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會(huì)計(jì)電算化工作的幾點(diǎn)體會(huì)
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人類社會(huì)的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)已被廣泛地應(yīng)用于國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各行業(yè)、各部門，并開始進(jìn)入家庭。會(huì)計(jì)電算化作為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的有效手段和途徑，越來(lái)越受到人們的重視。為此，山西省水利廳“九五”會(huì)計(jì)工作規(guī)劃要求廳直單位在2000年前全部實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。目前，廳直單位中已有部分單位的電算化工作通過(guò)了財(cái)政部門的驗(yàn)收，甩脫了手工記帳，其它單位也準(zhǔn)備在1999年采用計(jì)算機(jī)記帳。省水文水資源勘測(cè)局于1998年6月初開始使用商業(yè)財(cái)務(wù)軟件，經(jīng)過(guò)6個(gè)月的手工與計(jì)算機(jī)并行階段，于1998年12月初通過(guò)了省財(cái)政廳會(huì)計(jì)電算化考核驗(yàn)收。在會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化過(guò)渡期間，有許多問(wèn)題要注意解決。筆者現(xiàn)就會(huì)計(jì)電算化工作中手工與計(jì)算機(jī)并行期間應(yīng)注意的一些問(wèn)題，談幾點(diǎn)體會(huì)。1 會(huì)計(jì)軟件初始化工作要準(zhǔn)備充分、細(xì)致、全面
會(huì)計(jì)軟件初始化是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此事先對(duì)科目設(shè)置、代碼設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方案要進(jìn)行充分討論、修改和完善，如完成初始化之后，再對(duì)某些不妥之處進(jìn)行改動(dòng)則將比較困難。單位會(huì)計(jì)人員如果對(duì)計(jì)算機(jī)操作不太熟練，建議先進(jìn)行帳務(wù)處理初始化工作，帳務(wù)處理程序運(yùn)行2～3個(gè)月之后，再進(jìn)行報(bào)表程序處理，這樣就能做到循序漸進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)工作。
2 帳務(wù)處理中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入最好從年初開始
帳務(wù)處理中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入從年初開始，既可與手工記帳時(shí)間一致，方便核對(duì)，同時(shí)由于年初會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)較少(只有上年結(jié)轉(zhuǎn)數(shù))，可以減少初始化工作量，便于會(huì)計(jì)人員逐漸熟練掌握軟件操作程序，避免和減少錯(cuò)誤發(fā)生。
3 記帳憑證的填制要求規(guī)范、明確
記帳憑證的填制包括憑證編號(hào)、憑證摘要、憑證內(nèi)容等方面。在手工記帳時(shí)，憑證由于受規(guī)格限制一般只反映一、二級(jí)科目，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容在最基本的明細(xì)科目中反映，而在計(jì)算機(jī)錄入憑證時(shí)，則要求反映到最基本一級(jí)的會(huì)計(jì)科目。如果是采用手工制單錄入憑證，并且錄入人員與手工記帳人員不是同一個(gè)人時(shí)，容易出現(xiàn)記帳憑證填寫不規(guī)范，從而造成手工與計(jì)算機(jī)記帳明細(xì)科目不一致的情況。所以，在手工制單時(shí)，應(yīng)注意將會(huì)計(jì)科目反映到最基本的明細(xì)科目上。
4 要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的帳戶核對(duì)
憑證錄入、審核后，先不要急于過(guò)帳，可利用財(cái)務(wù)軟件的模擬記帳功能先對(duì)手工記帳與計(jì)算機(jī)記帳的有關(guān)(或主要的)明細(xì)帳戶進(jìn)行核對(duì)。過(guò)帳前發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤并及時(shí)進(jìn)行修改憑證是允許的，目的在于盡量減少手工記帳與計(jì)算機(jī)記帳不一致的現(xiàn)象發(fā)生。但在過(guò)帳之后，就只能填制更正憑證進(jìn)行改錯(cuò)。
5 計(jì)算機(jī)操作應(yīng)注意會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性、保密性
要及時(shí)備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)，保證會(huì)計(jì)資料的安全、完整、可靠。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料有一定保密性，所以要嚴(yán)格控制上機(jī)人員；上機(jī)操作人員不得在微機(jī)上操作與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容，以防止計(jì)算機(jī)感染病毒，破壞數(shù)據(jù)資料；要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)有病毒時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，以確保數(shù)據(jù)運(yùn)行環(huán)境安全可靠。
另外，需要指出的是，目前通過(guò)財(cái)政部驗(yàn)收的商業(yè)財(cái)務(wù)軟件很多，功能差別不大，一般情況下都能滿足工作需要。單位在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)除了看軟件性能、了解商家實(shí)力之外，更要對(duì)商家提供的售后服務(wù)進(jìn)行比較，一定要選擇負(fù)責(zé)軟件維護(hù)的人員素質(zhì)高、服務(wù)態(tài)度好的公司，以保證單位順利完成計(jì)算機(jī)記帳工作。同時(shí)，還要考慮到為今后軟件的進(jìn)一步開發(fā)和產(chǎn)品的升級(jí)換代打好基礎(chǔ)。
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