會(huì)務(wù)工作要做到三個(gè)到位

把握細(xì)節(jié)規(guī)范辦會(huì)
會(huì)務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會(huì)務(wù)工作的好壞，直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果，而會(huì)務(wù)工作能否做好，往往取決于對(duì)細(xì)節(jié)的把握。在辦會(huì)工作中，一個(gè)通知的發(fā)放不到位，一個(gè)座位的安排不合理，一個(gè)話(huà)筒的聲音不正常，一個(gè)資料的裝訂不齊全等等細(xì)節(jié)上的問(wèn)題，都會(huì)使會(huì)務(wù)工作不到位，給會(huì)議的質(zhì)量和效果帶來(lái)影響，所以要搞好辦會(huì)工作，就必須以細(xì)致的作風(fēng)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中的細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，潛心把握，精心組織，實(shí)現(xiàn)精益求精辦會(huì)的目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，要從細(xì)節(jié)上做到“三個(gè)到位”。
一、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)前準(zhǔn)備到位
組織一次會(huì)議，會(huì)前準(zhǔn)備到位是關(guān)鍵，只有會(huì)前準(zhǔn)備充分，才能保證會(huì)議的順利召開(kāi)。會(huì)前的準(zhǔn)備工作是由若干細(xì)節(jié)組成的，在做會(huì)前準(zhǔn)備工作前，就要充分考慮各個(gè)細(xì)節(jié)，并根據(jù)考慮到的細(xì)節(jié)制定好會(huì)務(wù)工作方案。制定會(huì)務(wù)工作方案本身就是一個(gè)細(xì)節(jié)，注重這個(gè)細(xì)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細(xì)節(jié)，完善會(huì)前準(zhǔn)備工作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯(cuò)，特別是召開(kāi)緊急的大型會(huì)議等，盡管時(shí)間要求急，但磨刀不誤砍柴工，制訂了方案，就不會(huì)造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避免出現(xiàn)差錯(cuò)甚至返工等現(xiàn)象。在制定會(huì)務(wù)工作方案時(shí)，要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、層次等，考慮會(huì)議有哪些細(xì)節(jié)上的要求，如會(huì)標(biāo)的制作、會(huì)議通知的發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會(huì)場(chǎng)的布置等等，要把這些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容安排到人、責(zé)任到人。制定一個(gè)完善的會(huì)務(wù)工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召開(kāi)的XX考核工作動(dòng)員大會(huì)，其會(huì)務(wù)工作時(shí)間緊、任務(wù)重、標(biāo)準(zhǔn)高，要求在極短的時(shí)間內(nèi)搞好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，為此，我們?cè)谥贫ǚ桨笗r(shí)潛心把握細(xì)節(jié)，除考慮到會(huì)標(biāo)制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會(huì)議簽到、會(huì)風(fēng)督查等細(xì)節(jié)上的內(nèi)容外，還吸取黨代會(huì)會(huì)務(wù)個(gè)別細(xì)節(jié)上不到位的教訓(xùn)，為確保正常供電，會(huì)前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時(shí)，由于會(huì)場(chǎng)座位不夠而需要加排座位，我們考慮到若安排不好將影響與會(huì)人員的情緒，便與黨校等單位聯(lián)系，搬來(lái)統(tǒng)一的會(huì)議椅作為加排，并電話(huà)通知安排坐加排的與會(huì)人員，向他們說(shuō)明情況，做好解釋?zhuān)�得到了與會(huì)人員的理解和支持。象這樣的細(xì)節(jié)問(wèn)題，在會(huì)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容，從而保證會(huì)議質(zhì)量和效果。
二、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)中服務(wù)到位
會(huì)中服務(wù)是辦會(huì)工作的重要一環(huán)，做好會(huì)中服務(wù)，要對(duì)細(xì)節(jié)細(xì)心觀察，只有把握好每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，才能使每一次會(huì)議開(kāi)得井然有序。首先，要對(duì)會(huì)議中的一些常規(guī)性的細(xì)節(jié)服務(wù)進(jìn)行規(guī)范，針對(duì)同類(lèi)型的會(huì)議，要規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循。如縣委常委會(huì)議具有很強(qiáng)的政治性和嚴(yán)肅性，其會(huì)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，服務(wù)不能隨意化、簡(jiǎn)單化，我們除保證會(huì)場(chǎng)整潔等基本要求外，還從細(xì)節(jié)上把握，規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高服務(wù)質(zhì)量，專(zhuān)門(mén)制定了《縣委常委會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程》，其中規(guī)定將茶杯放在與會(huì)人員右側(cè)，將統(tǒng)一制作的標(biāo)簽牌放在與會(huì)人員的左側(cè)，話(huà)筒的傾斜度大概一致，對(duì)資料的分發(fā)根據(jù)會(huì)議議程按由上至下的順序擺放在與會(huì)人員會(huì)議桌上的正前方，側(cè)看要求基本成一條直線(xiàn)等，這些細(xì)節(jié)上的規(guī)范，保證了會(huì)議桌上的整個(gè)擺設(shè)整齊劃一；另外要求在開(kāi)會(huì)前30分鐘打開(kāi)音響設(shè)備、視天氣情況開(kāi)啟空調(diào)、會(huì)議中每隔30分鐘添加一次開(kāi)水等，有效降低了服務(wù)工作對(duì)會(huì)場(chǎng)秩序和會(huì)議氛圍的影響，便于維護(hù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)場(chǎng)秩序、嚴(yán)肅的會(huì)場(chǎng)氛圍。其次，由于會(huì)中服務(wù)還具有不確定性，這就要求會(huì)議服務(wù)人員發(fā)揮好主觀能動(dòng)性，從小處入手，細(xì)心觀察、善于把握細(xì)節(jié)，把握好與會(huì)人員的服務(wù)需求，如在一次會(huì)議上需傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)精神，我們便找到這名領(lǐng)導(dǎo)同志的講話(huà)，復(fù)印發(fā)給每位與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，這一服務(wù)舉措，雖然領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有要求，但我們提前、主動(dòng)搞好服務(wù)，確保了從細(xì)節(jié)上做到服務(wù)到位。
三、從細(xì)節(jié)上做到會(huì)后整理到位
辦會(huì)工作是個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過(guò)程，不但要搞好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)，還要搞好會(huì)后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會(huì)后整理工作。對(duì)此，我們從細(xì)節(jié)入手，在一個(gè)會(huì)議召開(kāi)后，既及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)議資料等進(jìn)行整理，又及時(shí)整理好會(huì)場(chǎng)，如對(duì)縣委常委會(huì)議、書(shū)記辦公會(huì)議等決策性會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并把握好形成會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間要求；對(duì)部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議資料。對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理雖然沒(méi)有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動(dòng)性、細(xì)節(jié)性，既有利于規(guī)范對(duì)會(huì)議資料的分類(lèi)、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對(duì)每次全縣性大會(huì)和重要工作會(huì)議的會(huì)務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、政策文件等裝訂成冊(cè)，分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，做到會(huì)議內(nèi)容一目了然，以便于領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，便于督查人員掌握會(huì)議精神，加強(qiáng)督促落實(shí)。及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)既是一個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題，也是對(duì)工作作風(fēng)的檢驗(yàn)，如一天晚上召開(kāi)常委會(huì)議后，由于第二天是星期六，加上當(dāng)天會(huì)議散會(huì)時(shí)已達(dá)凌晨，我們便準(zhǔn)備第二天整理會(huì)場(chǎng)，當(dāng)晚沒(méi)有及時(shí)整理，而第二天剛好有個(gè)接待活動(dòng)需要在會(huì)議室舉行，這一細(xì)節(jié)上的疏忽，造成了工作上的十分被動(dòng)。此后我們十分注重加強(qiáng)這項(xiàng)工作，確保了會(huì)場(chǎng)整理及時(shí)。

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