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會計信息技術應用的基礎
胡仁昱
會計信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)（MIS）的重要子系統(tǒng)，同時會計信息系統(tǒng)本身也是多層次的軟件系統(tǒng)，且不同層次的系統(tǒng)之間存在著數(shù)據(jù)依賴關系：高層次的會計管理信息系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)和會計檢查系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要來源于會計核算系統(tǒng)。而目前國內(nèi)商品化的會計軟件由于在數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫結構、開發(fā)工具以及數(shù)據(jù)文件的存儲格式不盡相同，在數(shù)據(jù)交換的接口方面不公開、不統(tǒng)一，嚴重阻礙了高層次的會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用。
現(xiàn)代會計信息技術的發(fā)展為我們構造了現(xiàn)代會計新體系。隨著信息時代的到來，人們的時間觀念、空間觀念、思維模式、工作方式、生活方式等都將發(fā)生巨大的變化�，F(xiàn)代信息技術的發(fā)展遠遠超出了常規(guī)的想象，將來的世紀就是一個信息經(jīng)濟的社會，會計作為經(jīng)濟生活不可缺少的一部分，必將更多地運用信息技術。要使得這一系列的技術在會計信息系統(tǒng)中廣泛的應用，就需要有一個統(tǒng)一的、公認的技術準則——會計軟件的標準數(shù)據(jù)接口文件。
一、規(guī)定會計軟件標準數(shù)據(jù)接口的必要性
1．企業(yè)的需要：隨著計算機應用的迅速發(fā)展，企業(yè)會計電算化的水平日益提高。目前很多企業(yè)都已實現(xiàn)了會計電算化。然而，由于企業(yè)管理水平的提高，對信息的要求越來越高。越來越多的企業(yè)都用要開發(fā)適合本企業(yè)特點的會計管理系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)要提高管理層次，就要和企業(yè)管理信息系統(tǒng)的其他子系統(tǒng)進行有機結合，并且這種結合是密切而不是松散的，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)應充分共享和交換。因而，擁有一個規(guī)范的數(shù)據(jù)接口標準，正是企業(yè)目前所急需解決的問題。
2、軟件公司發(fā)展的需要：財務軟件應該具有很強的規(guī)范性，可以按照公認的會計軟件數(shù)據(jù)接口標準進行數(shù)據(jù)的轉換，而目前市場上各種版本的財務軟件卻缺乏一個統(tǒng)一的標準和規(guī)范，使得不同的財務軟件之間不能相互交換數(shù)據(jù)。為了更好地使軟件公司在公平競爭的基礎上共同發(fā)展，擁有一套標準數(shù)據(jù)接口也是他們所急需的。有了統(tǒng)一的、公認的標準數(shù)據(jù)接口，使企業(yè)在選用或開發(fā)管理型財務軟件時，不必更換已有的財務軟件，就可以順利地實現(xiàn)系統(tǒng)集成。隨著信息技術的發(fā)展，即使系統(tǒng)不斷地更新，這些數(shù)據(jù)資料也能長期保存下來并有效利用。
3、政府組織、企業(yè)集團等審計與統(tǒng)計的需要：計算機的應用已經(jīng)滲入到集團公司、企業(yè)主管機關的審計工作之中；同時，國家財政、稅務、審計、統(tǒng)計部門也要求加快發(fā)展審計電算化。要想成功地發(fā)展審計電算化，統(tǒng)一各行各業(yè)的會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標準是必不可少的。由于審計業(yè)務大部分必須到客戶那里去完成，并且是對在客戶的計算機上的會計信息系統(tǒng)進行分析和測試，在項目進行過程中還會不斷有數(shù)據(jù)更新和交換。設想一下，如果各行業(yè)運用不同的財務軟件，數(shù)據(jù)格式五花八門，對審計電算化工作來講就要為每一個會計核算系統(tǒng)匹配一個相適應的審計軟件，才能正常地進行工作，那將造成多大的麻煩和浪費。因此，無論是內(nèi)部審計、社會審計還是政府審計，都需要一套數(shù)據(jù)接口標準，將不同格式的數(shù)據(jù)轉換成同一格式，從不同版本的會計軟件中直接取得數(shù)據(jù)。
集團公司、企業(yè)的主管機關、稅務和統(tǒng)計部門在進行數(shù)據(jù)、報表匯總時也由于下屬單位使用的會計軟件數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一而難以進行。由此可見，標準數(shù)據(jù)接口無論是對集團企業(yè)、政府組織的審計或統(tǒng)計工作都是具有重要意義的。
4、中外軟件的交流：隨著對外經(jīng)濟的發(fā)展，出現(xiàn)越來越多的三資企業(yè)。由于會計制度的不同，公司通常同時采用兩種財務軟件對同一數(shù)據(jù)進行操作管理。一方面，利用外方的會計軟件產(chǎn)生報表，進行會計信息匯總，提供給高層管理人員，進行管理、分析、決策；另一方面，公司利用本國的會計軟件，對公司日常的財務經(jīng)營狀況進行處理等。然而，這兩者之間由于缺乏標準數(shù)據(jù)接口而無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。
財務軟件應有廣泛的適應性，既要有處理國內(nèi)事務的能力，還應考慮處理國際事務的能力。國外的管理軟件進入國內(nèi)市場，帶來了國外企業(yè)的許多新的管理思想，如果實現(xiàn)了標準數(shù)據(jù)接口對數(shù)據(jù)的轉換，不僅可以提高我國會計軟件的水平，同時也促進了中外軟件的交流。因此，為了提高我國會計軟件的性能，使我國的會計軟件能早日達到國際先進水平，有必要參照國際慣例，制定商品化會計軟件的數(shù)據(jù)接口標準。
二、實施方案和過程
1、立項：上海市財政局為此確定了關于建立標準數(shù)據(jù)接口的項目�？紤]到各種不同層次對此項目的需求以及緊迫性，上海市軟件行業(yè)協(xié)會會計軟件專業(yè)委員會就此問題的具體實施方案立項。1998年4月，上海市會計學會會計電算化專業(yè)委員會接受上海市軟件行業(yè)協(xié)會委托，為上海市財政局會計處制定商品化會計軟件的數(shù)據(jù)輸出接口標準，成立了該課題的項目組。
2、調(diào)查：上海市會計學會會計電算化專業(yè)委員會針對制定標準接口這一課題進行了許多次討論；對上海市各財務軟件公司、會計師事務所、企業(yè)集團財務審計部門等，進行了大量的調(diào)查研究；參考和查閱了國外有關數(shù)據(jù)接口的文獻資料。在完成這些準備工作的基礎上，設計了會計軟件數(shù)據(jù)接口問卷；走訪了用友、萬能、博科、金蝶、大滬、科發(fā)、恒遠、奇勝、安易、海天、達易、卓越、鉑金、佛氏、明鴻、智光、SAP、SSA等軟件公司，以及紡織、化工、石化、機電、外經(jīng)、建材、冶金、商委等行業(yè)財務審計部門，并進行了問卷調(diào)查。
該問卷共分為八個部分，分別對各公司使用的會計電算化軟件總體系統(tǒng)要求進行調(diào)查、對帳務處理系統(tǒng)進行調(diào)查、對報表生成系統(tǒng)進行調(diào)查、對工資核算系統(tǒng)進行調(diào)查、對固定資產(chǎn)處置系統(tǒng)進行調(diào)查。對銷售系統(tǒng)進行調(diào)查、對材料核算系統(tǒng)進行調(diào)查以及對存貨核算系統(tǒng)進行調(diào)查。 &nb
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在調(diào)查各單位使用會計電算化軟件的總體情況中，主要針對各種軟件所包括的功能模塊、應用平臺、開發(fā)該軟件所用的工具，以及軟件所輸出數(shù)據(jù)的格式和接口標準等各方面的具體實施細節(jié)進行提問。
項目組在大量調(diào)查研究和問卷提問的基礎上，再通過召開研討會和進行個別咨詢等，進行了極為廣泛的意見征求后，制定了《上海市會計軟件數(shù)據(jù)標準接口規(guī)范》。
3、調(diào)試：標準數(shù)據(jù)接口課題組用標準接口文件測試了上海焦化有限公司、建材集團總公司、上海東方航空公司、上海高橋石化公司、上海金山石化公司、上鋼三廠、江南重工股份有限公司等單位的數(shù)據(jù)，并與上海大學的計算機技術人員進行探討，進一步修定原方案，提出了2.0和2.1兩個版本。大家一致認為此文件是現(xiàn)行條件下比較合適的，有利于統(tǒng)一各軟件間數(shù)據(jù)轉換，有利于各軟件公司的公平競爭，有利于國家財稅部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，有利于統(tǒng)一的電算化審計，有利于和國際財務軟件發(fā)展方向接軌。這反映了上海市會計電算化科研方面的水準，為在更大范圍內(nèi)全面開展管理信息化提供了可能。
4、完成情況：如今隨著標準數(shù)據(jù)接口的出現(xiàn)，使得市場上各種版本的財務軟件因缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，不同軟件公司的軟件產(chǎn)品之間不能相互交換數(shù)據(jù)的問題，得到了圓滿的解決。
在中日合資企業(yè)攝陽國際貿(mào)易有限公司等一些單位，利用上海市標準數(shù)據(jù)接口項目組制定的數(shù)據(jù)接口標準，已成功地使立成軟件的數(shù)據(jù)得到轉換，并為其所用，從而圓滿解決了共享數(shù)據(jù)的問題。在此項實驗中已充分證明了不同軟件公司之間的數(shù)據(jù)可以通過應用標準數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉換。法國索迪斯餐飲服務有限公司通過萬能財務軟件公司應用由上海市標準數(shù)據(jù)接口項目組制定的標準數(shù)據(jù)接口，成功地將國外軟件數(shù)據(jù)轉換成功。由德國SAP軟件公司與海天軟件公司共同合作，也已經(jīng)將上海麥得龍大型超市日常數(shù)據(jù)轉換成功。這已充分證明了中外軟件數(shù)據(jù)的交流，也可以通過標準數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)，同時也提高了我國會計軟件的性能。
在上海焦化有限公司的關于標準數(shù)據(jù)接口實驗中也已取得了可喜的成果。他們通過運用標準數(shù)據(jù)接口文件，將計算機中心小型機上的RPT文件轉換成DBF文件，再運用標準數(shù)據(jù)接口將其轉換成TXT的格式，使數(shù)據(jù)能夠運行在通用辦公自動化軟件Excel的XLS文件上，實現(xiàn)將小型機上的數(shù)據(jù)轉出，使這些數(shù)據(jù)同樣可以運行在微機上，從而實現(xiàn)了定點開發(fā)的軟件數(shù)據(jù)與商品化通用軟件數(shù)據(jù)之間的轉換。這也證明了企業(yè)間的各種應用軟件數(shù)據(jù)也可用標準接口來進行轉換。
在會計人員電算化考核中，也已經(jīng)用到標準數(shù)據(jù)接口，將各種應用軟件的DBF文件、MBD文件、XLS文件等數(shù)據(jù)，順利轉成TXT文件，進行統(tǒng)一閱卷。
以上這些實驗的完成，充分體現(xiàn)了標準數(shù)據(jù)接口具有十分廣闊的前景和強大的生命力。
5、評審：1999年4月16日，由上海市財政局會計處組織，上海市計算機信息產(chǎn)業(yè)辦、上海市軟件行業(yè)協(xié)會、上海市計算機軟件技術中心等組成的專家評審委員會，經(jīng)過討論一致認為：該項目成果對于規(guī)范會計軟件市場的管理，防止會計信息失真，提高審計工作的效率，開發(fā)電算化審計軟件，評價與審查各類會計軟件在信息處理方面的完整性和準確性，提供了良好的工具。項目通過了評審。
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