、咨詢員,每項(xiàng)工作都可用工作單的形式安排處理;
第二章 管理規(guī)定
第五條 調(diào)度中心派單員須詳細(xì)填寫派單人、任務(wù)地點(diǎn)、工作內(nèi)容、工作要求、要求回復(fù)時(shí)間等,接單人簽名確認(rèn)并填寫接單日期(精確到分鐘)后帶走執(zhí)行聯(lián)開展工作;
附則:如違反本規(guī)定,發(fā)現(xiàn)每漏填一項(xiàng)或不清楚的扣罰責(zé)任人當(dāng)月工資30元。
第六條 調(diào)度中心派發(fā)工作單必須合理,任何接單人不得拒絕接單,如確實(shí)無法處理的`可逐級(jí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
附則:如違反本規(guī)定,調(diào)度中心派單人派單不合理的扣罰當(dāng)月工資30元,接單人拒絕接單的,扣罰接單人當(dāng)月工資100元。
第七條 接單人必須按時(shí)完成派工任務(wù),若未能如期完成,應(yīng)在回復(fù)期限內(nèi)反饋調(diào)度中心,報(bào)告工作進(jìn)展情況;
附則:如違反本規(guī)定,接單人未按時(shí)完成工作,也未向調(diào)度中心回復(fù)進(jìn)展情況的,扣罰責(zé)任人當(dāng)月工資30員。
第八條 完成委派任務(wù)后,執(zhí)行人須將處理過程及結(jié)果詳細(xì)填寫在備注一欄后,請(qǐng)服務(wù)對(duì)象(業(yè)主或住戶等)簽字認(rèn)可,再交調(diào)度員進(jìn)行電話回訪后簽字確認(rèn)并記錄后存檔;
附則:如違反本規(guī)定,扣罰責(zé)任當(dāng)月工資30元。
第八條 每天下班前十分鐘調(diào)度員應(yīng)核查當(dāng)天工作單完成情況,在交接班記錄本上詳細(xì)了解工作未完成的原因并進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)、調(diào)整;
第九條 工作單用完后,由調(diào)度員憑存根聯(lián)到檔案管理員處領(lǐng)取,要求工作單存根聯(lián)不得有缺頁或損壞。
附則:如違反本規(guī)定,每發(fā)現(xiàn)缺、損一頁的扣罰當(dāng)事調(diào)度員當(dāng)月工資30元
第三章 附則
第十條 本規(guī)定由xx物業(yè)管理有限公司客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第十一條 本規(guī)定從下發(fā)之日起開始施行。
物業(yè)客戶管理制度13
一. 接待來訪投訴工作
1. 接待來訪望風(fēng)披靡工作由服務(wù)中心物管員負(fù)責(zé)，管理處應(yīng)廣為宣傳接待投訴的辦公地點(diǎn)、電話，讓住戶投訴有門。
2. 任何管理人員在遇到住戶來訪投訴時(shí)，都應(yīng)給予熱情接待，主動(dòng)詢問，耐心、細(xì)致地做好解釋工作，當(dāng)住戶有不理解住宅區(qū)的管理規(guī)章制度時(shí)，要曉之以理，動(dòng)之以情，讓住戶理解并支持管理處的工作。
3. 對(duì)住戶投訴、來訪中談到的問題，接待人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，當(dāng)天進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，然后將處理結(jié)果匯報(bào)管理處責(zé)任部門和主任;不能解決的，要將問題和意見向有關(guān)部門和主任匯報(bào)，由主任決定處理辦法。
4. 當(dāng)住戶主動(dòng)前來提合理化建議時(shí)，要詳細(xì)、認(rèn)真地做好記錄，并及時(shí)向主任匯報(bào)，由主任決定采取或制定整改計(jì)劃，并張榜公布整改措施和表彰“愛我小區(qū)”的住戶名單，同時(shí)給住戶優(yōu)先評(píng)選“文明戶”。
5. 責(zé)任部門在處理來訪、投訴時(shí)，要熱誠(chéng)、主動(dòng)、及時(shí)，要堅(jiān)持原則，突出服務(wù);不得推諉責(zé)任、為難住戶或乘機(jī)索取好處，在處理完畢后應(yīng)將結(jié)果回復(fù)住戶和管理處主任，做到事事有著落、件件有回音。
6. 全體管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好本職工作，為住戶提供滿意的服務(wù)，盡量減少住戶的投訴、批評(píng)。將住戶的不滿消解在投訴之前。
7. 當(dāng)同行物業(yè)管理單位要求參觀時(shí)，管理處員工應(yīng)給予熱情接待，把住宅區(qū)情況做全面的.介紹，通過互相學(xué)習(xí)，共同提高小區(qū)管理水平。
二. 回訪工作
1. 回訪要求：
(1) 辦公室主任把對(duì)住戶的回訪列入職責(zé)范圍，并落實(shí)到每年的工作計(jì)劃和總結(jié)評(píng)比中。
(2) 回訪時(shí)，虛心聽取意見，誠(chéng)懇接受批評(píng)，采納合理化建議，作好回訪記錄。
(3) 回訪中，對(duì)住戶的詢問、意見，如不能當(dāng)即答復(fù)，應(yīng)告知預(yù)約時(shí)間回復(fù)。
(4) 回訪后對(duì)反饋的意見、要求、建議、投訴，及時(shí)逐條整理綜合、研究、妥善解決，重大問題向公司請(qǐng)示解決�；卦L處理率達(dá)100%，有效投訴率力爭(zhēng)在1%以下。
2. 回訪時(shí)間及形式：
(1) 辦公室主任每年登門回訪1~2次。
(2) 物管員按區(qū)域范圍分工，每季回訪1次。
(3) 每半度召開一次住戶座談會(huì)，征求意見。
(4) 利用節(jié)日慶�；顒�(dòng)、社區(qū)文化活動(dòng)、村民集會(huì)等形式廣泛聽取住戶反饋。
(5) 有針對(duì)性地對(duì)住戶發(fā)放住戶調(diào)查問卷，作專題調(diào)查，聽取意見。
物業(yè)客戶管理制度14
一、背景介紹
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶，建立一套健全的物業(yè)客戶檔案管理制度是必不可少的。
二、目的和意義
確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確；
2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；
3 、為物業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)參考；
4 、加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。
三、檔案建立與管理
1 、檔案建立
�。�1）在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；
（2）對(duì)于企事業(yè)單位客戶，還應(yīng)建立組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)等信息，并提供相關(guān)證明文件；
�。�3）對(duì)于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。
2 、檔案管理
�。�1）分類管理：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類管理，如個(gè)人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；
�。�2）檔案編號(hào)：為每個(gè)客戶檔案分配唯一的檔案編號(hào)，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄；
�。�3）檔案整理：定期對(duì)客戶檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確；
�。�4）檔案存儲(chǔ)：建立專門的檔案室進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；
（5）檔案查閱：保障客戶合法權(quán)益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。
四、檔案內(nèi)容和更新
1 、基本信息
（1）個(gè)人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、住址等；
（2）企事業(yè)單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號(hào)、聯(lián)系方式、辦公地址等；
�。�3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。
2 、動(dòng)態(tài)信息更新
�。�1）客戶遷入、遷出信息；
�。�2）客戶家庭成員變動(dòng)信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；
（3）客戶單位經(jīng)營(yíng)情況、稅務(wù)信息等。
五、檔案保密與安全
1 、保密措施
（1）對(duì)客戶檔案中的個(gè)人隱私信息，如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴(yán)格保密；
�。�2）嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，只允許授權(quán)人員進(jìn)行查閱和使用；
（3）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。
2 、檔案安全措施
�。�1）檔案室要求嚴(yán)格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；
�。�2）檔案室配備專門的監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；
�。�3）定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止檔案丟失或損壞。
六、檔案利用與管理
1 、信息查詢和報(bào)表
�。�1）客戶檔案應(yīng)提供方便快捷的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，以滿足物業(yè)日常工作的需要；
�。�2）定期生成客戶檔案報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
2 、客戶服務(wù)與管理
（1）根據(jù)客戶檔案提供個(gè)性化的服務(wù)和管理；
（2）定期與客戶進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶需求和意見；
�。�3）在重要事項(xiàng)變化時(shí)及時(shí)更新客戶檔案。
七、改進(jìn)措施與建議
1 、不斷優(yōu)化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理；
3 、定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
綜上所述，物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程
為了確保物業(yè)客戶檔案管理的規(guī)范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。
1 、檔案建立流程
�。�1）接收客戶信息：物業(yè)管理人員應(yīng)在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個(gè)人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。
�。�2）檔案登記：將客戶提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個(gè)客戶分配唯一的檔案編號(hào)。
（3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶提供的信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保檔案信息的可靠性。
�。�4）檔案歸類：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類管理，如個(gè)人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。
�。�5）檔案存儲(chǔ)：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。
2 、檔案更新流程
（1）定期更新：根據(jù)客戶提供的個(gè)人住戶或單位信息的變更情況，對(duì)客戶檔案進(jìn)行定期更新。
�。�2）動(dòng)態(tài)信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動(dòng)信息等，及時(shí)更新到客戶檔案中。
�。�3）檔案查閱：對(duì)于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經(jīng)過授權(quán)，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。
3 、檔案整理和清理流程
�。�1）定期整理：定期對(duì)客戶檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準(zhǔn)確性。
（2）檔案裝訂：對(duì)于松散的檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。
（3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保每個(gè)檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見。
4 、檔案保密和安全流程
�。�1）保密措施：對(duì)客戶檔案中的個(gè)人隱私信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露和濫用。
（2）權(quán)限控制：對(duì)于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。
�。�3）檔案安全：加強(qiáng)檔案室的安全防護(hù)，限制非授權(quán)人員的進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設(shè)施和防護(hù)措施。
九、檔案管理系統(tǒng)引入
為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理。
1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，并將所有客戶檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲(chǔ)和檢索的`效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。
3 、檔案安全措施：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。
4 、電子檔案查詢和報(bào)表：通過電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷地進(jìn)行客戶檔案的查詢和生成報(bào)表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。
十、員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理
為了提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理。
1 、培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓(xùn)。
2 、質(zhì)量評(píng)估：定期評(píng)估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行改進(jìn)。
3 、績(jī)效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績(jī)效考核體系，激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀表現(xiàn)的人員。
十一、總結(jié)和建議
物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對(duì)于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數(shù)據(jù)參考，加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時(shí)，通過員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時(shí)保障檔案的保密和安全性。
綜上所述，只有通過完善的物業(yè)客戶檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。在未來的工作中，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶檔案管理的水平和質(zhì)量。
物業(yè)客戶管理制度15
一.接待來投訴工作
1.接待來望風(fēng)披靡工作由服務(wù)中心物管員負(fù)責(zé)，管理處應(yīng)廣為宣傳接待投訴的辦公地點(diǎn)、電話，讓住戶投訴有門。
2.任何管理人員在遇到住戶來投訴時(shí)，都應(yīng)給予熱情接待，主動(dòng)詢問，耐心、細(xì)致地做好解釋工作，當(dāng)住戶有不理解住宅區(qū)的管理規(guī)章制度時(shí)，要曉之以理，動(dòng)之以情，讓住戶理解并支持管理處的工作。
3.對(duì)住戶投訴、來中談到的問題，接待人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，當(dāng)天進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，然后將處理結(jié)果匯報(bào)管理處責(zé)任部門和主任;不能解決的，要將問題和意見向有關(guān)部門和主任匯報(bào)，由主任決定處理辦法。
4.當(dāng)住戶主動(dòng)前來提合理化建議時(shí)，要詳細(xì)、認(rèn)真地做好記錄，并及時(shí)向主任匯報(bào)，由主任決定采取或制定整改計(jì)劃，并張榜公布整改措施和表彰“愛我小區(qū)”的住戶名單，同時(shí)給住戶優(yōu)先評(píng)選“文明戶”。
5.責(zé)任部門在處理來、投訴時(shí)，要熱誠(chéng)、主動(dòng)、及時(shí)，要堅(jiān)持原則，突出服務(wù);不得推諉責(zé)任、為難住戶或乘機(jī)索取好處，在處理完畢后應(yīng)將結(jié)果回復(fù)住戶和管理處主任，做到事事有著落、件件有回音。
6.全體管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好本職工作，為住戶提供滿意的服務(wù)，盡量減少住戶的投訴、批評(píng)。將住戶的不滿消解在投訴之前。
7.當(dāng)同行物業(yè)管理單位要求參觀時(shí)，管理處員工應(yīng)給予熱情接待，把住宅區(qū)情況做全面的.介紹，通過互相學(xué)習(xí)，共同提高小區(qū)管理水平。
二.回工作
1.回要求：
(1)辦公室主任把對(duì)住戶的回列入職責(zé)范圍，并落實(shí)到每年的工作計(jì)劃和總結(jié)評(píng)比中。
(2)回時(shí)，虛心聽取意見，誠(chéng)懇接受批評(píng)，采納合理化建議，作好回記錄。
(3)回中，對(duì)住戶的詢問、意見，如不能當(dāng)即答復(fù)，應(yīng)告知預(yù)約時(shí)間回復(fù)。
(4)回后對(duì)饋的意見、要求、建議、投訴，及時(shí)逐條整理綜合、研究、妥善解決，重問題向公司請(qǐng)示解決�；靥幚砺蔬_(dá)100%，有效投訴率力爭(zhēng)在1%以下。
2.回時(shí)間及形式：
(1)辦公室主任每年登門回1~2次。
(2)物管員按區(qū)域范圍分工，每季回1次。
(3)每半度召開一次住戶座談會(huì)，征求意見。
(4)利用節(jié)日慶�；顒�(dòng)、社區(qū)文化活動(dòng)、村民等形式廣泛聽取住戶饋。
(5)有針對(duì)性地對(duì)住戶發(fā)放住戶調(diào)查問卷，作專題調(diào)查，聽取意見。
2、物業(yè)管理規(guī)章制度
1、環(huán)衛(wèi)人員必須保持小區(qū)干凈整潔，各個(gè)場(chǎng)所旮旯不得有垃圾，廢塑料袋等雜物。
2、環(huán)衛(wèi)人員必須在上午8：00前清掃完畢，每天一小掃，三天一掃。
3、環(huán)衛(wèi)人員必須經(jīng)常保持小區(qū)潔、凈、美，并負(fù)責(zé)督促拉垃圾人員勤拉，不堆積。雨天負(fù)責(zé)清掃道路積水，雪天主動(dòng)配合其他人員清掃積雪。
4、嚴(yán)格執(zhí)行物業(yè)制訂的衛(wèi)生保潔程序，按時(shí)完成季節(jié)性、突擊性衛(wèi)生清理任務(wù)。
5、認(rèn)真巡查保持環(huán)境衛(wèi)生，制止破壞環(huán)境的行為。
6、認(rèn)真使用和保管所有環(huán)衛(wèi)工具，如有丟失或損壞要照價(jià)賠償。
7、嚴(yán)格遵守物業(yè)制定的其他有關(guān)規(guī)章制度，如有違犯，輕者警告，重者辭退。
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