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加強(qiáng)干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理芻議
加強(qiáng)干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理芻議
徐麗麗
（黑龍江省婦女干部學(xué)院，黑龍江哈爾濱 150040）
摘要：學(xué)籍檔案管理是干部學(xué)院教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，對(duì)提高干部學(xué)院管理水平有著的巨大的促進(jìn)作用。本文論述了干部學(xué)院學(xué)籍檔案的內(nèi)容和作用，探討了從完善學(xué)籍檔案管理制度、提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)、推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)三個(gè)方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，從而提高干部學(xué)院管理水平。
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；干部學(xué)院；檔案管理；信息化
檔案管理工作是衡量干部學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，而學(xué)籍檔案是干部學(xué)院檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是干部學(xué)院管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)規(guī)范干部學(xué)院的教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成、實(shí)現(xiàn)向社會(huì)輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有著巨大的促進(jìn)作用。本文結(jié)合筆者多年檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，圍繞干部學(xué)院的學(xué)籍檔案管理，討論了其主要內(nèi)容、主要作用和存在的問(wèn)題，對(duì)目前如何加強(qiáng)干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行探討。
一、干部學(xué)院學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容
學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個(gè)在校學(xué)習(xí)過(guò)程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的，具有保存與利用價(jià)值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合干部學(xué)院的實(shí)際情況，干部學(xué)院學(xué)籍檔案主要包括：1．招生計(jì)劃、新生名冊(cè)等；2．在校學(xué)生名冊(cè)，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績(jī)卡，學(xué)生學(xué)籍變更（休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等）的材料；3．學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書(shū)統(tǒng)計(jì)表；4．各年級(jí)實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績(jī)；5．學(xué)生獎(jiǎng)懲材料：獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分等；6．畢業(yè)證書(shū)和發(fā)放登記表；7．畢業(yè)分配單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同；8．?dāng)U展材料——畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況：使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的意見(jiàn)、畢業(yè)生社會(huì)滿(mǎn)意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
二、干部學(xué)院學(xué)籍檔案的主要作用
學(xué)籍檔案對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)都具有重大價(jià)值。1．對(duì)個(gè)人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評(píng)價(jià)學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過(guò)了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識(shí)地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)校可據(jù)此為學(xué)生開(kāi)具相關(guān)證明。2．對(duì)學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)�；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著干部學(xué)院的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提干部學(xué)院的管理水平。3．對(duì)社會(huì)而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)。此外，用人單位對(duì)畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和評(píng)價(jià)，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)干部學(xué)院向社會(huì)輸送全面發(fā)展的、社會(huì)迫切需要的合格人才。
三、存在的問(wèn)題
目前，針對(duì)婦女干部學(xué)院適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的需要，專(zhuān)業(yè)變化快，辦學(xué)形式和生源多樣化，學(xué)籍檔案的種類(lèi)和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢(shì)下，學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問(wèn)題。主要有：1．管理體制不夠完善，管理比較混亂；2．學(xué)籍檔案的內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多，建設(shè)周期長(zhǎng)，在學(xué)籍檔案形成過(guò)程中，由于各種原因很容易造成檔案不全或檔案丟失，使學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性；3．由于檔案管理人員工作量大，任務(wù)繁重，卻往往不受重視，使得人員流動(dòng)性較大造成缺乏相對(duì)固定的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，或責(zé)任心不強(qiáng)等導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。
這些問(wèn)題的存在給學(xué)籍檔案的持續(xù)建設(shè)、有效管理和利用造成了不便，嚴(yán)重影響了干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量。因此當(dāng)務(wù)之急是要針對(duì)存在問(wèn)題，切實(shí)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，從而提干部學(xué)院管理水平。
四、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的主要途徑
加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理應(yīng)從以下幾方面人手：
1．完善學(xué)籍檔案管理體制，提高管理意識(shí)。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，從而加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。建立和完善歸檔制度，分散收集，集中管理。學(xué)籍檔案的歸檔納入各部門(mén)人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期、每年級(jí)按時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔。要從制度上加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案真實(shí)性的認(rèn)證和鑒別，保證其真實(shí)可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)罰分明。
2．加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)，穩(wěn)定工作隊(duì)伍。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，具有極強(qiáng)的程序性和專(zhuān)業(yè)性。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)；必須熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律；必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神，經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況，解決新問(wèn)題。要建設(shè)這樣一支隊(duì)伍非一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)，干部學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)；必須有針對(duì)性的引進(jìn)人才，培養(yǎng)人才，適當(dāng)提高人員待遇，穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍，保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。
3．推進(jìn)“檔案信息化”，促進(jìn)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化建設(shè)。在目前整個(gè)社會(huì)大環(huán)境中，檔案工作正隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不斷發(fā)展變化，學(xué)籍管理手工操作的傳統(tǒng)方法已經(jīng)不能適應(yīng)廣大干部學(xué)院學(xué)員人數(shù)多、工作量大的現(xiàn)狀，“檔案信息化”、“數(shù)字檔案”等是高速發(fā)展的信息時(shí)代對(duì)學(xué)籍檔案管理提出的新要求。學(xué)籍檔案電子化管理具有傳統(tǒng)管理方式無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，可大大提高學(xué)籍檔案管理的效率．存儲(chǔ)信息量大，檢索迅速、查閱方便、保存時(shí)間和空間幾乎不受限制。這是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)的新的機(jī)遇。就筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，以下幾方面是干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的基本要求：硬件設(shè)備的準(zhǔn)備：計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等；軟件：應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件以進(jìn)行檔案的輸入、查詢(xún)、輸出等；檔案信息化管理制度的建立：包括檔案收集、輸入、校對(duì)、審查、儲(chǔ)存、備份、修改、查閱等制度；條件好的干部學(xué)院也可將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校信息網(wǎng)整合，以方便用人單位作網(wǎng)上查詢(xún)以便選才或甄別學(xué)歷真假；做好病毒及黑客的多層次防護(hù)；專(zhuān)職人員培訓(xùn)制度及標(biāo)準(zhǔn)操作流程的建立；引進(jìn)信息化管理的專(zhuān)門(mén)人才�？傊�，學(xué)籍檔案計(jì)算機(jī)信息化管理是現(xiàn)代社會(huì)學(xué)籍檔案管理發(fā)展的必然之路，已成為衡量干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。
隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，干部學(xué)院的社會(huì)需求也在穩(wěn)步上升，保證學(xué)籍檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，是衡量學(xué)校管理水平和教學(xué)質(zhì)量的標(biāo)尺之一，因此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的建設(shè)和管理是干部學(xué)院長(zhǎng)期而又與時(shí)俱進(jìn)的工作。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就干部學(xué)院學(xué)籍檔案的內(nèi)容、作用談了一些認(rèn)識(shí)，針對(duì)目前干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理工作中存在的普遍問(wèn)題，論述了從完善管理制度、提高管理隊(duì)伍素質(zhì)、學(xué)籍檔案信息化管理的發(fā)展趨勢(shì)三方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，希望對(duì)干部學(xué)院學(xué)籍檔案管理工作的提高有所助益。
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