應(yīng)收帳款日常管理制度

為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對應(yīng)收帳款在銷售的事前、事中、事后進(jìn)行有效控制，特制定本管理規(guī)范。 
一、建立客戶檔案，進(jìn)行有效的信用評估和跟蹤記錄： 
二、事前控制：（簽約到發(fā)貨） 
從初識客戶到維護(hù)老客戶，業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進(jìn)行交易。 
對客戶的審查內(nèi)容（5W）： 
1、who 人員素質(zhì)，銷售業(yè)績，社會關(guān)系 
2、where 地理位置，物流配送情況 
3、when 從事本行業(yè)的時間，何時開始合作，有否合作經(jīng)歷 
4、what 信用檔案，有無不良紀(jì)錄 
5、why 關(guān)鍵點(diǎn)，為什么要合作，合作原因，合作動機(jī)，合作前景 
對客戶的評定等級 
A 類客戶，回款2個月內(nèi) 
B 類客戶，回款5個月內(nèi) （最好預(yù)付一部分貨款） 
C 類客戶，回款8個月內(nèi) （必須預(yù)付一部分貨款） 
D 類客戶，回款時間相當(dāng)長，不可靠 （必須貨款兩清） 
簽約時要對銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對，合同的每一項(xiàng)內(nèi)容，都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收帳款追收的根本依據(jù)。 
在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容 ： 
1、明確交易條件，如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等； 
2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任； 
3、確定合同期限； 
4、簽訂時間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章）； 
5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。 
合同的簽訂必須經(jīng)過市場部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。 
三、 事中控制：（發(fā)貨到收款） 
1、發(fā)貨查詢，貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對；公司在銷售貨物后，就應(yīng)該啟動監(jiān)控程序，根據(jù)不同的信用等級實(shí)施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進(jìn)行適度催收，同時注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。（由銷售人員和客服中心進(jìn)行全程跟蹤） 
收帳策略如下： 
A 類客戶，按常規(guī)合同 
B 類客戶，最好預(yù)付一部分貨款 
C 類客戶，必須預(yù)付一部分貨款 
D 類客戶，必須貨款兩清 
2、回款記錄，帳齡分析。財務(wù)要形成定期的對帳制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次帳目，形成定期的對帳制度，不能使管理脫節(jié)，以免造成帳目混亂互相推諉、責(zé)任不清；并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況，經(jīng)常進(jìn)行帳齡分析。 
有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。 
1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格； 
2、產(chǎn)品的回款期限不同，或同種產(chǎn)品回款期限不同； 
3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時； 
4、客戶不能夠按單對單（銷售單據(jù)或發(fā)票）回款； 
　　以上情況會給應(yīng)收帳款的管理帶來困難，定期對帳避免雙方財務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象，同時對帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不是口頭承諾。 
四、事后控制：（欠款到追收） 
1、欠款到追收。對拖欠帳款的追收，要采用多種方法清討，催收帳款責(zé)任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)制，再由大區(qū)經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商，則由客服中心定期對其進(jìn)行溝通、催付。 
對已發(fā)生的應(yīng)收帳款，可按其帳齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實(shí)催討責(zé)任。對于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)，應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃，限期清欠，采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收帳款的最后期限，不能超過回款期限的1/3（ 如期限是60天，最后收款期限不能超過80天）；如超過，即馬上采取行動追討。 
2、總量控制，分級管理。財務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的計(jì)劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng)收帳款的直接責(zé)任人，公司對銷售人員考核的最終焦點(diǎn)是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一周，電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期，并在結(jié)款日按時前往拜訪。 
追款三步驟： 
①、聯(lián)系：電話 聯(lián)系溝通 債務(wù)分析 分析拖款征兆 
銷售人員或客服中心要適時與客戶保持電話聯(lián)系，隨時了解客戶的經(jīng)營狀況、 
財務(wù)狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。 
②、信函： 期限 實(shí)地考察 保持壓力 確定追付方式 
銷售人員要對客戶進(jìn)行全程跟進(jìn)，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客戶接觸，與客戶開誠布公的溝通，被拖欠的機(jī)會就會越低。并且給予客戶一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的。 
③、走訪：資信調(diào)查 合適的催討方式 
銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應(yīng)按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應(yīng)馬上追收，不 應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險時，采取風(fēng)險預(yù)警和時時、層層上報制，在某個責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng)理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。 
3、對已拖欠款項(xiàng)的處理事項(xiàng) ： 
①、文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷售文件是否齊備； 
②、收集資料：要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的事由，并收集資料以證明其正確性； 
③、追討文件：建立帳款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預(yù)告、警告、律師函，視情況及時發(fā)出； 
④、最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶明確最后期限的含義； 　 
⑤、要求協(xié)助：使用法律手段維護(hù)自己的利益，進(jìn)行仲裁或訴訟。 
五、預(yù)警管理： 
1、每一客戶會計(jì)年度終結(jié)，必須取得欠款人對所欠款的書面確認(rèn)。 
2、任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起，逾期一年零六個月，一律報告公司總經(jīng)理，并通知公司法律顧問啟動催討程序。 
六、附件 
1．日常應(yīng)收帳款監(jiān)督表 
2．超期應(yīng)收帳款處理記錄表

來源：財務(wù)顧問