中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)中山大學(xué)城市與資源規(guī)劃系 吳小鋒 張潤(rùn)朋
摘要： 本文從中小企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，在用戶需求分析的基礎(chǔ)上，提出中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本目標(biāo)，并闡述系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能設(shè)計(jì)，給出了一個(gè)結(jié)合C/S和Web技術(shù)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例；對(duì)中小企業(yè)建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)具有參考價(jià)值。
關(guān)鍵詞： 中小企業(yè) 辦公自動(dòng)化 Web
1． 問(wèn)題的提出
隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來(lái)越大。各級(jí)政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢(shì)，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，越來(lái)越多的中小企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時(shí)，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。那么，中小企業(yè)應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開(kāi)發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例討論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。
2.用戶需求分析
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。
中小企業(yè)需要規(guī)模相對(duì)較小，但其在功能上對(duì)系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過(guò)收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請(qǐng)假申請(qǐng)、物品申領(lǐng)審批過(guò)程；員工管理個(gè)人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對(duì)系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對(duì)硬件的配置要求是盡可能的低，對(duì)軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會(huì)使用應(yīng)用系統(tǒng)。
在開(kāi)發(fā)方式上對(duì)系統(tǒng)的需求，由于中小企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮投入/產(chǎn)出比問(wèn)題。一般商業(yè)軟件是無(wú)法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語(yǔ)言開(kāi)始開(kāi)發(fā)成本高、周期長(zhǎng)，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開(kāi)發(fā)，通過(guò)對(duì)幾個(gè)商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)建立具有自身個(gè)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。即通過(guò)系統(tǒng)集成的方法來(lái)將各個(gè)功能集成為一個(gè)整體發(fā)揮作用。即通過(guò)兩次開(kāi)發(fā)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)降低成本、節(jié)約開(kāi)支、提高效率。
3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)
3.1系統(tǒng)基本目標(biāo)
3.1.1實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化
絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和MS Office系列應(yīng)用軟件來(lái)提高個(gè)人辦公效率，沒(méi)有從根本上改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，中小企業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)；從而提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝、不斷發(fā)展壯大。
3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型
中小企業(yè)規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分企業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對(duì)大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些中小企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的"無(wú)縫"聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。
3.1.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開(kāi)發(fā)出來(lái)時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無(wú)法大量投資去購(gòu)置高檔硬件、軟件，短時(shí)間內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)；另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動(dòng)。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性和開(kāi)放性。
3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中，基于Web技術(shù)的開(kāi)發(fā)方式正以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng)一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作、開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)容易升級(jí)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來(lái)越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開(kāi)發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。
本實(shí)例以某一地產(chǎn)策劃公司自動(dòng)化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個(gè)方面的內(nèi)容：一是日常事務(wù)管理；二是業(yè)務(wù)事務(wù)管理，針對(duì)公司核心業(yè)務(wù)是地產(chǎn)策劃，以項(xiàng)目為單位進(jìn)行運(yùn)作。而在業(yè)務(wù)事務(wù)中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)（如地形圖和規(guī)劃圖等）。因此本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠(yuǎn)程通訊的業(yè)務(wù)，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(如圖形數(shù)據(jù))傳輸。
服務(wù)器以Windows NT 為操作系統(tǒng)，Oracle 、SQL Server 或MS Access為數(shù)據(jù)庫(kù)，Exchange 作為郵件存儲(chǔ)提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實(shí)現(xiàn)Web發(fā)布。
客戶端以Windows98/95為平臺(tái)，用Outlook進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽，MS Project進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word進(jìn)行文檔編輯，Auto CAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS�？蛻魴C(jī)上采用Outlook為基礎(chǔ)平臺(tái)軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁(yè)瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無(wú)縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎(chǔ)上對(duì)其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的
流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各種類型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。如圖1：
圖1 系統(tǒng)集成結(jié)構(gòu)圖
圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖
①通過(guò)VBA6利用OLE、API等技術(shù)對(duì)客戶端多個(gè)應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)；
②Outlook通過(guò)瀏覽窗口訪問(wèn)Web Server并通過(guò)它訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)；
③Outlook通過(guò)Exchange Server進(jìn)行郵件發(fā)送和接收；
④Word訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔；
⑤MS Project通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；
⑥Auto CAD訪問(wèn)共享圖形數(shù)據(jù)。
3.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
中小企業(yè)雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。
本實(shí)例在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。如圖2：
圖2
.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會(huì)議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動(dòng)管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。
.文檔管理功能。 包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和圖書管理等。
.工作管理功能。 包括員工個(gè)人日志、個(gè)人工作報(bào)表和員工考核等 。
.電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。
. 公告板功能。 企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等。
. 項(xiàng)目管理功能。與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。
. 系統(tǒng)維護(hù)功能。 包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。
由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對(duì)較靈活，可以針對(duì)員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經(jīng)理；客戶信息管理功能則只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政經(jīng)理和人事經(jīng)理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了中小企業(yè)員工流動(dòng)性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。
本系統(tǒng)在有30多名員工的該地產(chǎn)策劃公司運(yùn)行良好，使公司的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡(jiǎn)潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個(gè)人日志、工作報(bào)表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的考核；項(xiàng)目管理子系統(tǒng)則對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)是以項(xiàng)目以單位的地產(chǎn)策劃進(jìn)行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進(jìn)了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。
5.結(jié)束語(yǔ)
本文通過(guò)一個(gè)采用Web技術(shù)和C/S結(jié)合方式開(kāi)發(fā)的中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例分析了中小企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)速度更快、開(kāi)發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。這種開(kāi)發(fā)方式更加貼近中小企業(yè)的實(shí)際需求，也符合中小企業(yè)的實(shí)際情況。既滿足中小企業(yè)對(duì)日常辦公的需要，又滿足其對(duì)業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開(kāi)發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開(kāi)發(fā)方式開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級(jí)功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要。
參考資料
(1)鄺孔武、王曉敏編著，信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì),北京：清華大學(xué)出版社，1999
(2)曾華，論信息系統(tǒng)集成的實(shí)施，計(jì)算機(jī)應(yīng)用，1997:3-5
(3)李長(zhǎng)樹(shù)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略，計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究會(huì)，2000（7）：47－50
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