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MIS 系統(tǒng)開發(fā)中的項目管理
摘要：分析軟件開發(fā)過程中項目管理的一些問題，探討軟件項目管理中的人員角色及其職責(zé)，以及各種關(guān)系的處理及解決策略。關(guān)鍵詞：軟件工程；項目管理；角色
計算機管理信息系統(tǒng)(簡稱 MIS系統(tǒng))的開發(fā)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。從 70年代開始，人們逐漸認(rèn)識到，為了保證 MIS系統(tǒng)開發(fā)成功，必須采用工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法，并研究出一些符合工程化標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)方法。這些方法旨在指導(dǎo)開發(fā)者進行工程化的系統(tǒng)開發(fā)，從而加快 MIS系統(tǒng)開發(fā)的速度、保證質(zhì)量、以及降低開發(fā)成本。工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法確實在開發(fā)實踐中取得了一定的效果。
那么，是不是采用了工程化的系統(tǒng)開發(fā)方法便一定能保證 MIS系統(tǒng)開發(fā)的成功呢？答案是否定的。有許多失敗的 MIS系統(tǒng)的例子，其開發(fā)也是采用了工程化的方法，或聲稱采用了這種方法。但結(jié)果在投入了大量資金后，系統(tǒng)卻不能達到預(yù)期的目標(biāo)，滿足不了用戶的需求，以致用戶方懷疑是否應(yīng)進行該項目的開發(fā)，或者開發(fā)所選擇的硬件、軟件以及開發(fā)工具是否得當(dāng)。究竟問題出在哪里呢？通過對一些失敗的 MIS系統(tǒng)的分析，發(fā)現(xiàn)問題并沒有出在開發(fā)方法本身，以及硬軟件的選擇上，而是出在了開發(fā)方法的實施過程中，也就是說主要出在開發(fā)項目的管理上。
任何一種開發(fā)方法最終是要由人來實施的，人們在開發(fā)工作實施過程中不可避免地要遇到許多項目管理方面的問題，如何正確對待、解決這些問題，直接關(guān)系到 MIS系統(tǒng)開發(fā)的成敗。目前計算機界雖有許多關(guān)于 MIS系統(tǒng)開發(fā)中項目管理方面的問題的討論，但大多局限于針對理想開發(fā)環(huán)境中的理想開發(fā)模型的討論。而實際的開發(fā)環(huán)境和開發(fā)模型卻各不相同，它受到各種客觀因素的影響，忽略這些因素，或者回避、不解決存在的問題，必將導(dǎo)致開發(fā)工作的不完善、甚至于失敗。本文就是要通過討論如何處理實際 MIS系統(tǒng)開發(fā)中一些重要因素之間的關(guān)系，分析項目管理中存在的矛盾，來揭示其中存在的問題并探討解決的方案。
１ 什么是 ＭＩＳ 系統(tǒng)開發(fā)的項目管理
MIS 系統(tǒng)開發(fā)的項目管理是根據(jù)管理科學(xué)的理論，聯(lián)系 MIS 系統(tǒng)開發(fā)的實際，保證工程化系統(tǒng)開發(fā)方法順利實施的管理實踐。它包括 MIS系統(tǒng)開發(fā)中的項目評估及可行性分析、人員管理、進度管理及成本控制等方面。
２ 項目開發(fā)中的角色及其職責(zé)
一個 MIS系統(tǒng)的開發(fā)需要用戶方與開發(fā)方的共同協(xié)作。在一個 MIS系統(tǒng)開發(fā)中，開發(fā)方人員和用戶方人員各自扮演著不同的角色。主要角色有：
用戶方的項目管理人員：他是開發(fā)項目的組織者，負(fù)有開發(fā)項目的計劃、系統(tǒng)的階段驗收及對系統(tǒng)整體進度的監(jiān)控、經(jīng)費的使用、與開發(fā)方的項目管理人員工作的協(xié)調(diào)、用戶方的使用人員的組織與培訓(xùn)等職責(zé)。
用戶方的業(yè)務(wù)人員：MIS系統(tǒng)需求的提出者，也是 MIS系統(tǒng)的最終用戶。他們是對應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)成功與否的最終評判者。
用戶方的決策層：MIS系統(tǒng)開發(fā)的最終決策機構(gòu)，決策層要對 MIS系統(tǒng)開發(fā)的項目的上馬、經(jīng)費的預(yù)算以及系統(tǒng)所要達到的總目標(biāo)等作出決策。其決策直接關(guān)系到 MIS系統(tǒng)的開發(fā)能否成功與順利實施。
開發(fā)方的項目管理人員：負(fù)責(zé)項目的計劃、開發(fā)人員的組織與調(diào)度、開發(fā)進度的檢查、以及與用戶方項目管理人員工作的協(xié)調(diào)。
開發(fā)方的軟件編程人員：根據(jù)用戶方的需求、按照項目的計劃及進度進行系統(tǒng)開發(fā)。
３ 項目管理中各種問題及各種關(guān)系的處理
３．１ 用戶方與開發(fā)方的關(guān)系
用戶方與開發(fā)方是對立的統(tǒng)一體，雙方均希望將開發(fā)項目做好。但用戶方可能對計算機系統(tǒng)工程，如工程組織，缺乏全面的了解；而開發(fā)方對用戶方的需求、細(xì)節(jié)也可能了解不充分。由此使得用戶方與開發(fā)方對工程的理解從一開始就存在著差異。而這種認(rèn)識上的差異與理解的不同往往在開發(fā)初期并沒有表現(xiàn)出來，當(dāng)系統(tǒng)開發(fā)結(jié)束時，雙方才發(fā)現(xiàn)這種差異使開發(fā)出的系統(tǒng)與實際需求偏差甚遠(yuǎn)。因此，MIS 系統(tǒng)開發(fā)項目管理的重要目標(biāo)便是建立一個便于開發(fā)方與用戶方之間進行交流的環(huán)境。在系統(tǒng)需求分析階段，開發(fā)方與用戶方的深入的交流是項目獲得成功的關(guān)鍵。但這種交流卻經(jīng)常由于各種雙方的誤解而難以溝通。
在需求分析階段，開發(fā)方的分析人員總是先把精力集中在整個系統(tǒng)的總的需求上，而不會對具體細(xì)節(jié)作過多的考查。當(dāng)用戶方提出一些細(xì)節(jié)要求時，開發(fā)方往往說：“這些問題留待后面討論”，而糟糕的是以后卻可能永遠(yuǎn)不會再談及這個問題。當(dāng)用戶方認(rèn)為已經(jīng)向開發(fā)方提出這些需求時，開發(fā)方卻根本未予考慮。
因此，開發(fā)初期，用戶方的項目管理人員應(yīng)該把這些“留待后面討論”的需求單獨記錄整理，在開發(fā)方做完系統(tǒng)的整體需求分析后，項目管理人員應(yīng)及時提出對系統(tǒng)進行進一步的、更深入細(xì)致的、具體的需求分析，以解決那些開發(fā)方要“留待后面討論”的問題。
在某些需求尚未確定時，用戶方項目管理人員往往會說：“這部分需求我們還要考慮，不過你們可以先按現(xiàn)在的模式做。”遺憾的是，開發(fā)方經(jīng)常就會把現(xiàn)在的工作模式作為將來的、確定的需求去設(shè)計開發(fā)系統(tǒng)，而把用戶方在此需求上的未確定因素拋在腦后。當(dāng)后來用戶方要求其改變時，開發(fā)方便陷入了窘境。因此，用戶方管理人員應(yīng)盡量將需求陳述清楚，對不能確定的因素，應(yīng)提出幾種可能的實施方案供開發(fā)方參考，以保證開發(fā)方系統(tǒng)設(shè)計時，將不確定因素設(shè)計成靈活可變的功能。
其實，需求分析報告是對系統(tǒng)需求的書面表達形式。由于需求分析報告是采用軟件設(shè)計的術(shù)語編寫的，因此常常令計算機背景知識較少的用戶方難以理解，也就很難發(fā)現(xiàn)需求報告中與實際需求不符之處，更難提出建設(shè)性的意見。特別是那些編寫得較差的需求分析報告，用戶方更是不知所云。
因此，用戶方的項目管理人員一定要要求開發(fā)方對需求分析報告進行進一步更詳細(xì)的解釋，以便用戶方準(zhǔn)確地理解需求分析報告內(nèi)容，能及早地發(fā)現(xiàn)需求與實際的偏差。這也是對需求分析工作的總結(jié)與確認(rèn)。
用戶方說：“計算機應(yīng)該能實現(xiàn)這個功能，為什么會做不到？”用戶方往往容易過高地估計計算機的軟件開發(fā)工具的能力，總認(rèn)為它一定能實現(xiàn)任何所需功能，期望值過高，所以經(jīng)常會對所設(shè)計的軟件大失所望。其實任何技術(shù)均有其一定的局限性，計算機系統(tǒng)也不例外，系統(tǒng)開發(fā)的最終結(jié)果只能達到
有限的目標(biāo)。
因此，雙方應(yīng)詳細(xì)制定系統(tǒng)最終實現(xiàn)的目標(biāo)，切不可用一些簡單的術(shù)語來籠統(tǒng)概括需求，例如：“實現(xiàn)辦公自動化”、“建立現(xiàn)代化的 MIS系統(tǒng)”這種抽象的術(shù)語只能將用戶對 MIS系統(tǒng)的理解引入誤區(qū)。
總之，用戶方與開發(fā)方的關(guān)系是項目管理所要處理的最重要的關(guān)系之一，增加溝通和減少誤解是處理好這個關(guān)系的關(guān)鍵。所以項目管理人員要有效地安排開發(fā)方軟件人員與需求方使用人員的交流，保證有暢通的交流渠道。在交流中用戶方要盡量避免含糊不清的需求，而開發(fā)方要杜絕敷衍了事、得過且過的行為。
３．２ 用戶方項目管理人員與使用人員（業(yè)務(wù)人員）及決策層的關(guān)系
用戶方項目管理人員與系統(tǒng)使用人員的關(guān)系是十分微妙的。一方面，MIS 系統(tǒng)使使用人員減輕工作強度、提高工作效率；而另一方面，MIS 系統(tǒng)改變了現(xiàn)行的工作管理模式，使使用人員失去了一定的靈活性和隨意性。但是 MIS系統(tǒng)的成功與否有賴于使用人員的檢驗。再好的系統(tǒng)，如果使用人員不愿意用，也不能說獲得了成功。特別是在MIS系統(tǒng)的試運行階段，使用人員對 MIS系統(tǒng)的使用實際上是對系統(tǒng)的深入測試，他們將發(fā)現(xiàn)許多在軟件測試時疏漏的程序錯誤，從而有助于幫助開發(fā)方進一步完善軟件功能，提高軟件的實用性、穩(wěn)定性及可靠性。因此，如何鼓勵使用人員使用 MIS系統(tǒng)，幫助他們克服對新的工作模式的畏難情緒，也成為項目管理的任務(wù)之一。
用戶方的決策人士是用戶方項目管理人員領(lǐng)導(dǎo)，由于行政手段是推行 MIS系統(tǒng)使用的有力手段之一，他對項目的支持是使 MIS系統(tǒng)開發(fā)成功關(guān)鍵與順利實施的保證。因此用戶方項目管理人員應(yīng)隨時與決策層溝通，取得其鼎力支持，這也是保證軟件開發(fā)、使用成功的一個致關(guān)重要的因素。
任何一種新的工作方式，均必然有其適應(yīng)及完善過程，用戶方的項目管理人員、決策層及使用人員必須充分認(rèn)識到這一點。當(dāng)出現(xiàn)問題時，用戶方項目管理人員應(yīng)迅速分析問題，正確判斷哪些問題屬于不適應(yīng)新的工作模式引起的，哪些問題屬于操作不當(dāng)引起的，哪些問題屬于 MIS系統(tǒng)本身不完善引起的。對于那些由于不適應(yīng)新的工作模式引起的問題，項目管理人員應(yīng)引導(dǎo)使用人員迅速適應(yīng)新的工作模式，必要時也要說服用戶方的決策層采用行政手段推動實施；對于那些由于操作方法不當(dāng)引起的問題，項目管理人員應(yīng)培訓(xùn)使用人員正確操作系統(tǒng)；而對于那些由于 MIS系統(tǒng)本身不完善引起的問題，項目管理人員應(yīng)迅速與開發(fā)方協(xié)調(diào)，盡快排除系統(tǒng)中的錯誤。
在系統(tǒng)試運行初期，使用人員常抱怨說：“這個界面不方便，不好用”。
在軟件界面設(shè)計方面，用戶方管理人員應(yīng)注意提醒開發(fā)方注重其實用性、簡便性、易操作性，要注意現(xiàn)行工作模式的特點，照顧使用人員的工作習(xí)慣，以便降低系統(tǒng)的使用難度。這將有利于新系統(tǒng)的順利實施，有助于工作方式的順利過渡。
綜上所述，項目管理人員應(yīng)時刻注意取得決策層的理解與支持；要幫助使用人員盡快地適應(yīng)新的工作方式，幫助他們解決使用中遇到的問題；并使系統(tǒng)在使用中不斷地得以完善。
３．３ 項目管理人員與軟件編程人員的關(guān)系
項目管理人員與軟件編程人員的關(guān)系處理得如何將直接影響軟件編程人員的積極性。在 MIS項目開發(fā)中，項目管理人員經(jīng)常處在兩面夾攻的地位。一面是使用人員，而另一面是軟件編程人員。當(dāng)使用人員對系統(tǒng)提出問題，并要求改動時，除了最簡單的界面修改外，軟件編程人員往往總是找出各種理由(如影響進度、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)會打亂、性能會受影響等)予以否定。而這正是引起開發(fā)方與用戶方矛盾的最經(jīng)常的原因。
作為項目管理人員，既要滿足用戶方的需求變化，又要充分調(diào)動開發(fā)人員的積極性。由于系統(tǒng)分析不夠準(zhǔn)確，用戶方業(yè)務(wù)需求的改變等諸多因素，均會導(dǎo)致要求開發(fā)方修改程序。作為項目管理人員應(yīng)及早提醒開發(fā)方程序修改的必要性，在實際運作過程中用戶方管理人員應(yīng)盡早介入開發(fā)工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。在系統(tǒng)試運行階段，將用戶方不斷提出的需求改動加以歸納整理，集中問題與開發(fā)方一起討論解決方案。這樣既滿足了用戶方對系統(tǒng)改動的需求，又不會不規(guī)則地時常打斷開發(fā)人員的正常開發(fā)工作，使開發(fā)人員處于不斷的修改狀態(tài)而失去耐心。
３．４ 硬件與軟件的關(guān)系
MIS 系統(tǒng)的硬件與軟件都是組成 MIS 系統(tǒng)的重要部分。但目前在 MIS 系統(tǒng)的建設(shè)中，卻經(jīng)常出現(xiàn)重硬輕軟的情況。
據(jù)統(tǒng)計，目前國內(nèi)用戶在硬件（包括網(wǎng)絡(luò)）方面的投資占總投資額的 78％，而軟件投資只占 22％。確實，先進的設(shè)備、優(yōu)良的技術(shù)性能有助于提高 MIS系統(tǒng)的性能。而 MIS系統(tǒng)的建設(shè)是否應(yīng)追求高、新、尖、一步到位，卻是值得商榷的。在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機廠商不斷地推出新產(chǎn)品，其性能價格比均極大地優(yōu)于舊產(chǎn)品。就拿硬盤技術(shù)來舉例：1994年 1個 GB的硬盤價格與 1997年 9 個 GB的硬盤價格相當(dāng)，可見一步到位的想法是不切合實際的。同時，系統(tǒng)性能過多地超出應(yīng)用需求實際上是一種浪費。因此，根據(jù)業(yè)務(wù)需求“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施”是項目管理人員應(yīng)注意掌握的原則。在規(guī)劃時認(rèn)真考慮業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)的進步，在實施方面，時刻要將硬件配備的重點放在設(shè)備穩(wěn)定、性能可靠及可擴充可升級方面。
如果說在硬件設(shè)備方面存在不惜投入、追求一步到位的現(xiàn)象，那么在軟件開發(fā)方面，用戶方卻往往太苛刻了一點。殊不知，一個好的、高質(zhì)量的 MIS系統(tǒng)，是要靠軟件編程人員來開發(fā)的。這里的高質(zhì)量是指軟件的可用性、使用的方便性以及可維護性、可升級性等諸方面，這是軟件得以推廣的必要條件。如果投入資金過少，必造成開發(fā)人員不能全身心地投入到某一個項目的開發(fā)工作中，當(dāng)開發(fā)方認(rèn)為他們的投入已與用戶方的付出相當(dāng)時，便不愿意繼續(xù)投入精力，從而造成開發(fā)工作的虎頭蛇尾。MIS 系統(tǒng)達不到預(yù)期效果，再好的硬件也難能發(fā)揮其作用。當(dāng)然，由于用戶方對工程組織、工程量計算、技術(shù)含量分析等諸方面開發(fā)因素估價困難，很難正確計算出合理的軟件開發(fā)價格。用戶方項目管理人員可以聘請有關(guān)專家、或參考同行業(yè)國內(nèi)外開發(fā)情況加以核定。
在開發(fā)費的控制方面，用戶方應(yīng)合理運用價格這個有力武器，付款方式及付款條件要嚴(yán)格與開發(fā)進度、軟件質(zhì)量以及軟件維護服務(wù)質(zhì)量掛鉤，使其成為督促及約束開發(fā)方的手段。
３．５ 性能與靈活的關(guān)系
性能與靈活是系統(tǒng)設(shè)計中的一對矛盾，似乎是系統(tǒng)設(shè)計人員而不是項目管理人員應(yīng)該考慮的問題。但實際上，由于國內(nèi)的許多 MIS系統(tǒng)的失敗都與這個矛盾處
理得不當(dāng)有關(guān)，因此，我們認(rèn)為應(yīng)該在項目管理中充分考慮性能與靈活的關(guān)系，隨時提醒系統(tǒng)設(shè)計人員處理好這個矛盾。性能是系統(tǒng)可用性的重要因素，很難想象一個響應(yīng)速度很慢的系統(tǒng)能得到最終用戶的認(rèn)可。而靈活性是系統(tǒng)適應(yīng)變化能力的重要因素，一個無法適應(yīng)工作模式變化的系統(tǒng)也是難以推行的。然而，根據(jù)傳統(tǒng)的 MIS系統(tǒng)理論，增加靈活性將增加系統(tǒng)復(fù)雜性，降低系統(tǒng)性能。那么，應(yīng)該如何對待這對矛盾呢？
在目前的情況下，相對系統(tǒng)性能來說，靈活性是矛盾的主要方面，其原因有如下兩點：
3.5.1 由于目前大部分單位的管理模式都處在探索階段，可能引起變動的因素很多，因此根據(jù)現(xiàn)行的管理模式設(shè)計出的 MIS系統(tǒng)將面臨使用單位管理模式的變化的考驗。所以現(xiàn)在的 MIS系統(tǒng)在設(shè)計時要充分考慮這些不確定因素，靈活才能適應(yīng)這些變化。
3.5.2 由于計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機硬件速度飛速提高，系統(tǒng)性能的極大地提高，從而增加靈活性所引起的系統(tǒng)性能的下降并不明顯。
當(dāng)聽到軟件編程人員說：“為了提高運行速度，我們假設(shè)某個參數(shù)是不變的”、“如果想加一種查詢方式，可能要改動表結(jié)構(gòu)”時，項目管理人員應(yīng)引起足夠的重視。提醒軟件編程人員要充分考慮到用戶方需求的靈活性，在軟件設(shè)計中，要盡量避免用犧牲系統(tǒng)靈活性來換取系統(tǒng)性能的提高。而是應(yīng)在程序設(shè)計方面通過優(yōu)化程序結(jié)構(gòu)來提高系統(tǒng)性能。
４ 總結(jié)
MIS 系統(tǒng)開發(fā)方面已有比較成熟的工程化的方法。但是工程化開發(fā)方法仍然不能保證其一定開發(fā)成功，還需要有完善的項目管理方法來保證。每個項目的開發(fā)環(huán)境及實施環(huán)境各不相同。因此，在項目管理方面所面臨的問題均不盡相同。但是在項目管理中所要處理的關(guān)系卻基本相同。如何處理好這些關(guān)系是項目管理人員的重要任務(wù)。
參考文獻：
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The Project Management in the Development of MIS
WANG Xiao-gang , DING Yi-xiang
(Department of Computer Science, Wuhan Institute of Science and Technology, Wuhan Hubei 430073,China )
Abstract: The paper has pointed out some problems in the development of software, studied the agents and theirresponsibility in the software project management and how to deal with all kinds of relationships.
Key words: software engineering; project management; agent
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