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關(guān)于地方文獻收集與管理的思考
地方文獻是某一地域內(nèi)自然現(xiàn)象、社會現(xiàn)象以及人的群體活動方式的記錄,是地方文化的沉淀,也是人們認(rèn)識某一地域的工具。它反映一個地域的經(jīng)濟、政治、科技、文化等方方面面,以各種載體形式記載,在社會高度信息化的今天,具有其它文獻不可替代的作用。地方文獻工作則包括對地方文獻進行收集、加工、整理、開發(fā)和利用的全過程。
近年來地方文獻工作受到各地公共圖書館普遍重視,促進了地方文獻的建設(shè)。但日漸成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和不斷發(fā)展的社會經(jīng)濟,給相對封閉和固定的地方文獻工作思維、管理模式、服務(wù)方式等提出新的挑戰(zhàn)。部分圖書館由于條件限制或觀念束縛,投入地方文獻建設(shè)的人力和資源仍顯不足,地方文獻的收集與管理尚處于不平衡發(fā)展?fàn)顟B(tài),阻礙了地方文獻工作的發(fā)展。因此,地方文獻工作者應(yīng)勇于開拓,善于創(chuàng)新,以新的思維去探索、開展地方文獻工作,使地方文獻的收集和管理齊頭并進,充分發(fā)掘出文獻的價值。
1 因地制宜,廣開渠道,構(gòu)筑地方文獻收集保障體系
1.1 全力爭取政府支持,加大宣傳力度
地方文獻工作的地域特征,決定了地方政府成為開展該項工作最合適的組織者。所以,全力爭取當(dāng)?shù)卣闹С?利用政府的管理體制來掌握地方文獻出版信息,征集地方文獻,才能保證收集到地方文獻的數(shù)量和質(zhì)量。此外,充分利用廣播電視、報紙、網(wǎng)絡(luò)等媒體,發(fā)動宣傳攻勢,讓社會各界都來了解和關(guān)心地方文獻工作,地方文獻的重要性深入人心,從而踴躍捐贈,將令收集到的地方文獻更為全面系統(tǒng)。以順德圖書館為例,由于積極爭取到當(dāng)?shù)卣闹С?由政府向當(dāng)?shù)馗髌笫聵I(yè)單位下發(fā)征集地方文獻的文件,明確規(guī)定凡新出版地方文獻均有義務(wù)向圖書館免費提供,較好地保證了該館地方文獻的來源。順德圖書館還與當(dāng)?shù)匦麄鞑拷㈤L期合作,由宣傳部定期向圖書館提供地方文獻的出版動向和目錄,使圖書館能第一時間全面了解地方文獻的出版動向,開展收集工作。宣傳方面,順德圖書館利用其網(wǎng)站發(fā)布地方文獻征集公告,并和當(dāng)?shù)貓笊�、電視臺合作,適時發(fā)表、播出相關(guān)報道,地方文獻收集工作得到大眾理解,面對征集時也更為合作。
1.2 主動上門收集,建立地方文獻提供者檔案
地方文獻具有分布廣泛、種類繁多、載體多樣的特點,收集工作有較大難度,僅依靠政府、宣傳以及社會的主動捐贈還遠遠不夠。公共圖書館有必要在掌握地方文獻的出版發(fā)行情況后,主動上門拜訪,以“走出去,請回來”的方式,掌握地方文獻收集的主動權(quán)。地方文獻提供者往往在行業(yè)、文化程度、年齡、提供頻率上具有某些群體特征。因此,建立地方文獻提供者檔案,記錄聯(lián)絡(luò)方式,分析提供渠道和規(guī)律,與提供者保持長期的合作關(guān)系,有利于地方文獻的收集。圖書館征集到地方文獻后,應(yīng)及時向提供者送發(fā)收藏證書,對提供者表示致謝,對其支持地方文獻工作給予肯定。
1.3 分工合作,確保地方文獻特色鮮明
地方文獻是隨時代的發(fā)展和地域的變遷而演變的。相鄰地區(qū)圖書館、同一地方的各級圖書館、同一圖書館里的工作人員在收集地方文獻的過程中應(yīng)加強聯(lián)系和溝通,組織協(xié)調(diào),分工合作,各有側(cè)重,互通有無,資源共享。各館都將地方文獻工作落實到專人,分工協(xié)作、各司其職。這樣地方文獻的收集保障體系和網(wǎng)絡(luò)得以形成,既保證了地方文獻收集渠道的暢通,減少了文獻收集的盲區(qū)和遺漏,又避免了重復(fù)建設(shè)。圖書館根據(jù)本地區(qū)的歷史文化狀況、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地域特征等制定地方文獻的收藏重點,確保收集到的地方文獻具有濃郁的地方特色,亦十分重要。畢竟要收集包羅萬象、面面俱到的地方文獻是不現(xiàn)實的。如順德地處珠江三角洲腹地,其地方文獻收藏重點為嶺南水鄉(xiāng)文化和日新月異的現(xiàn)代化發(fā)展,包括文學(xué)、藝術(shù)作品、嶺南園林、粵菜、粵劇、龍舟、自梳女以及城市化建設(shè)、家電、家具、花卉等,使地方文獻成為該地風(fēng)貌的真實再現(xiàn)。
2 妥善保管,合理開發(fā),提升地方文獻利用價值
2.1 改善存放條件,加強對地方文獻的保護
地方文獻的保護是開發(fā)和利用的基礎(chǔ)。地方文獻有圖書、報刊、照片、手稿、音像制品甚至古籍等眾多載體形式,這就注定保護文獻的方法措施的多樣性。圖書館一方面要添置現(xiàn)代化設(shè)施,不斷改善存放條件,針對載體的不同特點,分門別類地存放和排架;另一方面則要鉆研保護技術(shù),注意文獻的防潮、防蟲,盡力修復(fù),盡量避免使用復(fù)印機復(fù)印,使文化瑰寶完好地流傳后世。
2.2 選用適當(dāng)?shù)墓芾硐到y(tǒng),采用先進的技術(shù)手段
“工欲善其事,必先利其器。”地方文獻工作者應(yīng)想方設(shè)法爭取資金,積極創(chuàng)造網(wǎng)絡(luò)條件和網(wǎng)絡(luò)平臺,根據(jù)自身情況,購買或開發(fā)地方文獻管理系統(tǒng)軟件,實行對地方文獻的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理。條件許可的情況下,選用管理系統(tǒng)的原則為系統(tǒng)規(guī)范、功能齊全、操作簡單、易于維護且經(jīng)濟實惠。順德圖書館就根據(jù)實際,充分采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和分布式應(yīng)用處理技術(shù)等先進技術(shù)手段,與軟件公司合作開發(fā)了一套“地方文獻管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)是一個較綜合的地方文獻管理軟件,可實現(xiàn)對各種載體文獻編目、館藏登記、分類檢索、文獻和工作量統(tǒng)計、文獻提供者資料管理、全文數(shù)字化加工、網(wǎng)頁發(fā)布、網(wǎng)上查詢等功能。系統(tǒng)投入使用后,對地方文獻的管理和查閱更得心應(yīng)手。
2.3 建立并開發(fā)利用地方文獻數(shù)據(jù)庫
地方文獻館藏信息的網(wǎng)絡(luò)化是圖書館信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容,也是圖書館為讀者提供文獻信息服務(wù)的前提。要實現(xiàn)館藏信息的網(wǎng)絡(luò)化,先要實現(xiàn)館藏信息的數(shù)字化。所以應(yīng)首先對地方文獻館藏信息進行數(shù)字化加工,建立完整而規(guī)范的文獻目錄數(shù)據(jù)庫,為系統(tǒng)管理地方文獻創(chuàng)造條件。建立地方文獻目錄數(shù)據(jù)庫時,要嚴(yán)格著錄格式,采用統(tǒng)一的分類主題標(biāo)引。
地方文獻資源管理的基本任務(wù)就是地方文獻資源的開發(fā)和利用。提高信息加工深度和綜合處理水平,更好地為讀者服務(wù),是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館地方文獻工作的重要內(nèi)容。建立地方文獻數(shù)據(jù)庫勢在必行。要選定專題,由小到大,從簡單到復(fù)雜,將散見于地方文獻中相同的、相近的和相關(guān)的零星資料匯集起來,將地方文獻數(shù)字化,建立專題數(shù)據(jù)庫,供讀者檢索使用。這樣不僅能發(fā)揮地方文獻資源的效益,也有利于地方文獻的保存和保護。建立地方文獻數(shù)據(jù)庫與收集地方文獻一樣,要有鮮明的地方特色。數(shù)據(jù)庫要能反映當(dāng)?shù)氐母艣r、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、招商引資和產(chǎn)業(yè)動向、旅游信息等等。順德圖書館陸續(xù)開發(fā)了《家用電器》、《信息文摘》、《決策參考》、《順德文體》、《順德歷史名人錄》、《順德邑賢錄》等地方文獻數(shù)據(jù)庫,放置于網(wǎng)站上,既方便讀者遠程查閱,又提升了文獻的利用率和價值。
3 雙管齊下,不斷創(chuàng)新,推動地方文獻事業(yè)走向輝煌
綜上所述,地方文獻工作是圖書館業(yè)務(wù)中要求比較全面的,從文獻的采集、加工到開發(fā)、利用,涉及到圖書館業(yè)務(wù)的各個方面,這對地方文獻工作者提出較高要求。地方文獻工作者應(yīng)該加強業(yè)務(wù)知識和服務(wù)技能的鍛煉,重視并抓好地方文獻的收集與管理,雙管齊下,不斷創(chuàng)新。只有在收集和管理好地方文獻后,才能活躍地方文化氣氛,以文獻收藏帶動文獻研究,以文獻開發(fā)促進文獻利用,把圖書館建成地方文獻收藏中心、地方文化活動中心、地方信息檢索中心和鄉(xiāng)土教育培育中心,進而推動地方文獻事業(yè)走向輝煌。
〔出處〕 圖書館工作與研究2003(5)
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