新時期檔案管理數(shù)字化研究

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領域中得到了廣泛應用，給人們生產(chǎn)、生活、學習、工作帶來了許多便利，對檔案管理工作而言同樣如此，通過應用計算機技術(shù)，檔案管理模式發(fā)生重大變化，由手工管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式，這種管理模式轉(zhuǎn)變與升級對提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率具有重要意義，推進了我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文主要研究了當前檔案管理數(shù)字化存在的問題，并探討了推進檔案管理數(shù)字化的意義，提出了新時期實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的措施，希望為以后的研究提供借鑒。 
　　0     引 言 
　　隨著時代的進步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理模式暴露出許多問題，難以滿足新時期的檔案管理工作需要。在信息時代背景下，依托計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)，檔案管理已經(jīng)逐漸實行數(shù)字化管理模式，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。以下主要圍繞現(xiàn)如今檔案數(shù)字化管理中存在的問題展開簡單分析與探討。 
　　1     新時期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題 
　　1.1   檔案管理人員的素質(zhì)有待提升 
　　我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計算機。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進程。 
　　1.2   缺乏先進的數(shù)字化設備 
　　軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數(shù)字化設備，尤其是計算機系統(tǒng)與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進檔案數(shù)字化管理進程中，計算機設備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎。因此，要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進各種先進的現(xiàn)代化設備，及時更新陳舊的設備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。 
　　1.3   檔案數(shù)字化管理存在風險 
　　隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領域之中應用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發(fā)了信息安全問題，特別是計算機系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導致管理人員無法在第一時間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。 
　　2     實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要意義 
　　傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。 
　　2.1   提升企業(yè)的經(jīng)濟效益 
　　隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。 
　　2.2   提升了檔案利用效率 
　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準確地查找出所需檔案。通過應用計算機技術(shù)，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。 
　　2.3   提升檔案管理工作效率 
　　數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。 
　　3     檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施 
　　3.1   文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理 
　　檔案工作最基礎的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　3.2   加快系統(tǒng)工程建設 
　　檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。 
　　3.3   構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng) 
　　3.3.1   系統(tǒng)要具備平滑升級能力 
　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。 
　　3.3.2   系統(tǒng)要具備良好的可靠性 
　　信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應用的連續(xù)性提供重要保證。 
　　3.4   提升檔案管理人員的綜合素質(zhì) 
　　檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。 
　　3.5   加大設備引進與更新投入 
　　設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現(xiàn)代化設備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。 
　　4     結(jié) 語 
　　數(shù)字化檔案管理模式是對傳統(tǒng)人工檔案管理模式的重大突破，將其應用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時期檔案管理工作的需要，推進檔案管理事業(yè)更上一層樓。

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