秘書工作體會

　　一位哲人說，迷失在荒野中的人，首要的任務(wù)就是找出方向。一位出色的秘書人員應以不變的原則應萬變，領(lǐng)會領(lǐng)導意圖辦事、守住原則做人、把握方向追求。

　　以現(xiàn)代系統(tǒng)論觀點來看、秘書與領(lǐng)導關(guān)系是一種較為特殊的關(guān)系，是一種立體的多層次的多面關(guān)系。在諸類的關(guān)系中，最能體現(xiàn)其角色的關(guān)系本質(zhì)特征的應該是秘書與領(lǐng)導的工作關(guān)系，即服務(wù)與被服務(wù)關(guān)系，這是規(guī)范秘書角色行為的出發(fā)點，也是秘書工作的出發(fā)點。為領(lǐng)導服務(wù)是秘書人員的工作職責，主要體現(xiàn)在幫助領(lǐng)導處理一些日常的事務(wù)性、政務(wù)性工作方面。在辦文辦公、辦事服務(wù)工作中，重要的一條就是秘書人員要領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，領(lǐng)導的意圖對秘書人員的工作影響具有決定性的作用，它不僅制約著秘書人員的工作方法及方式，而且對秘書人員工作時心理具有較大影響。因此，研究秘書人員與領(lǐng)導的服務(wù)與被服務(wù)關(guān)系，必須著重研究領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的方法及途徑。

　　一、秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的重要性

　　領(lǐng)導意圖是指領(lǐng)導人、領(lǐng)導班子或領(lǐng)導機關(guān)在指導其社會組織實現(xiàn)目標的過程中所提出的意見和企圖的實質(zhì)，是領(lǐng)導提出的工作意見和總體所表達的真意、實質(zhì)、核心、出發(fā)點和目的，是領(lǐng)導工作思想的具體體現(xiàn)。領(lǐng)導意圖的形成過程，實質(zhì)上是領(lǐng)導決策的過程。領(lǐng)導意圖的具體表現(xiàn)形式往往都是通過命令、指示、決定、通知等正式文件或部署安排、簽批意見、口頭要求等非正式文件的形式進行傳達貫徹的。

　　秘書人員要圍繞領(lǐng)導意圖進行工作。正確領(lǐng)會、貫徹、執(zhí)行領(lǐng)導意圖，是秘書人員處理好同領(lǐng)導關(guān)系的一個基本出發(fā)點。商場如戰(zhàn)場，秘書人員若不能把握領(lǐng)導意圖的實質(zhì)，在貫徹執(zhí)行中必然會打折扣或走樣，甚至產(chǎn)生負面影響，而貽誤商機，給企業(yè)帶來巨大損害。反之，秘書人員若能把握領(lǐng)導意圖的實質(zhì)，正確地貫徹執(zhí)行領(lǐng)導意圖，工作進程就會按領(lǐng)導意圖的運作，達到領(lǐng)導意圖預料的效果。所以說，秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導意圖問題不是一個簡單的問題，而是領(lǐng)導與秘書人員關(guān)系，領(lǐng)導與企業(yè)發(fā)展關(guān)系中的一個十分重要的問題。作為秘書人員對這個問題不能輕視，這不僅是個態(tài)度問題，也是一個原則問題。一是不能延誤傳達領(lǐng)導意圖的時間。有些工作有較強的時限性，不及時傳達落實，就會給工作帶來被動、甚至帶來不可挽回的損失。二是不能截留領(lǐng)導意圖。秘書人員不能以個人愛好意趣用事，對領(lǐng)導意圖滿意的就傳達，有不同看法的就扣壓，這會導致嚴重的后果。三是不能隨意解釋和歪曲領(lǐng)導意圖。對領(lǐng)導意圖一知半解，甚至錯誤解釋，會給工作帶來很大危害�？傊�，秘書人員在工作中，既要體現(xiàn)出在領(lǐng)導意圖形成之后的主動性，也要體現(xiàn)出領(lǐng)導意圖形成之后的服從性，還要體現(xiàn)出執(zhí)行領(lǐng)導意圖過程中的創(chuàng)造性，從而使領(lǐng)導意圖經(jīng)過秘書人員的努力能夠得到準確無誤的傳達、貫徹、執(zhí)行。

　　二、秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的方法

　　領(lǐng)導意圖內(nèi)涵是豐富多彩的，秘書領(lǐng)會領(lǐng)導意圖途徑也應是多樣的。秘書人員在領(lǐng)會領(lǐng)導意圖過程中，有些是以明顯的直接的方式表現(xiàn)出來，有些則以不明顯的曲折的方式體現(xiàn)出來。因此，秘書人員在與領(lǐng)導的交往活動中應該盡可能多地捕捉各種信息，明察和領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，表現(xiàn)出高度的靈敏性，以便迅速地將領(lǐng)導的愿望轉(zhuǎn)化為自己的行為。

　　（一）從領(lǐng)導暗示中領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。暗示是人們有交往活動中的一種比較含蓄的相互影響方式，暗示是一種直接的提示，表明領(lǐng)導限于某種特定的場會不便直接表明的要求和愿望。作為秘書人員在與領(lǐng)導交往活動中，要和領(lǐng)導配合默契，善于發(fā)現(xiàn)和接受領(lǐng)導的暗示，按照領(lǐng)導的意圖和愿望去行動。要做到這一點，秘書人員必須有自覺服務(wù)的強烈意識，頭腦反映要敏捷和靈活。同時，秘書人員接受暗示不應該是缺少主見的表現(xiàn)，不應該是一種無意識接受影響的傾向，應該成為一種自覺的意識，只有這樣才能既會領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，又不盲目追隨。

　�。ǘ�）從會議中領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。企業(yè)會議是表達領(lǐng)導意圖的一個重要方式，領(lǐng)導的基本任務(wù)，是實行科學的決策，而決策的四個環(huán)節(jié)——收集信息、選擇方案、控制管理和反饋調(diào)節(jié)，都離不開會議。在決策之前，往往要召開各種形式的會議，分析研究可行方案，然后召開領(lǐng)導班子研究決定。所以會議是推動工作方法之一，會議是領(lǐng)導意圖體現(xiàn)方式之一。秘書人員要通過會議準備工作，整理會議資料（領(lǐng)導發(fā)言、講話稿）領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。通過會后會議紀要、會議信息（消息）宣傳、會議決策落實傳達貫徹領(lǐng)導的意圖，使領(lǐng)導的意圖變?yōu)閱T工的實際行動，促進企業(yè)發(fā)展。

　　（三）從公文中領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖。企業(yè)公文是指以通報情況、請示問題、商洽事務(wù)等為目的文件往來過程。公文形成過程中、領(lǐng)導審核、簽發(fā)意見、糾正某些提法、更改個別語法毛病等都體現(xiàn)了領(lǐng)導工作的意圖。尤其發(fā)文中請示文件、批復文件，向下發(fā)的指導性文件，向上級機關(guān)反映本企業(yè)工作情況的報告及對上級機關(guān)交辦事項的回復，多是領(lǐng)導授意、或職能部門按分管領(lǐng)導的意圖擬稿。秘書人員在擬稿前和定稿過程中領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，行文后在落實過程中貫徹領(lǐng)導的意圖。并在常規(guī)的經(jīng)常性的溝通文件中傳達領(lǐng)導意圖信息。

　�。ㄋ模�從語言行為中領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖。從領(lǐng)導語言行為中了解領(lǐng)導的意圖是秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的一種主要方式。在社會生活過程中，我們每個人都會受到這樣或那樣的影響，秘書人員與領(lǐng)導的關(guān)系是個特殊的關(guān)系，彼此之間相處時間較多，平時領(lǐng)導的言談舉止以及由此所表現(xiàn)出來的情緒能夠使秘書人員感染到領(lǐng)導的意圖。領(lǐng)導兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干的優(yōu)秀品質(zhì)和腳踏實地、艱苦創(chuàng)業(yè)的精神，在特定環(huán)境下表現(xiàn)出來時，秘書人員會從中感染領(lǐng)會到領(lǐng)導意圖。所以秘書人員在充分掌握和運用感染這種影響方式的基礎(chǔ)上，必須從領(lǐng)導語言行為中領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖，使一些不良情緒向積極的方向轉(zhuǎn)化。

　　三、秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的途徑

　　秘書人員在與領(lǐng)導交往活動中，要想保證交往的順利進行，保持與領(lǐng)導的一致性，必須在一定程度上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，接受領(lǐng)導的影響，以便自覺地使自己按照領(lǐng)導要求的方式去支配自己的行動。

　�。ㄒ唬╊I(lǐng)會領(lǐng)導意圖要從思想溝通著手。思想溝通是密切秘書人員與領(lǐng)導關(guān)系領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的重要方法。秘書與領(lǐng)導的特定角色關(guān)系要求秘書人員與領(lǐng)導進行思想溝通，從領(lǐng)導交談言語情緒中捕捉各種信息、明察和領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖。通過思想溝通，把握領(lǐng)導現(xiàn)在心里想什么、有什么決定或決策，了解領(lǐng)導贊成什么、反對什么。如果不進行思想溝通，秘書人員就很難領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，甚至會產(chǎn)生誤解，使領(lǐng)導意圖不能及時地傳達貫徹。所以，秘書人員在與領(lǐng)導思想溝通時，要在領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的同時，維護領(lǐng)導的尊嚴和自尊，交談進言時要注意場合、地點、時機及語言選擇，注意交流溝通技巧。

　�。ǘ�）領(lǐng)會領(lǐng)導意圖要從感情聯(lián)絡(luò)著手。心理學的研究表明，人們之間的相似性吸引是建立和發(fā)展良好的人際關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書人員與領(lǐng)導的關(guān)系不僅僅是一種角色關(guān)系，在這種角色關(guān)系中還包含著個人之間的關(guān)系。秘書人員與領(lǐng)導聯(lián)絡(luò)個人感情，以求思維和認識上一致、興趣和愛好相投、縮短心理之間距離，關(guān)系變得自然、融洽、協(xié)調(diào)，秘書人員對領(lǐng)導的意圖自然而然地心神領(lǐng)會。所以，秘書人員要把與領(lǐng)導發(fā)展個人之間感情作為領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的重要途徑。

　　（三）領(lǐng)會領(lǐng)導意圖要從自覺服務(wù)著手。秘書是領(lǐng)導的參謀與助手，是為領(lǐng)導服務(wù)的，秘書人員要想處理好與領(lǐng)導的關(guān)系，更好地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，必須擺正位置、自覺服務(wù)。在領(lǐng)導意圖形成過程中做好大量輔助性的服務(wù)工作，收集提供各種信息情況，以便為領(lǐng)導決策形成正確的工作意圖提供參考依據(jù)。這樣，就能對領(lǐng)導意圖的形成背景及目的、作用有正確的認識和理解，能把握領(lǐng)導意圖的真正實質(zhì)，正確地傳達、貫徹、執(zhí)行領(lǐng)導的意圖。同時，在貫徹執(zhí)行領(lǐng)導意圖過程中注意信息反饋工作，及時了解掌握領(lǐng)導意圖執(zhí)行中的情況，并將發(fā)現(xiàn)的問題或現(xiàn)象及時反映給領(lǐng)導、使領(lǐng)導能根據(jù)具體情況及時作出新的調(diào)整和安排。

　　四、秘書人員如何領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的思考

　　秘書人員要領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，不僅要了解領(lǐng)導個人生活工作情況，還要了解領(lǐng)導環(huán)境情況和企業(yè)總體情況。只有掌握大局和個性，才能真正領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的實質(zhì)。

　�。ㄒ唬┮�熟悉企業(yè)的基本情況。秘書人員要領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，一個前提條件就是要了解本企業(yè)的基本情況，明確企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營總體目標。只有了解全局工作的需要，才能正確地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，才能更有效地做好本職工作。秘書人員要為領(lǐng)導服務(wù)，要努力掌握每一位領(lǐng)導人的分工情況，熟悉每位領(lǐng)導人的工作方式，這樣才能更好地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖。

　�。ǘ�）要了解領(lǐng)導班子總體狀況。秘書人員要領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，一個關(guān)鍵問題就是要了解領(lǐng)導的環(huán)境，了解領(lǐng)導之間的協(xié)作分工情況，領(lǐng)導人之間的能力結(jié)構(gòu)以及領(lǐng)導班的思想狀況等。只有這樣，才能處理好秘書人員與領(lǐng)導班子的關(guān)系，才能正確領(lǐng)會領(lǐng)導工作的意圖。

　�。ㄈ�）要掌握領(lǐng)導班子成員的個性和背景。秘書人員要想處理好與領(lǐng)導班子的關(guān)系，不僅要了解領(lǐng)導環(huán)境，而且還要掌握每位班子成員的個性特征和背景。只有熟悉每位領(lǐng)導者的個性，才能掌握他們的工作方式和特點，才能更好地領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖。

　　( 整理)

　　(四)要遵循組織法規(guī)的原則。領(lǐng)導班子建設(shè)有相應的條例和規(guī)定，規(guī)定了縱向與橫向領(lǐng)導機構(gòu)之間的關(guān)系，規(guī)定了領(lǐng)導班子集體決定工作事項的程序和辦法。秘書人員領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的同時，必須與組織法規(guī)為準則，違背了組織法規(guī)的領(lǐng)導意圖，就應通過正當?shù)姆绞胶驼�常的渠道向有關(guān)方面反映自己的意見。領(lǐng)導不聽勸阻、一意孤行，秘書人員應挺身而出、大膽抵止。而不能在是非面前裝聾作啞、裝做好人。這樣不是真正愛護領(lǐng)導，而是違背了領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的真正涵義。

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