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如何建立西北地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,我國許多大中型圖書館都己實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化,為圖書情報(bào)信息的充分揭示和快速交流提供了方便。甘肅省圖書館自1994年起,依靠豐富的館藏資源和專業(yè)人員優(yōu)勢,己相繼建立起中文普通圖書書目數(shù)據(jù)庫、中文期刊書目數(shù)據(jù)庫、工具書、標(biāo)準(zhǔn)書目數(shù)據(jù)庫。伴著新世紀(jì)的腳步,西北地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)己始,它是省圖書館數(shù)據(jù)庫的重要組成部分之一,又是本地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的一份子。
1 甘肅省圖書館西北地方文獻(xiàn)藏書狀況
甘肅省圖書館是由1916年成立的甘肅省立蘭州圖書館和1944年建立的國立蘭州圖書館合并而成,目前藏書總量己達(dá)250多萬冊,其中西北地方文獻(xiàn)的全面收藏是其館藏特色。
甘肅省立蘭州圖書館自本世紀(jì)初建館之日起,就以征集各縣志乘、鄉(xiāng)賢遺著做為藏書建設(shè)的中心。到了1944年6月,我國著名圖書館學(xué)家劉國鈞先生在蘭州創(chuàng)立了國立西北圖書館,提出藏書建設(shè)中的三項(xiàng)特別任務(wù):“募集西北文獻(xiàn),搜羅西北文物,編纂西北問題參考書。”(劉國均《國立蘭州圖書館與西北文化》)并成立了“西北文物研究室”,專事西北地方文獻(xiàn)的搜集、收藏、研究工作。從劉國鈞到現(xiàn)在,歷屆館長都十分重視西北文獻(xiàn)藏書的搜集開發(fā)利用,力圖將甘肅省圖書館辦成“西北文獻(xiàn)的收藏中心,西北文化的研究中心,西北建設(shè)的參考中心�！�80多年來,逐步形成了一個(gè)學(xué)科結(jié)構(gòu)合理、文獻(xiàn)類型齊全、載體形式多樣,在全國公共圖書館界占有優(yōu)勢的“西北地方文獻(xiàn)”藏書體系。目前共收藏西北地方文獻(xiàn)15000多種,其中以西北史地類圖書居多,敦煌學(xué)、絲綢之路、西域研究類圖書也占有很大比例。
建立西北文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,首先要明確西北地方文獻(xiàn)的收藏范圍。根據(jù)1982年文化部頒發(fā)《省(自治區(qū)、市)圖書館工作條例》的規(guī)定,“搜集整理與保存文化典籍和地方文獻(xiàn)”是省市公共圖書館的主要任務(wù)之一。因此,各省市圖書館應(yīng)有計(jì)劃、有目的地補(bǔ)充館藏,逐步形成具有地方特色、適合本地讀者需要的藏書體系�；诖艘�(guī)定,甘肅省圖書館確定:凡甘肅、陜西、青海、寧夏、新疆各省(區(qū))以及在自然區(qū)劃、行政區(qū)劃演變中與西北五省區(qū)邊連地界有關(guān)的涉及歷史地理、政治經(jīng)濟(jì)、民族宗教、語言文字、文化教育、科學(xué)研究、體育衛(wèi)生事業(yè)、工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)布局、自然資源、自然生態(tài)變化等內(nèi)容的各種載體的文獻(xiàn)資料,均屬西北地方文獻(xiàn)的收藏范圍。其中敦煌學(xué)及其研究資料;漢簡及其考釋研究;中西交通史(包括絲綢之路研究)資料;西北民族宗教研究資料;西北地方歷史地理研究資料;西北冰川凍土、沙漠治理資料;西北地區(qū)文物的研究考釋資料等專題是我館西北地方文獻(xiàn)多年來收藏的重點(diǎn)。近年來,隨著新歐亞大陸橋——“現(xiàn)代絲綢之路”的貫通,特別是黨中央作出了西部大開發(fā)的戰(zhàn)略決策后,對西北地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)資料的收集成為我們工作的重點(diǎn)之一。
2 館藏西北地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫之建設(shè)
鑒于西北地方文獻(xiàn)學(xué)科覆蓋面廣、內(nèi)容繁雜、載體形式多樣等特點(diǎn),它不同一般普通圖書那樣簡單,因此,我館決定先建立中圖法分類號下的西北地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫,接著是西北地方文獻(xiàn)古籍書目數(shù)據(jù)庫,最后是西北地區(qū)期刊(解放前、解放后)回溯書目數(shù)據(jù)庫,其中解放前期刊還包括一部分西北五省區(qū)以外的文獻(xiàn)。
2.1 西北地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)前期準(zhǔn)備工作
省圖書館在先前的普通圖書回溯書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)中,為了加快建庫速度,在沒有順架的情況下,以目錄卡片為依據(jù)進(jìn)行錄入,這樣勢必造成著錄內(nèi)容不完整,相同的書有兩個(gè)記錄等,給后來的審校工作帶來諸多麻煩。因此,在建立西北地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫時(shí),我們制定了一整套方案,先是整架,接著根據(jù)《普通圖書著錄規(guī)則》、《古籍著錄規(guī)則》和《中國機(jī)讀目錄格式》的要求,制定打印出錄入工作單,然后根據(jù)每冊書填寫工作單。為了保證數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量,我們在填寫工作單時(shí),從文獻(xiàn)的題名、前言、目次深入,切覽后記,甚至正文,以形成正確的主題概念,進(jìn)行深刻標(biāo)引,擴(kuò)大檢索入口,提高文獻(xiàn)的利用率。現(xiàn)就填寫時(shí)與普通圖書不同之處作以總結(jié)。
(1)《普通圖書著錄規(guī)則》規(guī)定正題名的信息源是版權(quán)頁和書名頁,尤其以書名頁為主�！豆偶浺�(guī)則》中卻規(guī)定,正題名一般依正文卷首卷端所題著,因此,我們在填寫200字段(題名與責(zé)任者項(xiàng))時(shí)@a正題名取自古籍卷首卷端,而其它的如封面題名填寫在512字段;不在卷首的卷端題名與正題名不同時(shí),則填寫在514字段(卷端題名);另外的函套題名、別名、從屬題名、第三個(gè)以上合訂題名要填寫在517字段(其它題名)。
(2)古籍的出版地、出版者是鑒定古籍版本的依據(jù),因此我們對于210字段(出版發(fā)行項(xiàng))的各個(gè)子字段填寫的很詳細(xì),刻書者還要填寫在702個(gè)人名稱或?qū)?團(tuán)體名稱字段內(nèi)。
(3)由于許多古籍在一個(gè)題名下含有許多子目,很多讀者只知道某張照片而要檢索文獻(xiàn),因此,我們設(shè)了327字段(內(nèi)容附注),用于著錄于目項(xiàng)以及揭示文獻(xiàn)所含的重要照片。
(4)我們還設(shè)立了330字段(提要項(xiàng)),用于揭示文獻(xiàn)的內(nèi)容。
(5)為了便于讀者從各個(gè)角度檢索所需文獻(xiàn),在制定工作單時(shí),還附加了606字段(個(gè)人名稱主題)、601字段(團(tuán)體名稱主題)、602字段(家族名稱主題)、606字段(普通主題)、607字段(地名主題)和610字段(自由詞)。
（（1））傳記、自傳、評傳、生平事跡、年譜、紀(jì)念文集等文獻(xiàn)中論及的人物名稱標(biāo)引在600字段。
（（2 ））60字段是所編文獻(xiàn)中所論及的團(tuán)體名稱(會議名稱)主題。
（（3 ））602字段用于記錄家族名稱主題,主要是指家譜一類的書,還有以家族為主題論述的著作。如:《青海三馬》、《金城朱氏家譜》。
（（4）） 606字段記錄著作的內(nèi)容主題。
（（5）） 607字段包含用作主題標(biāo)目的地理名稱,涉及地區(qū)的文獻(xiàn)以地區(qū)及其自然、地理、社會狀況為研究對象的文獻(xiàn)中論及的地名標(biāo)引在此字段。
2.2 在填寫完工作單后,以工作單為依據(jù)進(jìn)行錄入
錄入時(shí),首先以引進(jìn)的北京圖書館數(shù)據(jù)源進(jìn)行套錄,用ISBN、書名、責(zé)任者等進(jìn)行檢索,檢索到的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制,然后依據(jù)工作單進(jìn)行必要的補(bǔ)充和修改,增加館藏信息字段。對于未命中的部分進(jìn)行自錄,自錄時(shí)必須嚴(yán)格按照著錄規(guī)則、主題標(biāo)引規(guī)則、CNMARC格式和所采用的編目軟件的要求,使自錄數(shù)據(jù)和套錄數(shù)據(jù)達(dá)到一致,確保數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。
3 堅(jiān)持長期建設(shè)數(shù)據(jù)庫,不斷充實(shí)數(shù)據(jù)庫容量,把地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建成資源充足,服務(wù)能力強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫
甘肅省圖書館的地方文獻(xiàn)專藏經(jīng)過長期的日積月累,才形成今天的規(guī)模效應(yīng)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫只有在數(shù)據(jù)資源豐富的情況下,才能產(chǎn)生影響,發(fā)揮作用,最大限度滿足讀者的各種需求。因而,要堅(jiān)持有目的、長期積累有效信息數(shù)據(jù)。在地方文獻(xiàn)中,具有地方特點(diǎn)的時(shí)效性強(qiáng)的信息在經(jīng)過一定時(shí)間后會轉(zhuǎn)化為地方歷史信息,因此,地方文獻(xiàn)信息數(shù)據(jù)積累的持久性顯得十分重要。
由于采購、分編等諸多原因,本館的西北地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫沒有獨(dú)立出來。因而要堅(jiān)持長期建設(shè)數(shù)據(jù)庫,把地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫作的系統(tǒng)完整,一冊書在由采編部門錄入后,再由地方文獻(xiàn)部添加各個(gè)附加字段,這樣勢必造成重復(fù)工作,浪費(fèi)人力物力,這一問題有待今后進(jìn)一步解決。
〔出處〕 甘肅科技 2003( 4 )
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