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建立地方志計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的初探
摘 要：本文淺述了地方志在社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中的重要地方志的特點開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫的問題。
21世紀(jì)人類將全面進入知識經(jīng)濟社會，信息化、網(wǎng)絡(luò)化已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，信息傳遞一瞬萬里。為有效地開發(fā)、利用地方志中的文獻信息資源，把原書本式的地方志建設(shè)成為計算機能夠識別的數(shù)碼式文獻（即電子版地方志），這將極大地提高人們對地方志的利用，促進社會經(jīng)濟、文化科學(xué)的發(fā)展。
1 地方志在社會主義雙文明建設(shè)中的重要作用
編纂社會主義時期第一代新方志，湖南是全國起步較早的省份之一，也是當(dāng)前成果較多的省份之一。洋洋三千萬余言的《湖南省志》的84部分志已出版發(fā)行53部；各地編纂的113部地市縣志已出版發(fā)行104部。這一代新方志的出版，是湖南省自清康熙三年湖廣分省以來最浩繁的文化建設(shè)工程，也是一項實現(xiàn)為現(xiàn)代社會經(jīng)濟服務(wù)的系統(tǒng)工程。自古以來，人們都把志書看作是資治致用之書。“治天下者以史力鑒，治郡國者以志為鑒”。中華人民共和國成立后，黨和政府重視地方志的編纂工作，自八十年代以來，全國各省都成立了修志機構(gòu)，有十多萬人投入了修志。在物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中，地方志作為一種資料性著述，已愈來愈被人們所重視，發(fā)揮了有益的作用。新方志是經(jīng)過考證，能反映地方社會科學(xué)、文化、經(jīng)濟、人文地理、物產(chǎn)、礦業(yè)等多方面的系統(tǒng)性資料，這些資料可供自然科學(xué)工作者進行教學(xué)和科研之用。我國很多重大的科研成果都得益于地方志資料。當(dāng)代著名的氣象學(xué)家和地理學(xué)家竺可幀將方志中有關(guān)植物分布、花開花落的變化、大河冰凍的記載收集在一起，找出了物候變化的規(guī)律，寫成了著名的論文（中國近五千年來氣候變遷的初步研究），受到了國內(nèi)外學(xué)術(shù)界的重視�？梢哉f，在為有關(guān)科學(xué)研究提供資料方面，地方志是一座內(nèi)容豐富的文獻寶庫，具有很高的開發(fā)利用價值和應(yīng)用前景。地方志可以為總結(jié)歷史經(jīng)驗教訓(xùn)，實行正確領(lǐng)導(dǎo)提供借鑒，領(lǐng)導(dǎo)者可以從前人成功的事實中得到經(jīng)驗，從前人失敗的事實中吸取教訓(xùn)，新方志還能力進行政治思想教育提供具體教材。地方志一般具有以下特點：
1．1 由各地、各行業(yè)專家撰寫，入志史料考證嚴(yán)格，資料翔實可靠；
1．2 按行業(yè)或地域分冊出版，集中反映其發(fā)展的基本情況，對當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展具有決策、參考、指南等信息咨詢作用；
1．3 資料經(jīng)過整理加工，具有系統(tǒng)化、條理化特點，并體現(xiàn)出規(guī)律性的東西；
1．4 提供各種事實、概況和統(tǒng)計數(shù)字等動態(tài)信息；
1．5 各分冊獨立出版，內(nèi)容不交叉重復(fù)。
2 如何建設(shè)計算機地方志數(shù)據(jù)庫
數(shù)據(jù)庫是控制和處理文獻信息的一個重要手段，它的建設(shè)是信息時代文獻書目信息存貯和利用的必然要求。它以檢索迅速、存取便利、又可以提供遠距離傳輸而贏得社會各界用戶的青睞。數(shù)據(jù)庫是文獻工作自動化的基礎(chǔ)，是文獻信息資源共享的先決條件，只有先建立相關(guān)文獻的數(shù)據(jù)庫，才有可能實現(xiàn)各項工作的計算機自動化管理，并通過計算機和數(shù)據(jù)庫高效、全面系統(tǒng)地揭示相關(guān)文獻信息資源，為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
系統(tǒng)地開發(fā)利用地方志，建設(shè)一個全面的、便于大眾使用的計算機地方志數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（電子版地方志），筆者認(rèn)為應(yīng)注意以下兩個方面。
2．1 建立高質(zhì)量的地方志計單機全文數(shù)據(jù)庫。
全文數(shù)據(jù)庫，即包括書名、篇名、關(guān)鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，另外還有諸如圖像、語言（音樂）等數(shù)據(jù)庫。在現(xiàn)代社會，作為參考指示性的書目信息已不能滿足讀者多層次的信息需求，而全文數(shù)據(jù)庫有其他類型數(shù)據(jù)庫不具備的優(yōu)點：
2．1．1 讀者可通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檢索直接得到全文；
2．1．2 時差為零，能方便快捷地為讀者提供資料服務(wù);
2. 1．3避免了二次加工人為的差錯。如：手工摘錄出現(xiàn)的抄寫錯誤等。同時，它還能根據(jù)用戶的需要編制二、三次文獻或索引書目等高質(zhì)量的信息；
2．1．4 便于方志的修改和增補。
2. 2 編制多種索引，滿足用戶多途徑檢索的要求。
索引是讀者利用地方志數(shù)據(jù)庫的入口，因此，索引的編制應(yīng)以科學(xué)為根據(jù)，以學(xué)科分類為基礎(chǔ)。索引與全文數(shù)據(jù)庫中的有關(guān)條目鏈接要科學(xué)，便于用戶從學(xué)科分類、主題等途徑查找。建立多個檢索口。還可以模糊檢索的方式，使查找、利用資料更準(zhǔn)確、更快捷和便利。為此，我們認(rèn)為計算機地方志數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置以下幾個方面的索引系統(tǒng)：
2．2．1 關(guān)鍵詞索引：從地方志標(biāo)題、章節(jié)和內(nèi)容中抽取具有代表性的關(guān)鍵詞，并能運用概念組配方式。揭示文獻內(nèi)容特征。該索引是檢索地方志文獻信息的重要手段。
2．2．2 分類索引：類目的索引以科學(xué)分類為依據(jù)。同時，還應(yīng)照顧到志書本身的特征
2．2．3 人名索引：以地方志中人名力檢索途徑，查找與人名有關(guān)的內(nèi)容。
2．2．4 地名索引，以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應(yīng)的文獻內(nèi)容。
2．2．5 條目索引：以地方志各分冊的篇目為依據(jù)編排，只要鍵入分冊名和篇名，即可閱讀該分冊或指定篇目的全文數(shù)據(jù)。
3 系統(tǒng)開發(fā)前后應(yīng)做的工作
3．1 對人員的要求：地方志信息數(shù)據(jù)開發(fā)研制工作應(yīng)選派具圖書館業(yè)務(wù)知識的專業(yè)計算機人員和圖書館業(yè)務(wù)骨干參加，這樣才能使系統(tǒng)的研制工作順利地開展。
3．2 加強數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量建設(shè)：在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)錄入時要力求準(zhǔn)確，寧繁匆簡，責(zé)任到人，建立嚴(yán)格的定期檢查制度，保證數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量。
3．3 重視用戶教育：系統(tǒng)開發(fā)成功后，在使用過程中可能需要經(jīng)過一段時間的用戶培訓(xùn)方能達到開發(fā)者的目的，因此向用戶普及數(shù)據(jù)庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的，同時還應(yīng)編制用戶使用手冊。
3．4 利用數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品加強對其宣傳報道，擴大社會影響。
3．5 上網(wǎng)的要求：近幾年來，我國已陸續(xù)建成了十大“金”字號的國民經(jīng)濟信息化網(wǎng)絡(luò)工程，初步形成了一個覆蓋全國、連接世界的高速信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。計算機地方志數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是圖書館計算機自動化管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，它通過圖書館計算機自動化管理系統(tǒng)進人全國圖書館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或1nternet網(wǎng)。
在信息化的社會中，誰能盡快地將自己的信息上網(wǎng)，誰就能擁有更多的用戶。因此，數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品形成后，應(yīng)盡快與本館計算機系統(tǒng)連接、上網(wǎng)，以擴大其社會影響，為社會所認(rèn)識和利用。
電子版地方志比書本式地方志有很大的優(yōu)勢。它有便于檢索、快捷方便、便于修訂、內(nèi)容全面等特點。地方志數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作量大、時間長，是一個大工程，但有著深遠的意義。省圖書館是地方中心圖書館，收集、保存地方文獻是其主要職責(zé)之一，因此，建設(shè)地方志數(shù)據(jù)庫是省圖書館的一項主要任務(wù)。
參考文獻：
（1）禹舜，一項為現(xiàn)實服務(wù)的文化建設(shè)工程——淺談地方志的社會功能[N]．湖南日報
（2）周士虎，試論建立大規(guī)模的全文數(shù)據(jù)庫[J]．現(xiàn)代圖書館情報技術(shù)， 1996（3）。
（3）陳子玲，知識經(jīng)濟時代圖書館的生存與發(fā)展[M]．天津：天津人民出版社， 1999，2
〔出處〕 《河南圖書館》2001.（6 ）
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