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社會(huì)福利事務(wù)檔案管理工作體會(huì)
一、主要做法
1、合理分類。我們將所有的檔案資料分為9大類，即直屬單位、國辦福利機(jī)構(gòu)、民辦福利機(jī)構(gòu)、福利企業(yè)、殯葬管理、救助管理、政策文件、項(xiàng)目建設(shè)和專項(xiàng)工作。以上9類中，前6類中每一個(gè)子類都是一個(gè)具體的單位。如，直屬單位中的**市社會(huì)福利院、**市救助管理站……國辦福利機(jī)構(gòu)中的長陽縣社會(huì)福利院……每一個(gè)子類就是一個(gè)卷宗，主要保存該單位的工作情況資料、規(guī)章制度、得獎(jiǎng)情況和上級對其指導(dǎo)檢查的情況等。比如，年度工作報(bào)告、民政局對其進(jìn)行安全檢查記錄、單位負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)考察情況等。第7類政策文件，其內(nèi)容就是該項(xiàng)工作的政策法規(guī)，包括28個(gè)子類，有福利機(jī)構(gòu)、收養(yǎng)登記、救助管理（含未保中心）、重生行動(dòng)、社會(huì)聯(lián)動(dòng)、計(jì)劃生育、殯葬管理、明天計(jì)劃、星光計(jì)劃、陽光行動(dòng)、福利企業(yè)、養(yǎng)老服務(wù)社會(huì)化、假肢修配、藍(lán)天計(jì)劃、本局文件、城市定救、兒童福利（含兒童維權(quán)）、“三無”入院、綜合文件、爭取資金和外地經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)為了便于查找，將來信來訪、議案提案、課題調(diào)研、上報(bào)材料、宣傳稿件、信息化建設(shè)、民政簡報(bào)歸為政策文件中。第8類是項(xiàng)目建設(shè)，是在建的項(xiàng)目資料，一個(gè)項(xiàng)目設(shè)一個(gè)專卷，比如，在建的兒童福利院藍(lán)天計(jì)劃項(xiàng)目、救助站（未保中心）項(xiàng)目等。第9類專項(xiàng)工作，一個(gè)年度整理一次，一項(xiàng)工作為一個(gè)專卷，比如某年度的明天計(jì)劃、星光計(jì)劃等。
2、收發(fā)登記。對收到的文件和本級下發(fā)的文件，按上述分類標(biāo)準(zhǔn)歸檔錄入。收文錄入的內(nèi)容包括收文時(shí)間、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、文號、目錄號和案卷題名；發(fā)文錄入的內(nèi)容包括發(fā)文時(shí)間、文號、文件標(biāo)題、簽發(fā)人、目錄號、案卷題名、主送單位和抄送單位。目錄號就是分類中的大類，如直屬單位，福利企業(yè)等，案卷題名就是大類下面的子類，如，直屬單位中的**市殯葬管理所。收（發(fā)）文登記錄入是錄入到電腦的excel表中，保存在本科室的共享文件夾下面，科室的每位同志都可以通過excel程序提供的搜索功能，找到某文件的目錄號和案卷號，從而快速地找到該文件。比如，擬找民政廳下發(fā)的“關(guān)于召開救助管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)暨救助管理站站長培訓(xùn)班的通知”。通過搜索，查到了文件的目錄號是“政策文件”，案卷號是“救助管理”，我們就知道了此文件在政策文件中的救助管理專卷中，馬上就可以拿出這份文件。當(dāng)然，還可以通過excel透視表做一些簡單位的統(tǒng)計(jì)。比如，政策文件共發(fā)文多少，政策文件中關(guān)于殯葬管理的發(fā)文有多少，收到民政廳的關(guān)于救助管理的文件有多少等。
3、編制目錄。對于收（發(fā)）文錄入，我們是按照年度進(jìn)行錄入的，即一個(gè)年度為一個(gè)文件名，每個(gè)大類（目錄號）下面的子類（案卷題名）中保存有哪些文件。同時(shí)，我們還建立了一份“卷內(nèi)文件目錄”，卷內(nèi)文件目錄也是錄入到excel表中，表格中的工作表標(biāo)簽按照分類中的大類命名，即標(biāo)簽名為直屬單位、國辦福利機(jī)構(gòu)……，對于分類中的前8類表格中錄入文件名、目錄號（大類名）、案卷題名（子類名）、備注等內(nèi)容。對于第9類即專項(xiàng)工作，立為專卷，錄入內(nèi)容有文號、責(zé)任者、題名、日期、頁碼和備注，專卷整理后裝訂成冊，作為工作中的資料備查。如我們有某年度星光計(jì)劃專卷、明天計(jì)劃專卷、地震孤兒收養(yǎng)專卷等。卷內(nèi)文件目錄中錄入了所有檔案資料的目錄內(nèi)容，通過excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。如，在卷內(nèi)文件目錄中查找《**市民政局關(guān)于國家電網(wǎng)公司捐贈(zèng)“愛心助老基金”�？钍褂们闆r的報(bào)告》，其搜索結(jié)果為在標(biāo)簽名為《“愛心助老基金”國家電網(wǎng)公司捐贈(zèng)�？钍褂们闆r》專卷中的第一頁，當(dāng)然很容易找到這份文件。，，
另外，我們還制作了《報(bào)送資料登記表》，對科室發(fā)出去的文件的報(bào)送時(shí)間、題名、接收單位、簽收人進(jìn)行登記�！秱髡嬗涗洝泛汀吨匾娫捰涗洝穼樱ù颍﹤髡婧碗娫掃M(jìn)行記載。
二、幾點(diǎn)體會(huì)
1、節(jié)約了人力物力。通過現(xiàn)在的檔案管理方法，我們在沒有增加任何投入的情況下，很容易找到所需的文件，不會(huì)浪費(fèi)工作時(shí)間去資料；每份文件都只需保存一份，科室的工作人員不用每個(gè)人去復(fù)印一份而浪費(fèi)紙張。
2、提高了服務(wù)質(zhì)量。社會(huì)福利和社會(huì)事務(wù)工作需接待大量咨詢?nèi)藛T，此管理方法能迅速地查找到咨詢?nèi)怂璧馁Y料；為同類單位提供資料借鑒也是提高服務(wù)質(zhì)量的表現(xiàn)。如，我市各地都在興建福利院，福利院的項(xiàng)目申報(bào)是大同小異，我們?yōu)楹笊陥?bào)的單位提供借鑒先申報(bào)單位的資料。
3、有助于掌握政策。在政策文件中的每一個(gè)案卷題名（子類）卷宗中，保存的是一個(gè)專項(xiàng)工作的政策文件，即使是一個(gè)新手，只要掌握了該卷的文件，就基本掌握了該項(xiàng)工作的基本要求，掌握了政策文件下面的20多個(gè)子類也就掌握了社會(huì)福利和社會(huì)事務(wù)工作的全部政策。
4、明確了管理責(zé)任。每收一份文件都進(jìn)行了登記，有助于增強(qiáng)我們工作的責(zé)任心；我們對各單位安全檢查的現(xiàn)場記錄歸到該單位的檔案中，明確了安全管理責(zé)任；簽收人在我們的《報(bào)送材料登記表》中簽字后，再不會(huì)找我們索要相同的資料，簽收人增強(qiáng)了工作責(zé)任心。
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