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構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的思考

時(shí)間:2023-02-22 16:00:08 計(jì)算機(jī)信息技術(shù) 我要投稿
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構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的思考


[摘要] 說(shuō)明建庫(kù)的意義,從數(shù)據(jù)源、用戶(hù)需求、人財(cái)物等方面分析建庫(kù)的條件,從功能、規(guī)模、質(zhì)量上提出建庫(kù)的要求,重點(diǎn)探討建庫(kù)的方式、類(lèi)型和步驟。

隨著信息社會(huì)化發(fā)展,地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)需求迅速增長(zhǎng),圖書(shū)館應(yīng)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù),使地方文獻(xiàn)資源得到充分開(kāi)發(fā)利用。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)地方文獻(xiàn)信息資源的收集整理、標(biāo)引著錄、檢索輸出的自動(dòng)化檢索系統(tǒng)。目前,大規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)化、開(kāi)放型的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)較少,滯后于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),應(yīng)引起圖書(shū)情報(bào)界的重視和思考。

1 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的意義

建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),開(kāi)發(fā)地方文獻(xiàn)資源有著十分重要的意義。①更為便捷、快速、準(zhǔn)確地為教學(xué)科研提供文獻(xiàn)及線(xiàn)索,促進(jìn)科教事業(yè)的發(fā)展;②為地方領(lǐng)導(dǎo)決策和規(guī)劃提供信息咨詢(xún),為地區(qū)建設(shè)提供信息資源,促進(jìn)地區(qū)現(xiàn)代化發(fā)展;③為構(gòu)建地方文獻(xiàn)信息中心,實(shí)現(xiàn)資源共享打下良好基礎(chǔ):④體現(xiàn)圖書(shū)館的特色和發(fā)展優(yōu)勢(shì),創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展;⑤數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品走向市場(chǎng),推動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程。

2 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的條件

2.1 數(shù)據(jù)源分析

①地方文獻(xiàn)數(shù)量豐富。在地區(qū)發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中,留下了豐富的地方文獻(xiàn)資源。隨著地區(qū)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入,地方文獻(xiàn)信息量迅速增長(zhǎng),豐富的源源不斷的文獻(xiàn)信息給建庫(kù)提供了必備條件。再則,圖書(shū)館難以做到無(wú)遺漏地采集收藏全部地方文獻(xiàn),建庫(kù)恰好可以彌補(bǔ)缺藏并提供收集線(xiàn)索。②地方文獻(xiàn)類(lèi)型多樣。按不同標(biāo)準(zhǔn)可將地方文獻(xiàn)劃分為不同類(lèi)型,諸如:印刷型,視聽(tīng)型和網(wǎng)絡(luò)型:圖書(shū)、報(bào)刊和論文資料;公開(kāi)出版物,內(nèi)部交流資料和密級(jí)文獻(xiàn)等等。地方文獻(xiàn)多種類(lèi)型并存,豐富了數(shù)據(jù)內(nèi)容,尤其是重要的灰色文獻(xiàn)。給地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)增添了特色。③地方文獻(xiàn)分布廣泛。分散于各學(xué)科文獻(xiàn)中,分布于各種載體上,包含于其他文獻(xiàn)內(nèi),分藏于眾多單位里,出現(xiàn)于網(wǎng)上文獻(xiàn)信息資源系統(tǒng)中。這種分散性,不便于地方文獻(xiàn)的采集收藏和開(kāi)發(fā)利用,將分散的地方文獻(xiàn)通過(guò)建庫(kù)得以集中,既彌補(bǔ)了館藏不足,又方便了讀者檢索。

2.2用戶(hù)分析

隨著地方現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快,地方文獻(xiàn)信息用戶(hù)與需求量呈不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。①用戶(hù)迅速增加,從成人到孩子、教師到學(xué)生,領(lǐng)導(dǎo)到群眾、學(xué)者到建設(shè)者,無(wú)不需要地方文獻(xiàn)信息,他們或接受愛(ài)國(guó)家,愛(ài)家鄉(xiāng)的傳統(tǒng)教育,或?yàn)榻虒W(xué)科研服務(wù),或決策規(guī)劃咨詢(xún)信息,或指導(dǎo)實(shí)際工作,我館地方文獻(xiàn)室,接待本校師生,本地學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)、工人、農(nóng)民等多層次讀者, 1999年下半年六個(gè)月接待讀者130余人次,2000年3、4、5月三個(gè)月就接待讀者約120人次?梢(jiàn)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)用戶(hù)遍及各行各業(yè)、各個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域,并且呈迅速增長(zhǎng)的好勢(shì)頭。隨著地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程,館外網(wǎng)上讀者等潛在用戶(hù)將不斷增加。②需求快速增長(zhǎng),信息社會(huì)化時(shí)代,信息更新速度加快,信息需求量迅速增長(zhǎng),地方文獻(xiàn)信息的需求也不例外。我館地方文獻(xiàn)室,讀者在1999年下半年六個(gè)月查閱地方文獻(xiàn)580余冊(cè)(篇),在2000年3、4、5月三個(gè)月就查閱約600冊(cè)(篇)。可見(jiàn),隨著兩個(gè)文明建設(shè)的不斷深入,地方文獻(xiàn)信息的需求量呈快速增長(zhǎng)趨勢(shì)。

2.3人財(cái)物分析

在人才方面,大中型圖書(shū)館都擁有一批高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)人才,具有信息服務(wù)的豐富經(jīng)驗(yàn),具有對(duì)信息的收集整理、分析加工的能力。在設(shè)備方面,計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在大中型圖書(shū)館普遍應(yīng)用,計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)(CERNET), INTERNET網(wǎng)已相繼開(kāi)通。在經(jīng)費(fèi)方面,經(jīng)費(fèi)雖然緊張,但可以多渠道多途徑想辦法解決,隨著圖書(shū)資料保障系統(tǒng)的逐步實(shí)施,爭(zhēng)取得到資助;隨著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,爭(zhēng)取撥到專(zhuān)款;通過(guò)縱橫聯(lián)合,爭(zhēng)取融合資金;通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品投放市場(chǎng),爭(zhēng)取回收資金。

綜上所述,用戶(hù)需求旺盛,建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)是十分必要的;數(shù)據(jù)源充足、有建庫(kù)專(zhuān)業(yè)人員、擁有先進(jìn)設(shè)備、多渠道籌集資金,建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)也是十分可行的。但是,數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)投入大、技術(shù)強(qiáng)、周期長(zhǎng)、見(jiàn)效慢的工作,建庫(kù)會(huì)遇到各種各樣的困難,需要通過(guò)多方面努力,解決困難和問(wèn)題,創(chuàng)造良好的條件,使建庫(kù)工作順利開(kāi)展。

3 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的要求

3.1功能要求

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的主要目的在于提供豐富的信息資源,實(shí)現(xiàn)資源共享,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,必須要求擁有完善的,結(jié)構(gòu)合理的檢索功能體系。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)要注重實(shí)用性和通用性,要求用戶(hù)界面友好,操作簡(jiǎn)便快捷、易維護(hù)、易推廣普及。檢索功能體系應(yīng)具備查詢(xún)檢索,修改刪除,新增補(bǔ)充三大功能,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,考慮增設(shè)信息檢索服務(wù)的輔助功能,如:網(wǎng)站到訪(fǎng)功能、文獻(xiàn)檢索命中率統(tǒng)計(jì)功能、關(guān)鍵詞或主題詞檢索頻率統(tǒng)計(jì)功能等。查詢(xún)檢索功能要做到能對(duì)用戶(hù)導(dǎo)引檢索,提供多種不同的檢索途徑和檢索點(diǎn),不僅包括題名(書(shū)名),責(zé)任者,分類(lèi)號(hào),主題詞、關(guān)鍵詞等常規(guī)檢索項(xiàng),而且還要有年份,地名等檢索點(diǎn);既要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索,又要實(shí)現(xiàn)在一次檢索結(jié)果的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多次循環(huán)檢索,提高檢索命中率。

3.2規(guī)模要求

從國(guó)內(nèi)文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)狀來(lái)看,我國(guó)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和發(fā)展趨勢(shì)是大規(guī)模,全文型和網(wǎng)絡(luò)化,表明對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模要求越來(lái)越多。國(guó)內(nèi)市場(chǎng)對(duì)文獻(xiàn)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)中信息記錄的最低要求是5萬(wàn)條以上。因此,地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,要有一定的規(guī)模,數(shù)據(jù)資料不完備的小規(guī)模地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),市場(chǎng)需求小,很難打開(kāi)局面,容易變成死庫(kù)。為此,應(yīng)構(gòu)建中等規(guī)模乃至大型的的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),能產(chǎn)生很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.3質(zhì)量要求

①數(shù)據(jù)源要準(zhǔn)確可靠,數(shù)據(jù)源是數(shù)據(jù)庫(kù)中每條數(shù)據(jù)的來(lái)源,也是數(shù)據(jù)質(zhì)量的依據(jù)所在。因此,地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)源不僅要有保障,而且要準(zhǔn)確可靠。②標(biāo)引著錄要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息檢索的實(shí)現(xiàn)以其對(duì)地方文獻(xiàn)信息的標(biāo)引為基礎(chǔ),因此,對(duì)地方文獻(xiàn)信息的標(biāo)引必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的前提,實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)與各種網(wǎng)上信息資源檢索的接軌。③軟件系統(tǒng)要通用實(shí)用。軟件系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的存取、修改、檢索、聯(lián)網(wǎng)等起著決定性的作用,要求地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)具有通用性和實(shí)用性,便于推廣普及,利于多種地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)交換。④檢索系統(tǒng)要能網(wǎng)絡(luò)化,地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索系統(tǒng)不僅能以光盤(pán)和軟盤(pán)形式在單機(jī)上運(yùn)行,而且要具備網(wǎng)絡(luò)功能,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能在網(wǎng)上傳輸。

4 構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的方法

4.1構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式

根據(jù)不同的目的和任務(wù),可采用不同的建庫(kù)方式。①回溯過(guò)去的文獻(xiàn)信息而建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。目前已建成的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)較少,而地方文獻(xiàn)信息資源很豐富,為了充分發(fā)揮作用,回溯建立全面系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)十分必要。②追新建庫(kù)式。追尋新的地方文獻(xiàn)信息連續(xù)建立最新地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。將源源不斷的無(wú)序的新文獻(xiàn)信息及時(shí)有序地、連續(xù)性提供給用戶(hù)檢索利用。③獨(dú)立建庫(kù)式。由本單位獨(dú)自建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。一般在建立館藏地方文獻(xiàn)書(shū)目索引數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)多采用此法。④聯(lián)合建庫(kù)式?v橫聯(lián)合協(xié)作建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,從自發(fā),獨(dú)立、小型,分散的數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)走向協(xié)調(diào),聯(lián)合、大型、網(wǎng)絡(luò)化是文獻(xiàn)信息工作發(fā)展的必然趨勢(shì),必須擺脫孤軍作戰(zhàn),改變各自為政的狀況,應(yīng)加快區(qū)域內(nèi)圖書(shū)館、檔案館、博物館等單位分工協(xié)作步伐,采用“統(tǒng)一規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)一致,分散加工,集中處理”的建庫(kù)格局,聯(lián)合構(gòu)建綜合性、全文型較大規(guī)模的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù),達(dá)到共建共知共享。

4.2構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的類(lèi)型

地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)可按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分不同的類(lèi)型,①按數(shù)據(jù)學(xué)科內(nèi)容分:綜合型和專(zhuān)題型。前者是包括各學(xué)科內(nèi)容的綜合性地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù);后者是只收某學(xué)科或某專(zhuān)題內(nèi)容的專(zhuān)題性地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。②按數(shù)據(jù)加工程度分:書(shū)目索引型和全文型。前者是只提供文獻(xiàn)線(xiàn)索和摘要的地方文獻(xiàn)書(shū)目索引數(shù)據(jù)庫(kù),揭示文獻(xiàn)深度淺,服務(wù)范圍小;后者是既提供文獻(xiàn)線(xiàn)索,又提供原文獻(xiàn)內(nèi)容的地方文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù),揭示文獻(xiàn)內(nèi)容深,滿(mǎn)足用戶(hù)的多層次檢索需求。③按數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品形式分:機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型,前者是以檢索光盤(pán)和檢索軟盤(pán)形式的地方文獻(xiàn)光盤(pán)(軟盤(pán))數(shù)據(jù)庫(kù),可獨(dú)立在單機(jī)上運(yùn)行供用戶(hù)檢索使用;后者是設(shè)在網(wǎng)站上,建立網(wǎng)頁(yè)的地方文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù),隨時(shí)隨地供多用戶(hù)檢索使用。

4.3構(gòu)建地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的步驟

4.3.1論證

建庫(kù)前,必須從國(guó)內(nèi)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)信息源、建庫(kù)人員素質(zhì)、技術(shù)設(shè)備、用戶(hù)需求等方面開(kāi)展可行性和技術(shù)論證。了解國(guó)內(nèi)是否已有相同數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā),可通過(guò)各級(jí)組織協(xié)調(diào),避免小范圍小規(guī)模低水平的重復(fù)建設(shè);調(diào)查地方文獻(xiàn)信息源是否充足,前期準(zhǔn)備情況如何:考察建庫(kù)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)情況,是否能勝任建庫(kù)工作;考慮硬件與軟件環(huán)境,硬件配置是否符合建庫(kù)要求,采用何種軟件系統(tǒng)達(dá)到最優(yōu)化;分析地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,做好市場(chǎng)前景和用戶(hù)需求的前瞻性分析。

4.3.2收集

建庫(kù)論證后,接著收集地方文獻(xiàn)信息,文獻(xiàn)信息是數(shù)據(jù)的源泉,數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫(kù)的核心,數(shù)據(jù)質(zhì)量從某種意義上代表數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。因此,地方文獻(xiàn)信息的收集是十分重要的環(huán)節(jié)。①制訂科學(xué)的收集原則:公開(kāi)出版的地方文獻(xiàn)信息全面系統(tǒng)收集,灰色的地方文獻(xiàn)信息盡全力收集,獨(dú)立完整的地方文獻(xiàn)信息重點(diǎn)收集,藏于其他資料中的地方文獻(xiàn)信息選摘收集。②確定合理的收集范圍:具體規(guī)定地方文獻(xiàn)的類(lèi)型范圍。學(xué)科范圍,時(shí)限范圍和地域范圍。③選擇文獻(xiàn)源收集。在館內(nèi),收集館藏地方文獻(xiàn)信息;從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)資源系統(tǒng)中,收集網(wǎng)上地方文獻(xiàn)信息;到本地區(qū),乃至全國(guó)各地的有關(guān)單位收集相關(guān)地方文獻(xiàn)信息,④篩選審核文獻(xiàn),將收集的地方文獻(xiàn)信息,進(jìn)行整理、排序、查重、挑選、審核,最終確定哪些文獻(xiàn)被收錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.3.3標(biāo)引

文獻(xiàn)標(biāo)引決定著數(shù)據(jù)質(zhì)量,高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)必須做到科學(xué)規(guī)范化的文獻(xiàn)標(biāo)引。實(shí)現(xiàn)對(duì)文獻(xiàn)信息規(guī)范化標(biāo)引必須選好分類(lèi)表和主題詞表,前者實(shí)現(xiàn)對(duì)文獻(xiàn)的學(xué)科內(nèi)容標(biāo)引——分類(lèi)標(biāo)引,后者實(shí)現(xiàn)對(duì)文獻(xiàn)的主題內(nèi)容標(biāo)引——主題標(biāo)引,分類(lèi)標(biāo)引多按《中圖法》,必要時(shí)對(duì)有關(guān)類(lèi)目進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?xì)分與擴(kuò)充。主題標(biāo)引一般采用《漢語(yǔ)主題詞表》,從中選定恰當(dāng)?shù)闹黝}詞,分類(lèi)組織數(shù)據(jù)。根據(jù)實(shí)際需要也可增加關(guān)鍵詞標(biāo)引,選定讀者熟悉的關(guān)鍵詞來(lái)標(biāo)引,更接近讀者的思維習(xí)慣,具有更強(qiáng)的實(shí)用性。總之,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,選擇合適的標(biāo)引方式,制訂標(biāo)引細(xì)則,具體規(guī)定標(biāo)引的深度、分類(lèi)的集中與分散,主題詞和關(guān)鍵詞的選用原則等,以便標(biāo)引人員的共同遵照?qǐng)?zhí)行。

4.3.4著錄

雖然著錄是對(duì)文獻(xiàn)外部特征的描述,但著錄的完備與準(zhǔn)確程度、文字錄入的正確率等直接影響檢索效果。因此,著錄不僅要遵循GB3792-85文獻(xiàn)著錄總則、 GB3792.2-85普通圖書(shū)著錄規(guī)則、GB3792.3-85連續(xù)出版物著錄規(guī)則等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),而且要制訂建庫(kù)的具體著錄實(shí)施條例和細(xì)則,使建庫(kù)有關(guān)人員共同遵守以達(dá)到一致性的要求,力爭(zhēng)達(dá)到著錄項(xiàng)目統(tǒng)一,項(xiàng)目次序和單元次序統(tǒng)一等,保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。為了使數(shù)據(jù)具有可交換性,各類(lèi)型文獻(xiàn)均可采用標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)讀目錄格式——CNMARC、USMARC、LCMARC。

4.2.5審校

數(shù)據(jù)審校是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要工作環(huán)節(jié),為了減少標(biāo)引錯(cuò)誤,提高標(biāo)引的一致性,應(yīng)重視標(biāo)引審校,要對(duì)文獻(xiàn)標(biāo)引的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核校對(duì);為了減少數(shù)據(jù)著錄錄入錯(cuò)誤。保證每一條記錄的準(zhǔn)確性,要全面,認(rèn)真,細(xì)致地逐項(xiàng)核對(duì),特別要注意對(duì)具有檢索意義的項(xiàng)目的審校,及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并改正,把好數(shù)據(jù)工作中的最后一關(guān)。

參考文獻(xiàn)
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[2]黃金鳳.走出數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的誤區(qū)、營(yíng)造良好的網(wǎng)絡(luò)檢索環(huán)境[J]. 河北科技圖苑, 1999,(2)

〔出處〕 圖書(shū)館論壇2001(4)



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