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高校學(xué)院檔案工作問題及對策探討
高校學(xué)院檔案工作問題及對策探討
高宇靜
�。ㄔ颇辖�(jīng)濟管理學(xué)院，云南昆明650106）
摘要：隨著時代的發(fā)展，我國高校學(xué)院在進行檔案管理工作時也出現(xiàn)了一些問題。眾所周知，高校的檔案是具有十分重要的歷史參考價值的資料，它能夠準確地記錄學(xué)院發(fā)展的真實歷史進程，所以做好學(xué)院的檔案工作十分重要。本文就高校學(xué)院檔案工作中出現(xiàn)的問題以及對策進行探討。
關(guān)鍵詞：檔案工作；高校學(xué)院；問題及對策
作者簡介：高宇靜（1979-），女，陜西漢中人，本科，館員，研究方向：檔案學(xué)。
隨著時代的發(fā)展和社會的進步，我國的科學(xué)技術(shù)得到快速的發(fā)展。目前在我國知識、歷史等信息資料主要是依靠檔案作為載體，它能夠促進國家的經(jīng)濟發(fā)展，為國家的發(fā)展提供重要的歷史證明。在高校學(xué)院中的檔案工作，主要是進行學(xué)院教學(xué)、管理與科研等活動項目的歷史記錄，累積形成具有參考價值的歷史資料，進而真實地記錄學(xué)院的發(fā)展歷史，為高校學(xué)院的發(fā)展提供最可靠、最原始、具有權(quán)威性的信息資料。學(xué)院的檔案工作是高校各項工作的基礎(chǔ)，也是衡量科研能力、管理水平、教學(xué)質(zhì)量的重要指標，因此高校要做好學(xué)院的檔案工作。
一、高校學(xué)院檔案工作中出現(xiàn)的問題
隨著社會的發(fā)展，高校建立學(xué)院，以應(yīng)對高校內(nèi)部的管理體制變革。隨著新課改的發(fā)展，高校開始進行管理體制的深入變革，從系到學(xué)院的轉(zhuǎn)變，把高校的管理重心逐漸下移，同時對高校學(xué)院的檔案管理工作突出更高標準的要求。不同高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不同，導(dǎo)致不同高校學(xué)院檔案管理水平各不相同，檔案管理能力層次不一。目前，高校學(xué)院檔案管理工作中出現(xiàn)許多問題，影響著高校的發(fā)展。具體出現(xiàn)的問題如下。
1.高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠。首先，高校學(xué)院檔案管理工作出現(xiàn)問題是因為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠，大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有認真對待和抓緊進行檔案工作，沒有正確認識到檔案工作的重要性。這樣在高校的各項工作中，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)比較重視的是高校的教學(xué)工作和科研工作。對于管理工作，相對來說，是圍繞著科研和教學(xué)的管理工作進行的，檔案的管理工作并沒有得到足夠的重視，雖然檔案自身具有專業(yè)性和獨特性的特點，但是高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識到檔案對高校發(fā)展的重要性。這樣，許多檔案工作沒有得到高校工作的一致認定，在平常的工作中也沒有專門的負責人進行檔案管理工作，這樣就導(dǎo)致學(xué)院的檔案資料保存不完整，無法對高校的發(fā)展提供重要的資料。
2. 高校學(xué)院的檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。
在高校的管理干部中，管理人員的流動性比較大，這樣在檔案管理的工作中，負責人員經(jīng)常進行變動，這樣對檔案的管理工作有所懈怠。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些高校比較重視檔案管理工作，其中檔案中記錄著每次的工作會議、重要事項安排等計劃。對于檔案管理的工作人員，學(xué)校也組織其進行專業(yè)培訓(xùn)，但是由于學(xué)院的檔案管理人員經(jīng)常進行調(diào)動，這樣就導(dǎo)致培訓(xùn)工作無法起到良好的效果，一些新調(diào)動過來的管理人員的專業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)比較不熟練，無法真實地了解高校的信息流動情況。另外，有些高校的檔案管理人員是兼職工作者，他們在實際的檔案管理工作中沒有較強的責任心，對檔案工作沒有投入足夠的精力和時間，沒有好好對待相關(guān)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，進而在檔案管理的過程中也不能很好地了解和鉆研檔案信息，無法保證檔案管理的質(zhì)量，檔案管理人員的素質(zhì)有待加強。
3.高校學(xué)院檔案管理工作缺乏規(guī)范性。在檔案管理工作中，國家政府已經(jīng)出臺了一些具有規(guī)范性要求的文件，要求高校要根據(jù)自身發(fā)展的需要和實際情況進行檔案建設(shè)，建立標準的規(guī)章制度進行檔案管理指導(dǎo)，并能夠保證檔案管理工作更具規(guī)范性。但是，在實際的高校檔案管理工作中，學(xué)院并沒有按照出臺的制度和指令進行規(guī)范性的檔案管理，比如說，一些高校領(lǐng)導(dǎo)在進行重要文件批閱和簽發(fā)的過程中喜歡用鉛筆或者是紅筆進行書寫，用筆不夠規(guī)范；同時檔案的完整性和齊全性也存在問題，很多高校領(lǐng)導(dǎo)沒有基本的檔案管理經(jīng)驗，這樣就容易在工作中將重要的檔案資料當成垃圾扔掉，不利于檔案的管理工作。
4.高校學(xué)院應(yīng)該要加強電子檔案工作。網(wǎng)絡(luò)時代的帶來，使各種電子化、信息化技術(shù)進入高度發(fā)展時期。目前，網(wǎng)絡(luò)的普及和先進性使部分高校工作人員即使不到學(xué)校也能夠及時查閱相關(guān)的檔案資料，這樣就體現(xiàn)出檔案電子化的重要性和優(yōu)越性，大大節(jié)省了工作人員的時間浪費，提高工作效率。目前，高校學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)工作人員在進行檔案管理時，主要是采用紙質(zhì)檔案管理方式，在電子檔案管理中經(jīng)驗還不足，存在一定的缺陷。高校的檔案管理工作人員對于電子檔案的工作模式還沒有準確認清，主要體現(xiàn)在兩方面：一方面是其沒有重視檔案電子化管理的歸檔工作，忽視了電子檔案的歸檔和提交工作，只是單方面重視紙質(zhì)檔案的整理和收集工作；另一方面是檔案的管理工作人員在進行電子檔案歸檔的過程中，無法準確地將領(lǐng)導(dǎo)或者其他部門起草的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成電子檔案材料，因此沒有很好地利用電子檔案。
二、高校學(xué)院檔案工作解決問題的對策
1.提高高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度和管理水平。為了解決高校學(xué)院檔案工作中的問題，首先應(yīng)該要提高高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度，使其能夠?qū)n案工作列入日常的學(xué)院議事程序中，同時要安排專門的檔案工作管理者，專門進行檔案的管理工作。不同的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)負責各自不同的任務(wù)和職責，這樣也有利于對領(lǐng)導(dǎo)進行考核，同時能夠表現(xiàn)出學(xué)院對檔案管理工作的重視程度。為了能夠提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的管理水平，還應(yīng)該組織學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進行不定期的檔案知識學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其能夠了解檔案工作，強化對檔案管理的意識，進而重視檔案管理工作。
2.提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。在高校的檔案管理工作中，應(yīng)該要努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，使其能夠在工作中掌握基本的檔案管理知識。學(xué)院要對檔案管理工作的人員進行合理安排，按照實際情況配置兼職或者全職的檔案管理人員，使其能夠在工作人員調(diào)動的過程中及時補充人員接管工作，這樣能夠有效地解決由于人員調(diào)動導(dǎo)致的檔案管理問題。在培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)時，應(yīng)該要結(jié)合定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，使員工能夠在培訓(xùn)和實際的工作中總結(jié)工作經(jīng)驗，加強對檔案管理的認識，不斷培養(yǎng)自身的素質(zhì)。這方面，學(xué)院可以請專門的檔案管理專家進行當面培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠有效地學(xué)習(xí)檔案的基礎(chǔ)理論知識以及相關(guān)的法律條文，加強檔案管理人員的專業(yè)水平；同時學(xué)院也可以組織檔案管理人員去校外的檔案館進行參觀學(xué)習(xí)，這樣專門的檔案管理人員利用一些具體的案卷進行檔案管理的實際操作講解，學(xué)院的管理人員能夠比較詳細地了解檔案資料的形成過程，進而能夠有效地進行檔案歸檔和管理，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，使其能夠在檔案管理的過程中提升自身的素養(yǎng)和專業(yè)水平。
3.樹立正確的高校學(xué)院檔案管理意識，并建設(shè)完善的規(guī)范管理制度。在高校的檔案管理工作中，應(yīng)該要加強對相關(guān)的法律宣傳工作，使全校師生能夠認真學(xué)習(xí)檔案管理知識，定期對學(xué)院的檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)，使其能夠加強樹立正確的檔案管理意識，并推廣到全校師生，使大家能夠認真對待資料歸檔的工作，并加強建設(shè)完善的檔案規(guī)范管理制度，明確規(guī)定如何進行檔案資料的收集程序、收集范圍、收集方式、相關(guān)的獎懲制度等，這樣能夠保證檔案資料的完整性和準確性。檔案管理的工作人員內(nèi)部要建立相關(guān)的崗位責任制度，這樣通過責任制，檔案資料的收集、歸檔、整理工作可以責任到人，同時學(xué)院還要加強對檔案管理人員工作的監(jiān)督，這樣能夠有效地提高檔案管理工作的規(guī)范性和及時性，提高工作效率。
4. 采用科學(xué)的管理模式進行電子檔案管理工作。
為了提高高校學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該要加強推進檔案的電子化管理工作，這樣能夠通過信息技術(shù)和計算機技術(shù)進行檔案的整理、歸檔工作，提高學(xué)院的檔案管理工作水平，同時還要在學(xué)院建立多元化的、靈活性的電子檔案管理系統(tǒng)，并利用合理的、科學(xué)的管理模式進行管理，這樣能夠有效地提高工作效率。學(xué)院采取電子檔案管理的模式，主要是兩種，一種是采用分散式的檔案管理模式，這種模式主要是把學(xué)院作為整個檔案管理的子系統(tǒng)提供分散管理和服務(wù)的模式。眾所周知，每一個學(xué)院基層都有各自的網(wǎng)絡(luò)資源，學(xué)院的資源、管理方向、科研教學(xué)等文件通過校內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺可以集中發(fā)布給校內(nèi)外以及社會環(huán)境中去，這樣能夠方便用戶查詢，同時學(xué)院還應(yīng)該要請專門的人員進行管理，將學(xué)院的各種文件資料電子化，經(jīng)檢查無誤之后上傳到服務(wù)器，并在日常進行分類管理，定期對檔案進行更新和維護工作。另一種是集中式的管理模式，這種模式主要是以高校的檔案館進行集中檔案管理的模式，高校檔案館能夠集中高校的所有檔案資料，并通過自身的優(yōu)勢進行專門的檔案管理，建立有效的檔案信息網(wǎng)站，將可以公開的檔案信息和資料通過校內(nèi)的辦公系統(tǒng)進行發(fā)布，這樣校內(nèi)外以及社會中的用戶能夠充分利用這些資料信息，高校檔案館對檔案資料進行統(tǒng)一的管理和維護工作。
高校學(xué)院的檔案工作對高校的發(fā)展具有十分重要的影響，因此在實際的學(xué)院檔案管理工作中，應(yīng)該要提高對檔案管理工作的重視程度，相關(guān)的管理人員要加強專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，努力提高自身的素質(zhì)，建立規(guī)范的管理制度，使高校的管理人員能夠提高管理水平和能力之外，有效地推行電子檔案管理模式，不斷地提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，保證高校的檔案完整齊全，并能夠為學(xué)校發(fā)展提供有效的歷史資料證明。
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