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圖書館文獻詢價采購方案綜合評價的遞階優(yōu)選——層次分析組合法
【內(nèi)容提要】在分析圖書館文獻采購現(xiàn)存主要問題和影響因素的基礎上，提出文獻詢價采購的遞階優(yōu)選—層次分析組合法，將定性分析與定量評價相結合，探討優(yōu)選文獻采購代理商及其采購方案的新途徑。【摘 要 題】實踐研究
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【關 鍵 詞】文獻詢價采購/關鍵要素/綜合評價/遞階優(yōu)選-層次分析組合法
1 文獻采購方案評價中存在的主要問題
圖書館文獻采購人員以往在選擇代理書商時，多數(shù)是憑經(jīng)驗出發(fā)，主要考慮書商的優(yōu)惠政策、訂到率和信譽程度，至于其他一些評價因素則很少考慮，一旦選定某一書商則往往長期不變。在市場經(jīng)濟條件下，如何科學合理地確定文獻采購方案，是采購人員所面臨的首要問題。
信息技術的廣泛應用，使得各種載體類型的文獻大量涌現(xiàn)。圖書館文獻信息資源的結構和成分正在發(fā)生巨大變化，形成了集圖書、期刊、電子出版物、光盤數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡信息資源為一體的多元化館藏格局。面對用戶信息需求日益多樣化、圖書館經(jīng)費嚴重短缺、文獻價格飛漲等情況，采購人員如何利用有限的資金最大限度地滿足用戶需求，怎樣綜合考慮各種不確定的復雜因素，選擇更為合適的書商，如何經(jīng)濟合理地搞好每一次文獻采購活動，是采訪人員必須面對的第二個問題。
隨著市場經(jīng)濟及電子商務環(huán)境的不斷優(yōu)化，圖書館文獻詢價采購應運而生。然而，文獻詢價采購或投標方案評判的不確定性因素較多，采用人工法分析評價較為繁雜。如何利用計算機和數(shù)學建模技術來科學高效地進行綜合評價，將傳統(tǒng)的定性分析變?yōu)槎吭u價，優(yōu)選出投標書商或訂購方案，是采購人員應認真思考的第三個問題。
2 文獻詢價采購的遞階優(yōu)選—層次分析組合法
文獻詢價采購方案的評判參數(shù)具有模糊性和復雜性，必須遵循宏觀評判（定性）、定量排序（定量）和綜合分析（再定性）的辨證思路開展綜合評價。分析表明，評判參數(shù)中的某些參數(shù)在方案優(yōu)選過程中起著關鍵性控制作用，也就是說，其具有一票否決的作用。這就要求在具體評價過程中，首先對各方案相關評判參數(shù)的控制作用進行遞階分析，剔除明顯帶有一票否決要素的方案。然后運用層次分析方法，對遞階分析后保留下來的方案進行定量排序，最后選擇出最優(yōu)方案。這就是本文所要討論的遞階優(yōu)選—層次分析組合評價法的基本思路。
根據(jù)上述基本思路，文獻詢價采購方案的遞階優(yōu)選—層次分析應按兩大基本步驟進行：
· 關鍵評價因素的遞階優(yōu)選。分析相關評判參數(shù)的重要性，篩選出對方案和代理商評判具有關鍵性控制（一票否決）作用的因素或要素，進而對各方案進行評價和優(yōu)選。在關鍵控制要素組合內(nèi)部，不同要素在不同階段的重要性也有所不同，因此需要分層次或先后順序加以考慮。
· 投標方案的“定量排序”�；谏鲜霾襟E對詢價采購相關評判參數(shù)和指標進行考察，應用決策論中“層次分析法”的科學思想，科學地確定各要素的相對重要性或權重，采用相關運算方法計算出排序值，并在此基礎上，分析評價各書商的投標方案，優(yōu)選出最佳方案。
2.1 關鍵要素遞階優(yōu)選分析
縱觀文獻詢價采購全過程，需考慮的風險要素有3類，即競標單位的資質(zhì)狀況、服務質(zhì)量和報價測評，每一類別中又包括若干風險子要素。其中，某些要素可以量化而具有可比性，某些要素含有不確定因素而難以量化，只能作為定性參考。
· 競標單位資質(zhì)能力要素。競標單位資質(zhì)能力涉及到投資風險問題，是招標和詢價過程中應首先考慮的因素。資質(zhì)能力包括公司注冊與權限、公司軟硬件條件、人員素質(zhì)、經(jīng)營狀況等子要素，尤其對公司注冊、權限和經(jīng)營狀況更應高度重視，皮包公司或注冊時間短、經(jīng)營狀況差的代理商應不予考慮。應當指出的是，詢價并不完全等同于招標，詢價是在需求特定、詢價單位事先選定的情況下進行的。也就是說，公司資質(zhì)能力的優(yōu)選發(fā)生在詢價之前，詢價后的綜合評價中只考慮參標單位資質(zhì)能力的大小，而不考慮資質(zhì)能力的優(yōu)劣。
· 報價測評要素。文獻詢價采購同儀器設備和工程招標一樣，首先關注的是參標單位的報價。報價測評要素包括報價及時性，報價完整性、總報價（優(yōu)惠比率）、報價差錯率等。對于同一種文獻，優(yōu)惠比率高的單位當然是首選單位。顯而易見，總報價（優(yōu)惠比率）在文獻詢價采購中起著“一票否決”的關鍵作用。同時，在同一批次的文獻詢價中，報價完整性也是一個重要測評指標，報價低而完整性差的代理商是不予考慮的對象。
· 服務質(zhì)量要素。該方面要素包括文獻訂到率、訂購回收周期、數(shù)據(jù)化信息服務能力、問題響應性、信息反饋及時性等子要素。對于文獻采購人員來說。最為關注的是文獻訂到率，其次是訂購回收周期，都具有“一票否決”作用。在圖書館自動化與網(wǎng)絡化環(huán)境不斷完善的情況下，數(shù)據(jù)化信息服務能力也越來越受到關注，評價中應予以重視。
綜上所述，文獻詢價采購的關鍵主要在于競標公司的注冊與權限、經(jīng)營狀況、總報價（優(yōu)惠比率）、報價完整性、文獻訂到率、訂購回收周期和數(shù)據(jù)化信息服務能力7個要素。它們之間盡管互有關聯(lián)，但卻無法相互替代。某些關鍵要素在詢價前的書商選擇中具有重要作用，某些要素則在詢價后投標方案的評價中起著重要作用，它們構成了不同階段的遞進優(yōu)選關鍵要素組合（見表1）。根據(jù)關鍵要素組合，可對諸多投標方案中明顯不符合要求的方案進行篩選剔除。
表1 文獻詢價采購方案優(yōu)選關鍵要素遞進關系
附圖
注：表中“+”代表重要程度。+++表示“一票否決”，++表示相當重要，+為重要性一般。
2.2 層次結構模型分析
2.2.1 層次分析法的基本思想和實施步驟 層次分析法是一種實用性很強的多準則決策方法[2]，它能夠?qū)⒍ㄐ苑治雠c定量分析相結合，有效解決多層次、多目標的系統(tǒng)優(yōu)化問題，并具有高度邏輯性、簡潔性和可靠性等特點，現(xiàn)已被引入圖書情報界[3-4]。
運用層次分析法解決實際問題的基本步驟為：
· 分析研究對象所涉及的主要影響因素，并根據(jù)各個不同的因素屬性劃分層次，構建遞階層次結構模型；
· 對同一層次各要素相對于上一層次中某一準則的重要性進行兩兩比較，相對重要性按1-9比例標度進行賦值（參見文獻[1]和文獻[2]），構建兩兩比較判斷矩陣；
· 由判斷矩陣求算不同層次要素對上一層次的相對權重向量，并進行一致性檢驗，計算流程見圖1；
附圖
圖1 相對權重向量計算流程
· 計算各層次對于最高層次的合成權重，進行層次總排序。
2.2.2 建立遞階層次結構模型 基于前面對文獻詢價采購影響因素的分析，在本文所建立的結構模型中，最高層為詢價采購決策目的，中間層為詢價中所涉及到的各種評判要素，最低層包括所有被評判的方案或代理書商（見圖2）。
附圖
圖2 圖書館文獻詢
價采購方案綜合評價層次結構模型
2.2.3 確定評判參數(shù)的相對權重 文獻詢價采購影響要素的相對重要性按1-9比例標度進行賦值（參見文獻[1]和文獻[2]）。對于上一層次中的某一準則，下一層次中受支配的多個子要素就構成了若干兩兩比較判斷矩陣（見表2—表5）。
表2 準則層B對于目標層A兩兩判斷矩陣
附圖
表3 參數(shù)C[，1]-C[，4]對于準則B[，1]兩兩判斷矩陣
附圖
表4 參數(shù)C[，5]～C[，9]，對于準則B[，2]兩兩判斷矩陣
附圖
表5 參數(shù)C[，10]～C[，13]對于準則B[，3]兩兩判斷矩陣
附圖
采用特征根法解算兩兩判斷矩陣，即求得不同層次要素對上一層次的相對權重向量w（見表2—表5）。然后進行一致性檢驗，若一致性比例CR均小于0.1，滿足判斷矩陣整體一致性的要求，則表明本文所構建的兩兩判斷矩陣中各要素之間的邏輯關系成立，矩陣是合理的。
2.3.3 進行詢價投標方案的綜合排序 在求得各層元素對上一層次的相對權重向量的基礎上，進一步計算出它們對目標層的合成權重（見表6）。合成權重的計算方法是，用下一層次的相對權重向量乘以上一層次的權重向量。合成權重加權和的大小是評價最低層中各投標方案相對優(yōu)劣的最終依據(jù)。從表6可以看出，總報價（優(yōu)惠比率）、報價完整性、訂到率、訂購回收周期、報價差錯率、公司經(jīng)營狀況和數(shù)據(jù)化信息服務能力等7項指標的合成權重都較高，這與前面關鍵要素遞階優(yōu)選分析的結果是一致的。
表6 文獻詢價采購風險要素相對于總目標的合成權重
附圖
3 文獻詢價采購方案優(yōu)選實例分析
現(xiàn)以筆者所在單位2001-2002年度世界銀行貸款的外文教材、教學參考書國際詢價采購為例，分步說明本文所構建模型與方法的應用情況。
· 基礎工作。在國際詢價之前，首先通過關鍵要素遞階優(yōu)選步驟對國內(nèi)外若干圖書進出口公司和出版商進行資質(zhì)能力評價，篩選出9家（國內(nèi)6家，國外3家）資質(zhì)較深、經(jīng)營狀況較好的公司作為本次詢價對象。在全面分析國際詢價采購風險因素的基礎上，向有關公司發(fā)出詢價信函，內(nèi)容包括公司資質(zhì)資料表、貨物需求表、服務質(zhì)量承諾表等。在指定的時間內(nèi)，收到其中8家公司的回函。同時，也就9家公司的服務質(zhì)量向國內(nèi)一些大學圖書館進行咨詢了解。
· 關鍵要素遞階優(yōu)選。在8家公司中：一家公司報價太高。優(yōu)惠比率只有5％、予以剔除；兩家公司優(yōu)惠比率較高但報價完整性差，有17％-20％的圖書未予報價，也應剔除；一家公司優(yōu)惠比率和報價完整性尚可，但在指定時間內(nèi)不能保證完全到貨，限期訂到率和訂購回收周期不能令人滿意，故也被剔除；剩下的4家機構進入下一輪優(yōu)選。
· 層次分析法優(yōu)選。首先.針對前述13項評價參數(shù)，采用評分標度對4家公司的競標方案逐項打分，打分的標度為1、2，3、4。然后，再用每項評價參數(shù)的合成權重向量乘以各方案該項指標的分值標度，得出各方案該項指標的權重。
· 定量排序。將各方案的各項指標權重相加，分別得到4個方案的權重總加權和或總得分，總得分最高者就是應選取的最佳方案。4家單位的總加權和分別為：單位1為3.0715；單位2為4.1697；單位3為1.6635；單位4為2.6891。顯然，單位2應為我館本次圖書詢價采購中標單位。
【參考文獻】
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4 李科恩，徐國華.層次分析法在信息系統(tǒng)綜合評價中的應用.情報學報，1998，17（6）：431-438
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